Кадровое дело с нуля пошаговые инструкции

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии с нуля: пошаговая инструкция для новичков

Любая компания, которая имеет наёмный труд, где бы она ни была расположена, в Москве либо ином населённом пункте, ведёт кадровое делопроизводство. Отвечает за это отдельный сотрудник, обладающий определёнными знаниями, либо специально созданная с этой целью служба.

Подобную работу в любой момент может проверить инспекция по труду, а потому важно, чтобы всё было в полном порядке, иначе организации грозит штраф. В связи с этим, если знаний у человека, который будет выполнять такие функции, ноль в рассматриваемой области – это следует немедленно исправить!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства гласят, что существует обязательная и рекомендованная документация. В основном предприятия самостоятельно разрабатывают свои шаблоны, опираясь на существующие рекомендации.

В целом можно определить, что кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, направленную на организацию работы с кадровыми материалами. Рассмотрим существующие бумаги и как правильно их составить.

Нормативные документы по кадровому делопроизводству

Все нормативные документы по кадровому делопроизводству можно разделить на две основные категории:

• локальные нормативы;
• бумаги, что составляются при оформлении трудовых отношений.

Так, в первую категорию можно отнести следующие материалы:

• штатное расписание;
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• график отпусков и др.

Ко второй группе относят такие бумаги:

• трудовые договоры;
• кадровые приказы;
• материалы по учёту рабочего времени;
• трудовые книжки, карточки сотрудников и прочее.

Шаг 1: обеспечьте кадровое делопроизводство

Сначала следует определить лиц, ответственных за рассматриваемый кусок работы. Необходимо проследить, чтобы они имели нужное обучение и знали, как справляться с поставленными задачами.

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников

Чёткого определения, сколько работающих должно заниматься подобными функциями, в нормативах не предусмотрено. Исходя из масштабов предприятия, его штата, финансовых возможностей и прочих факторов, в такой роли может выступать один кадровик, человек, работающий по совместительству (сюда входит как внутреннее, так и внешнее совмещение) либо целая кадровая служба.

Шаг 2: изучите учредительные документы

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с изучения учредительной документации.

Первое, на что нужно обращать внимание – чтобы название организации в кадровых документах соответствовало тому, как оно прописано в учредительных бумагах.

Далее, важно установить, кто числится уполномоченным лицом, которое вправе подписывать кадровые материалы. Ошибкой будет, когда нанимателем в трудовом договоре указан один человек, а подписывает его в конце совсем другой.

Шаг 3: разработайте штатное расписание

Следующий шаг, которого требует организация кадрового делопроизводства – это составление штатного расписания. Оно отображает, в каких специалистах нуждается предприятие для выполнения поставленных задач. Нужно следить за тем, чтобы ни одна нужная должность не осталась вне штата.

Кто отвечает за разработку штатного расписания

Интересуясь, в чём заключается работа по документопроизводству, важно понимать, кто из тружеников, какие функции выполняет. Так, штатное расписание обычно составляет экономист по труду. Однако не во всех организациях, особенно небольших, есть такая должность. Тогда подобные обязанности лягут на плечи сотрудника, которого назначат ответственным за составление проекта штатного.

Шаг 4: определите необходимое количество локальных нормативных актов

Число и суть внутренних нормативов того или иного предприятия могут варьироваться исходя из особенностей его деятельности. Универсального списка, что подошёл бы абсолютно всем организациям, не существует.

Разбирая основы кадрового делопроизводства с нуля, рекомендуем учитывать следующие правила:

1. По трудовым нормативам лишь представители микропредпринимательства вправе не составлять локальные акты. В таком случае все вопросы, которые должны регулироваться подобными материалами вносятся в положения трудового договора.
2. Существует ряд бумаг, обязательных для всех предприятий. К ним относят, например, правила внутреннего распорядка, материалы, регламентирующие систему оплаты труда, график отпусков и некоторые другие. Иногда те или иные становятся обязательными исходя из вида деятельности. К примеру, организации, работа в которых предусматривает частые командировки, нуждаются в разработке соответствующего положения.
3. С внутренними актами труженик ознакамливается под подпись.

Шаг 5: проверьте, как оформлен на работу руководитель

Определяя, с чего начать деятельность в новой организации, проверьте документальное оформление руководителя.

Нужно учитывать, что он обладает двойным статусом: с одной стороны, является исполнительным лицом юрлица, а с другой — выполняет обязанности, связанные с руководством.

На начальника должен быть составлен приказ о назначении его генеральным директором, а также трудовой договор и приказ о приеме на работу.

Шаг 6: разработайте проект трудового договора

Правила ведения кадрового документопроизводства гласят, что основным актом, регламентирующим трудовые правоотношения, является трудовой договор. Составляя его, важно проследить, чтобы на бумаге были прописаны все важные моменты, связанные с рабочим процессом. Не удивительно, что именно за него инспекция по труду выписывает наиболее высокие штрафные санкции.

Типовая форма соглашения существует лишь для государственных и местных органов. Частные же структуры разрабатывают такую документацию самостоятельно. Занимаясь её разработкой, стоит учитывать следующие нюансы:

1. В договор должны быть включены обязательные положения:

• ведомости о работнике и нанимателе;
• ведомости о материалах, удостоверяющих личность труженика и полномочия нанимателя;
• номер налогоплательщика;
• место и дата подписания соглашения;
• срок действия документа (если заключается срочный);
• гарантии и компенсации за выполняемые обязанности;
• режим работы;
• условия и характер труда.

2. При составлении документации учитывайте специфику работы вашего предприятия. Возможно, есть отдельные нормативы, которые регулируют именно вашу категорию деятельности.

3. Если функционирование фирмы касается материальных ценностей, желательно сразу определить лицо, которое будет за них ответственным.

Шаг 7: подготовьте материалы для заполнения трудовых книжек новоприбывших тружеников

Определите, кто будет отвечать за заполнение, сбережение, учёт и выдачу трудовых. Если это не то лицо, что ведёт делопроизводство, и такие функции прямо не прописаны в его должностной инструкции, потребуется составить отдельный приказ. Далее, работающий, что ведёт кадровый учёт, должен позаботиться о том, чтобы на предприятии было достаточно бланков трудовых и вкладышей в них.

Подобные материалы считаются документацией строгой отчётности. Представители бухгалтерии ведут приходно-расходную книгу таких бумаг. А вот ведение журнала учёта движения трудовых ложится на плечи кадровиков.

Шаг 8: подготовьте материалы для ведения кадровой работы

Кадровые процессы начинаются с оформления тружеников. Рассмотрим, что будет входить в требуемую документацию.

Список документации, что потребуется кадровику для оформления новоприбывших работников

Заключаться соглашение будет со следующим типовым набором материалов:

• внутренние акты, с которыми следует ознакомить труженика;
• проект трудового договора;
• приказ о приёме;
• личная карточка.

Если у кандидата на определённую должность нет трудовой, потребуется обратиться в бухгалтерию для её выдачи, о чём нужно сделать отметку в соответствующем журнале.

Как принять изменения к трудовому договору

Чтобы внести коррективы в такой нормативный документ, как трудовой договор, следует подготовить такие бумаги:

• соглашение о внесении изменений либо дополнений в основной договор;
• приказ об изменении условий труда с указанием их причин, предложение перейти труженику на другую должность и т.д., исходя из обстоятельств ситуации.

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода

Процесс перехода оформляется:

• в случае временного перехода на иную работу – дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ по форме Т-5 или Т-5а;
• при окончательном переводе – допсоглашение и приказ, что имеет форму Т-2.

Материалы для оформления отпусков

Новый кадровик также обязан быть в курсе того, что организация обязана иметь определённую документацию для оформления отпусков. В неё входят:

• график отпусков;
• уведомление труженика о начале его отпускной кампании;
• приказ на отпуск.

Подобный список может варьироваться в зависимости от ситуации. Так, к примеру, если человек хочет уйти в отпуск не по графику, а на основании своего заявления, письменного уведомления не будет.

Как оформить увольнение работников

При увольнении потребуется документ, на основании которого происходит расторжение трудовых отношений. Конкретный его вид будет зависеть от причины увольнения. Так, при уходе лица по собственному желанию в такой роли выступит заявление, а при соглашении сторон – соответствующее соглашение.

В любом случае потребуется составить приказ, с которым увольняющегося следует ознакомить под подпись. При невозможности это организовать, либо если лицо отказывается подписываться, в документе об этом делается соответствующая отметка.

Как правило, все подписывают бумагу, так как им нужно ещё забрать свою трудовую. Ведение трудовых предполагает внесение определённой записи в книжку на основании изданного приказа.

После её выдачи в личной карточке и книге учёта об этом делается отметка.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

При ведении кадрового делопроизводства часто можно столкнуться с различными ошибками. К примеру, когда документацию составляет человек, не имеющий на то полномочий, либо подписывает бумаги не начальник, а другой сотрудник, к примеру, бухгалтер.

А также ошибки часто встречаются в несоответствии данных, указанных в кадровых материалах и тех, что содержатся в учредительной документации.

Иногда неправильно указывается срок договора с директором предприятия, когда он не соответствует реальному времени его управления.

Перед составлением документов перепроверяйте правильность их оформления, иначе в дальнейшем ошибки могут привести к негативным последствиям, в том числе и штрафным санкциям.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

Начинающие кадровики могут воспользоваться следующими рекомендациями при организации документооборота в своей компании:

• при разработке штатного расписания учитывайте потребности в кадрах, которые будут выполнять те или иные функции;
• перепроверьте правильность оформления документов начальника;
• разработайте собственные шаблоны трудовых договоров;
• подготовьте комплект обязательных внутренних нормативов;
• подготовьте материалы, требуемые для приёма человека на работу;
• подготовьте шаблоны бумаг о процедурах передвижения персонала (отпуск, увольнение, премирование и т.д.).

Обращайте внимание на нормативы, регулирующие особенности ведения конкретно вашего вида деятельности!

Чтобы лучше понимать, в чём заключается деятельность, связанная с кадровым делопроизводством, и что обязаны знать кадровики, просмотрите представленное далее видео.

Заключение

Порядок ведения кадрового делопроизводства – важный момент в деятельности любого предприятия. Создавая новое юрлицо, стоит особое внимание обратить на человека либо людей, что будут отвечать за такой серьёзный кусок работы. От правильности оформления документации по кадрам зависит многое, в том числе и назначение штрафных санкций в случае проверки организации инспекцией по труду.

Делопроизводство с нуля

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».

В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:

• структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
• единственный специалист по кадровому делопроизводству;
• внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

2 шаг. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.

3 шаг. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей.

Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным.

Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».

4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

1. Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
2. Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.

   Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п.

   Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом.

   В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.

3. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
4. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

6 шаг. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

➤ Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Используйте удобную пошаговую инструкцию, чтобы быстро и без ошибок вести кадровое делопроизводство в компании. В статье — все необходимые образцы документов.

Скачайте полезные документы:

Кадровый документооборот

Кадровое делопроизводство с нуля можно организовать и составить только после того, как получите представление о составе документов, которые участвуют в документообороте кадровой службы. Их можно отнести к одному из трех видов:

• организационные
• распорядительные
• информационно-справочные

Организационные кадровые документы

К организационным кадровым документам относят локальные нормативные акты работодателя, которыми регулируются трудовые взаимоотношения с работниками предприятия. Основным законом, действующим в области трудовых взаимоотношений.

является Трудовой кодекс РФ. Локальными актами учитывают специфику конкретного предприятия.

Основное требование, предъявляемое к локальным нормативным актам — устанавливаемые ими нормы не должны ухудшать положения работников по сравнению с теми, что установлены ТК РФ. 

Документы, которые относят к организационным:

• коллективный договор
• правила, которыми устанавливаются внутренний трудовой распорядок и внутренние коммуникации
• штатное расписание
• график отпусков
• положения, которыми регулируются вопросы оплаты труда, премирования, обработки персональных данных, кадрового делопроизводства, допуска к коммерческой тайне
• инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и т.д.

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подробно расскажут, как оформить организационные документы по новому ГОСТу 

★ Организации, которые относятся к микропредприятиям, могут не оформлять локальные нормативные акты, поскольку их основные положения оговариваются текстом типового трудового договора. 

Распорядительные кадровые документы

Это те документы, которые издает работодатель для передачи определенных распоряжений персоналу организации.

Документы, которые относят к распорядительным:

• приказы и распоряжения, касающиеся работы с кадрами — о приеме на работу и увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и награждениях и пр.;
• документы по кадровому учету — личные дела и карточки работников. 

Государственные и муниципальные организации и учреждения ведут кадровый документооборот с использованием унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.

2015 № 52н и актами иных органов федеральной исполнительной власти.

Для оформления распорядительных документов коммерческая организация также может пользоваться унифицированными формами, но, при необходимости, организация сама может разработать собственные формы. 

Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП подробно расскажет об основах кадрового делопроизводства.

Смотрите учебные видеокурс «Кадровое делопроизводство» 

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы используют как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных, эти документы могут не требовать исполнения. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Информационно-справочные документы подразделяют на три группы. 

Документы, которые относят к информационно-справочным:

• входящая документация
• исходящая документация
• внутренняя документация 

Входящая информационно-справочная документация это:

• распоряжения и указания, направляемые вышестоящими организациями;
• отчетность, письма и иная служебная корреспонденция от подчиненных организаций, подразделений и филиалов;
• корреспонденция, поступающая от иных организаций и предприятий;
• письма, заявки, жалобы, обращения и предложения, поступающие от физических лиц.

Исходящая информационно-справочная документация это:

• подготовленные в организации ответы на письма, запросы и обращения;
• инициативные и информационные письма, предложения, заявки, договоры, акты, обзоры, справки и пр.

Внутренняя информационно-справочная документация это:

• служебные, объяснительные и докладные записки, пояснения, инициативные предложения, акты и пр.
• иная внутренняя документация — отчеты, протоколы, планы и пр.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно регистрировать документы, поступившие в кадровую службу 

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать образец

Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство ведется с того момента, когда на предприятии появляется первый наемный работник. Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 потребуются только после того, как приказом руководителя будет назначено лицо, ответственное за эту часть деятельности организации. Обычно, это кадровик или секретарь. 

Если во вновь созданной компании приказом вас назначили ответственным за кадровое делопроизводство, используйте наш пошаговый алгоритм. 

Шаг 1. Изучите нормативные и информационные документы, касающиеся организации кадрового учета на предприятии. Основной закон, которым регламентируют кадровый документооборот — Трудовой кодекс РФ. Также ознакомьтесь со следующими нормативными актами:

1. Постановлением Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1

В нем представлены те унифицированные формы первичных документов, которые используются в кадровом учете. Их можно использовать как образец, если на предприятии будут использоваться самостоятельно разработанные бланки кадровых учетных документов.

Существенно облегчить и упростить работу по кадровому делопроизводству помогут специализированные программы, которые позволят автоматизировать разработку и учет кадровых документов.

Но внедрение таких программ в организации не исключает необходимость написания инструкции по кадровому делопроизводству.

Эксперты журнала «Справочник секретаря», расскажут, какие факторы учитывать при автоматизации делопроизводства в крупной компании

★ Чтобы поддерживать законодательную базу в актуальном состоянии, приобретите доступ к специализированным базам данных. В этом случае обо всех обновлениях вы сможете узнавать в режиме реального времени. 

Шаг 2. Изучите уставные документы организации в части порядка оформления на работу ее руководителя. В отношении этой должности действует отдельный регламент, который описывается в уставных документах. Трудовые отношения со всеми другими наемными работниками регламентируются Трудовым кодексом. 

Шаг 3. Оформите прием на работу руководителя. Он несет единоличную ответственность за текущую деятельность предприятия, на него возложена функция оперативного управления.

Поэтому все последующие кадровые решения оформляют за его подписью или подписью лица, уполномоченного на это руководителем. Приказ о приеме на работу руководителя — первый распорядительный документ, регистрируемый в кадровом учете.

Все последующие приказы имеют последовательную нумерацию и регистрируются в хронологическом порядке.

Шаг 4. Определитесь, какие организационные документы потребуется разработать в первую очередь. Если документирование управленческой деятельности поручено секретарю, сначала нужно будет разработать:

1. Правила внутреннего трудового распорядка;
2. Положение об оплате труда;
3. Положение о персональных данных;
4. Инструкция по делопроизводству;
5. Штатное расписание.

Шаг 5. Разработайте шаблоны и бланки:

• трудовых договоров
• личных карточек сотрудников
• приказов и распоряжений
• исходящих писем и пр. 

Все шаблоны и бланки, которые будут использоваться в кадровом документообороте организации, оформите как приложение к инструкции по делопроизводству или положению по кадровому документообороту и утвердите руководителем. В этом регламенте пропишите порядок документирования всех кадровых процедур, а также порядок прохождения кадровых документов внутри организации. 

Инструкция по делопроизводству

Скачать документ

Шаг 6. Оформите книги учета и журналы:

• движения трудовых книжек;
• бланков трудовых книжек;
• регистрации приказов;
• проверок контролирующими органами;
• проведения инструктажей по охране труда и технике безопасности.

Шаг 7. Издайте приказ о назначении лица, ответственного за оформление, ведение и хранение трудовых книжек. Подготовьте специально оборудованное место, где будут храниться бланки и вкладыши, а также сами трудовые книжки.

Отдельное место, доступ к которому будет ограничен, выделите для хранения личных дел работников, содержащих персональные данные. 

Шаг 8. Оформите прием на работу сотрудников. При подписании трудовых договоров с ними, знакомьте их с локальными актами, касающихся их трудовой деятельности. Приказы о приеме на работу составляйте на основании подписанных обеими сторонами трудовых договоров. Основанием для внесения записи о приеме в трудовую книжку является соответствующий приказ. 

Шаг 9. Проверьте, какие отчеты по кадровому составу и в какие сроки нужно будет представлять в Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и органы Госстатистики. Подробно об этом читайте в «Системе Кадры». 

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Работа с кадрами — удел любого работодателя, нанявшего персонал для выполнения необходимых трудовых функций. Согласно действующему законодательству руководство должно вести строгий учёт кадров, что сопряжено с оформлением и ведением различной документации.

Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.

Кто занимается документами?

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя — главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.

Например, на предприятиях с вредными или опасными условиями трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.

Этапы и пошаговые руководства

Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.

Есть список обязательных документов, присутствующих в любой организации и на предприятии, а также специфическая документация, необходимая для работы отдельных предприятий, компаний и организаций.

Такие документы носят название нормативных и хранятся в кадровом отделе в специально отведённой для этого папке или сейфовой ячейке.

Обязательные документы

Существует список обязательных документов, которые требуются работодателю уже на первых этапах деятельности юридического лица. Это:

• Различные виды приказов или основных распорядительных документов. Через приказы оформляется приём или увольнение работников, производится их перемещение в пределах одного предприятия или организации. Эти документы имеют отношение к трудовому стажу работников и по этой причине хранятся в течение 75 лет.
• Также к приказам, имеющим отношения к кадрам, относят оформление отпускных периодов, декретов, периодов для ухода за детьми, направления в командировки, назначение премий и других поощрений, вынесение дисциплинарных взысканий, и так далее. Эти приказы хранятся в архивах чуть меньше — в среднем три-пять лет.
• Рекомендуется завести две папки. В одной из них будут собраны приказы о приёме и увольнении, а также перемещениях сотрудников. А во второй все остальные приказы, имеющие отношение к рабочему персоналу.
• Следующий вид важных документов — это личные карточки работников, оформленные на бланке Т-2. Данный тип документов включает в себя всю основную информацию по каждому из сотрудников. Хранить карточки можно в отдельной папке либо вместе с личными делами (как вложение в личные дела).
• Ещё один обязательный документ — это трудовая книга, которая заводится работодателем на каждого работника, а затем оформляется и ведётся в соответствии с требованиями Правительства РФ, отражёнными в специальном постановлении под номером 225.
• Книги оформляются в течение трёх дней с момента приёма на свободное место нового сотрудника. Этот документ не выдаётся работнику на руки до самого последнего дня работы при увольнении. Поскольку книжки относятся к документам, подлежащим строгому учёту, для них заводится отдельная учётная книга (журнал). В таком журнале фиксируется движение трудовых и вкладышей к ним. Срок хранение книжек и учётного журнала составляет 75 лет.
• Ещё один важный документ — трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем, и свидетельствующий о начале трудовой деятельности. В зависимости от типа документа (срочный или бессрочный) варьируется срок его хранения. Срочный документ хранится не менее пяти лет, а бессрочный остаётся в архиве в течение 75 лет.

Документы, имеющие отношение к этой сфере, как правило, обновляются один раз в пять лет.

Но этим перечнем список основных документов не ограничивается! Дополнительно потребуется:

• Составить штатное расписание с учётом норм рабочего времени для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
• Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
• Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный журнал для учёта издаваемых приказов.
• Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.

Важно учесть все нюансы коммерческой и производственной деятельности! Например, на вредном производстве необходимо отразить в локальных документах порядок и нормы выдачи продуктов, а также выплату дополнительных компенсаций. А если требуется специальная одежда, сроки её выдачи работникам фиксируются в отдельном приказе или ином распорядительном документе.

Если для функционирования бухгалтерии или других отделов требуется программное обеспечение, определяется список необходимых программ.

Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.

Оформление руководителя

Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.

Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.

После заключения договора в обязательном порядке издаётся приказ — это обязательная процедура для приёма на работу директора.

Нормативные акты

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Для оформления этого документа принято пользоваться бланком унифицированного образца, хотя это необязательное требование и по желанию работодателя в документ можно внести дополнительные столбцы.

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

Затем создаётся рабочее расписание, включающее рабочий график для всего персонала.

Также в этом документе кратко указываются основные требования к внешнему виду сотрудников, их поведению, соблюдению распорядка и так далее.

На следующем этапе осуществляется разработка бланка типового договора, заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.

Документ включает в себя следующие основные пункты (дополнительные можно внести, если они не противоречат ТК):

1. Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
2. Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
3. Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
4. Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
5. Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
6. Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
7. Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
8. Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.

Учётные документы

Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).

Трудовые книги

Для ведения трудовых отдельным приказом назначается ответственный работник, который будет заполнять и хранить книжки всех работников.

Так как это документы строгой отчетности, их движение контролируется через отдельный учётный журнал. А хранение осуществляется в отдельном сейфе с обязательным запиранием этого хранилища на замок.

Назначенное для ведения лицо наблюдает за своевременным и правильным заполнением книжек, а в случае необходимости вносит в документы необходимые правки, заверяя их собственной подписью. Этот же сотрудник контролирует выдачу книжек при увольнении (увольняемый работник должен подписаться в учётном журнале, подтверждая получение трудовой).

Оформление работников

Полноценное функционирование юридического лица начинается с приёма на рабочие места сотрудников. Приём на вакантные места работников сопровождается документальным оформлением и это не только издание приказа или подписание договора.

Сотрудники кадрового отдела обязаны принять и подготовить ряд документов:

• Получить заявление от соискателя сводного рабочего места и присвоить документу регистрационный номер (отразить его в специальном учётном журнале).
• Ознакомить новичка со всеми инструкциями и локальными документами. Например, к таким документам относят коллективный договор, а в отдельных случаях документ о полной материальной ответственности, налагаемой на весь коллектив.
• Оформить договор и передать его для подписания руководителю, а затем работнику.
• При этом на основной копии делается пометка, что второй экземпляр этого документа выдан на руки сотруднику.
• Оформить приказ, зарегистрировать его в учётной книге и передать для подписания руководителю.
• На основании подписанного приказа оформить личную карточку и дело сотрудника.
• Личное дело формируется из нескольких документов (заявления, копий личных документов работника, документов о полученном образовании и имеющейся квалификации, договора, приказа).
• Передать необходимые документы в бухгалтерию для своевременного начисления сотруднику заработной платы.

На этом этапе документальное оформление каждого отдельного работника можно считать завершённым, а предприятие, компанию или организацию готовой к основной деятельности.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!