Какие документы можно подписывать электронной подписью

Как подписать электронной подписью документы word и pdf

Наша компания предлагает оформить квалифицированную ЭЦП без ошибок с занесением в реестр. Только оформленная без ошибок квалифицированная подпись имеет юридическую силу.

Существует несколько способов, как подписать документ квалифицированной электронной подписью. Методы различаются в зависимости от варианта: online, Word MS Office или PDF.

Рассмотрим все три варианта и их специфику.

17 Сентября 2018 8493

Квалифицированная ЭЦП относится к цифровому варианту аналога собственноручной подписи. От бумажного варианта по значимости не отличается. Является усиленным вариантом неквалифицированной подписи. Принимается как идентичный вариант подписи на бумажном носителе. Неквалифицированный вариант ЭЦП проставляется на бланках, письмах и чеках. Имеет простой тип защиты.

Используется в стандартном документообороте. Квалифицированная ЭЦП считается максимально достоверным источником информации о владельце. С ее помощью подписываются самые важные документы. Используется в обмене документацией с государственными учреждениями, на online-торгах.

Высокая степень безопасности позволяет принимать квалифицированную подпись как достоверное подтверждение намерений подписанта.

Оформить заявку на усиленную КЭП можно с документами:

После получения ключ активируется и устанавливается на ПК, если подпись будет использоваться не через хранилище. Пройти процедуру заполнения и оформления несложно. Однако это требует внимательности, знания нюансов и усидчивости.

Именно поэтому наша компания предлагает оформить за вас документацию на КЭП. После получения ключей наш специалист установит и активирует электронную подпись в соответствии с протоколами.

С нашей помощью процедура займет меньше времени, а качественный результат будет гарантирован.

Какой документ подписывается квалифицированной ЭЦП

КЭП проставляется на документах, имеющих особо важное значение. Неквалифицированный и квалифицированный варианты имеют юридическую силу. Однако степень доверия к квалифицированной ЭЦП считается более универсальной с высокой степенью защиты.

Чем опасна неграмотно оформленная подпись

Согласно положениям Уголовного кодекса любой электронный носитель подписи владельца должен соответствовать установленным нормам. При подписании документа квалифицированная и неквалифицированная подписи имеют ключи. В них зашифрована информация о владельце и его организации.

Любая организация или участник соглашения имеет право запросить проверку юридической правомерности подписи. Если в процессе занесения информации в реестр были допущены ошибки, это откроется на проверке.

Оформленная с ошибками подпись приравнивается к недостоверной.

Действие, связанное с ее использованием, считается противозаконным. Использующее неверно оформленную КЭП или имеющее незаконный доступ к чужой подписи лицо несет уголовную ответственность. Если в процессе сделки был нанесен ущерб, владельца подписи принудят возместить его в двукратном размере.

Именно поэтому стоит обращаться к специалистам для оформления КЭП.

Что необходимо для работы

Чтобы подписать усиленной электронной подписью документ, понадобится установить на ПК программное обеспечение. В этот список входят несколько обязательных вариантов:

• Крипто-ПРО CSP
• библиотека Capicom
• личный и корневой сертификаты

Эти программы помогут активировать и внести электронную подпись. Оформленный с их помощью документ приравнивается к бумажному носителю.

После внесения квалифицированной подписи документ нельзя изменять. Именно поэтому, прежде чем вносить КЭП, проверьте информацию на полноту и отсутствие неточностей.

Если коррективы вносятся после закрепления за ним подписи, он теряет юридическую силу.

СОВЕТ: если возникла потребность дополнить или внести правки в документ, в начале работы удалите подпись.

Пополнив сведения нужной информацией, повторно нанесите КЭП.

Электронный вариант

Одним из признанных типов обмена носителями является работа в online-режиме. Это удобный способ, если вам приходится много работать удаленно. Или отсутствует доступ к рабочим ПК.

Чтобы работать онлайн, необходимо:

В рамках ресурса созидается отдельный файл с расширением .sig. Он хранится в папке загрузок вашего браузера.

Данные по электронной подписи сохраняются после первого использования. Повторных корректировок не требуют.

Данные по электронной подписи сохраняются после первого использования. Повторных корректировок не требуют

Чтобы ваш Word документ был приравнен к бумажному носителю, установите на ПК необходимое программное ПО. Для версий Word Vista, 7, 8 и 10 действует протокол:

Если все ПО установлено, подсказка открывшегося окна предложит указать документ для подписи. После выбора нужно кликнуть на «Подписать». В конце должна обновиться информация о добавлении подписи к документу.

После этого ваш носитель получает юридическую силу.

Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и может в дальнейшем использоваться для передачи в соответствующие органы или организации.

Квалифицированная ЭЦП в PDF

На ПК устанавливается ПО «КРИПТО-ПРО PDF». Это модуль, обеспечивающий взаимодействие с Adobe Acrobat и Adobe Reader. Процесс подписания аналогичен алгоритму Word MS Office.

Если в процессе подписания возникли проблемы, вы можете обращаться к нашим специалистам за справкой. Компания предлагает квалифицированное оформление КЭП и установку необходимых программ на ваши устройства.

Консультирование и техническая поддержка гарантированы.

Как подписать документ формата ПДФ электронной цифровой подписью

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП, необходимо ПО КриптоПро + КриптоПро PDF, а так же adobe acrobat standard или adobe acrobat pro.

После установки необходимого ПО открываем pdf файл

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF.

Для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее и затем В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF.

Редактирование-Установки-Подписи-Создание и оформление-Подробнее- Метод подписания «По умолчанию»-КриптоПро PDF

Жмём подписать и после получаем подписанный pdf файл

Выбирайте подходящий тариф и заказывайте электронную подпись прямо сейчас. Наши менеджеры ответят на все ваши вопросы, а круглосуточная техническая поддержка поможет в затруднительных ситуациях.

Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания

• Новости
• Электронный документооборот

Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания 19 апреля Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Законодательство о бухучете разрешает составлять первичные учетные документы не только на бумаге, но и в электронном виде. Каковы особенности подписания «электронной первички»? Какими внутренними документами можно делегировать право подписания таких документов? В каком виде можно направить «электронную первичку» налоговикам? Об этом пойдет речь в нашей сегодняшней статье.

Правило о том, что первичный учетный документ может существовать не только в виде документа, оформленного на бумажном носителе, но и в электронном виде было закреплено в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) с самого начала его действия. То есть этой норме уже почти восемь лет.

Однако на практике использование «электронной первички» пока не получило широкого распространения по нескольким причинам. Так, не всем руководителям понятен механизм формирования и подписания таких документов.

Кто может их подписать и каким именно видом электронной подписи? Надо ли для перехода на электронный документооборот оформлять дополнительные соглашения с контрагентами?
Вопросы возникают и у бухгалтеров. В частности, вопрос о том, можно ли подтвердить расходы первичными документами, подписанными электронной подписью.

Также не всем бухгалтерам ясно, как поступить с «электронной первичкой» в случае налоговой проверки, ведь не все документы можно передать в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

На самом деле ответы на все эти вопросы есть в законодательстве. Более того, некоторые выводы уже подтверждены письмами Минфина и ФНС России. Итак, рассмотрим эти вопросы по порядку.

Какую электронную подпись использовать

Ответ на вопрос о том, какую подпись надо использовать при составлении первичных документов в электронной форме содержится в подпункте 4 пункта 3 статьи 21 Закона о бухучете. Там сказано, что виды электронных подписей, используемых для заверения документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Однако на данный момент такие стандарты еще не утверждены. Поэтому в Минфине полагают, что при оформлении первичных учетных документов в электронном виде можно использовать любой вид электронной подписи (письмо от 22.02.19 № 07-01-09/11672.; см. «Минфин: бухгалтерские документы можно заверять любым видом электронной подписи»).

То есть в определенных случаях «первичку» можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Правда, для этого контрагентам придется заключить специальное соглашение.

В случаях, установленных этим соглашением, документы, подписанные указанными видами электронной подписи, будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Бесплатно обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Что касается квалифицированной электронной подписи, то она практически всегда равнозначна собственноручной подписи.

То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе.

Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут применять простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, заключив соответствующее соглашение. Если же «электронная первичка» будет подписана квалифицированной подписью, то дополнительных соглашений не требуется.

Чью электронную подпись использовать

Законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать «электронную первичку». А значит, действуют общие правила, определенные законодательством о бухучете. Напомним эти правила.

Во-первых, первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления (ст. 9 Закона о бухучете).

Во-вторых, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п.

 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Таким образом, порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. То есть необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ.

А затем нужно включить этих лиц в перечень тех, кто имеет право подписи соответствующей «первички» (данный перечень утверждается приказом или распоряжением руководителя). Подробнее см.

«Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской ’’первички’’».

Кроме того, таких уполномоченных лиц надо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью.

Отметим, что если объем «первички» значителен, экономия на расходных материалах (картриджи для принтера, бумага), на почтовых услугах, а также на времени оформления и передачи документов может с лихвой компенсировать затраты на покупку программного обеспечения и оплату услуг удостоверяющего центра (подробнее см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)»).

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Передача носителя с электронной подписью незаконна

Напомним, что «делегировать» (то есть попросту передать другому лицу) носитель с сертификатом ключа электронной подписи нельзя. При передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи.

В этом случае владелец квалифицированного сертификата обязан прекратить использование ключ электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата.

Такой порядок предусмотрен подпунктом 1 пункта 6 статьи 17 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).

«Электронная первичка» и учет расходов

Как известно, чтобы учесть расходы, необходимо иметь подтверждающие документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ. В частности, заверены надлежащим образом (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Соответствует ли первичный документ, подписанный электронной подписью, этим требованиям? Достаточно ли такого документа для подтверждения расходов, учитываемых при налогообложении прибыли? Давайте разбираться.

Как было сказано выше, Закон о бухучете признает, что первичный документ может быть оформлен в электронном виде (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона о бухучете).

При этом вид электронной подписи, которым должен быть заверен данный документ, на законодательном уровне пока не установлен.

Таким образом, если первичный документ подписан квалифицированной подписью, либо любой другой по соглашению между участниками документооборота, то «электронная первичка» будет соответствовать требования статьи 252 НК РФ.

Данный вывод подтверждают и контролирующие органы. Так, в письме Минфина России от 12.09.

16 № 03-03-06/2/53176 сказано, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков применять квалифицированную электронную подпись при составлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (см.

«Минфин: электронную «первичку» можно подписывать любым видом электронной подписи»).

Что же касается отношений в области использования электронных подписей, а также подтверждения достоверности электронных подписей, то эти вопросы положениями Налогового кодекса не регулируются, а определяются Законом об электронной подписи. Поэтому для налоговых целей можно использовать первичные учетные документы в электронном виде, подписанные по правилам Закона об электронной подписи.

Заметим, что ранее финансовое ведомство придерживалось иного подхода. Чиновники отмечали, что до внесения изменений в Налоговый кодекс или в законодательство о бухгалтерском учете первичные документы можно подписывать только квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.

12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710). В то же время ФНС России изначально считала, что документ, заверенный неквалифицированной электронной подписью, может быть принят к учету, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Представление «электронной первички» в инспекцию

Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять «электронную первичку» налоговикам. С одной стороны,  статья 93 НК РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Но с другой стороны, из пункта 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг).

Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота (например, через систему «Контур.Диадок» от СКБ Контур).

А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).

Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Для передачи скан-образов существует свой формат, который утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@.

Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, то есть через систему для отправки отчетности.

Пересылаемые документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя. 

Что же касается неформализованных документов (например, договоров, доверенностей и др.), которые подписаны соответствующей электронной подписью, то такие документы переслать в инспекцию по ТКС не получится. Это подтверждается как письмами Минфина России (например, от 07.07.11 № 03-03-06/1/409 и от 14.06.

11 № 03-02-07/1-190), так Порядком представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утв. приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@).

В пункте 14 этого Порядка закреплено, что истребуемый документ не считается принятым налоговой инспекцией, если он не соответствует утвержденному формату.

Выход из ситуации подсказали сами налоговики. В письме ФНС России от 09.09.

15 № СА-4-7/15871 сообщается, что документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Полагаем, что этот совет применим и в случае подписания «первички» другими разновидностями‎ электронной подписи.

Таким образом, перед тем, как направить налоговикам первичный документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, его надо распечатать, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью. Подробнее см. «ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены» и «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату».

 Обсудить на форуме (3) В закладкиРаспечатать 7 971Обсудить на форуме (3) В закладкиРаспечатать 7 971

✅Как подписать документ электронной подписью✅(ЭЦП): подробная инструкция

Добавление электронной подписи к цифровому документу – это самый простой вариант закрепления авторства, визирования файла.

Таким образом подтверждается, что владелец ЭЦП ознакомлен с содержимым документа и заверяет, что указанные в нем данные отвечают действительным.

Не всегда требуется использовать специальные программы для этого, например при оформлении онлайн займа достаточно простой электронной подписи в виде смс кода, отправленного на ваш мобильный телефон.

Технические и программные требования

Итак, чтобы иметь возможность подписывать с помощью ЭЦП документы необходимо соблюсти следующие условия:

• операционная система – Windows 7 или старше;
• предустановленный пакет программ Microsoft Office версии 2007 и старше, Adobe Reader версии 8 и старше;
• предустановленный дистрибутив КриптоПро версии 5 и старше;
• предустановленные плагины КриптоПро Office и КриптоПро PDF;
• в ОС добавлен персональный ЭЦП.

Ещё следует заметить, что редакция Windows должна быть Home или выше. Редакция Starter (встречается в 7-й версии) не поддерживает полноценную работу с персональными шифрованными сертификатами.

Также в используемом компьютере должен быть хотя бы один свободный слот USB (подойдет даже 1.1, но рекомендуется – 2.0). Если нужно – для USB-токена также потребуется инсталлировать драйвера, так как в противном случае устройство попросту не распознается, интегрировать сертификат в ОС не получится.

Для чего подписывать документ

Подписать документ с помощью ЭЦП может понадобиться в следующих случаях:

• создание декларации для её последующей отправки в ФНС;
• заверение авторства текстового файла;
• согласование данных, указанных в документе, между группой лиц;
• защита данных от несанкционированного доступа третьими лицами (с ЭЦП к файлу при этом добавляют шифрование, а чтобы просмотреть его содержимое потребуется получить сертификат или пароль доступа).

И согласно действующих законодательных нормативов РФ, наделить электронный документ юридической силой можно только путем заверения его усиленной цифровой подписью, которую получить можно исключительно в специализированных удостоверяющих центрах после верификации личности (для чего и запрашиваются документы).

Как подписать документ Word и Excel Microsoft Office

Как подписать документ электронной подписью в среде Microsoft Office? Если сертификат уже установлен в среду операционной системы, то алгоритм будет следующий:

• создать и отредактировать документ;
• перейти в меню «Файл», кликнуть на «Защита документа»;
• выбрать «Добавить цифровую подпись»;
• из диалогового окна выбрать группу и контейнер, где содержится необходимая электронная подпись;
• сохранить документ.

Также при добавлении ключа пользователь сможет выбрать как именно прикреплять подпись: как отдельный файл или с интеграцией в сам документ (только для .docx, .xlsx). Рекомендуется выбирать именно интеграцию, так как в этом случае создается единственный файл, а увидеть наличие в нем заверения можно только через «Свойства».

Если при попытке добавить цифровую подпись Microsoft Office выдает ошибку, то это указывает на то, что на компьютере не установлено ПО от провайдера ЭЦП, то есть, КриптоПро. На территории Российской Федерации только данная программа имеет сертификацию от государственных органов (которая подтверждает, что ПО отвечает требованиям информационной безопасности от ФСБ).

Аналогичным образом подписываются документы XLS, то есть, созданные с помощью Excel. Только для этого ещё понадобится установленный MSInfopath (в большинстве случаев поставляется вместе с пакетом программ Microsoft Office). Инструкция по добавлению ключа будет такой же, как и с документами Word.

Подробнее о том, как подписать документ Word с помощью ЭЦП можно прочитать ЗДЕСЬ

Как подписать PDF-документ

Если на ПК установлен Microsoft Office версии 2007 или старше (с актуальным пакетом обновлений), то это можно сделать непосредственно через Word по вышеуказанной инструкции. Опять же – потребуется, чтобы на используемом компьютере был установлен дистрибутив КриптоПро CSP и плагин для Office.

Но пакет программ от Microsoft – платный, а бесплатной ему альтернативой является программа Adobe Reader (или Adobe Acrobat, которая является тем же Reader, но с более широким функционалом). Помимо него необходимо будет инсталлировать с операционную систему плагин КриптоПро PDF, так как в противном случае Adobe Reader не сможет правильно распознать добавляемый сертификат.

Так как подписать электронной подписью PDF-файл? Для этого нужно:

• открыть документ, который планируется подписать, в Adobe Reader;
• перейти в меню «Файл», далее – «Подписание»;
• с помощью диалогового окна выбрать «Добавить контейнер с помощью КриптоПро»;
• выбрать необходимую электронную подпись, задать параметры добавления;
• сохранить новый, уже подписанный файл.

В настройках также можно задать параметры отображения графического ключа в документе, если в этом есть необходимость. Эта надстройка никоим образом не влияет на юридическую силу документа, используется сугубо для идентификации наличия сертификата в распечатанной копии.

Как подписать графический файл

Если в качестве документа используется скан-копия в формате картинки (JPEG, BMP, PNG и так далее), то для его заверения потребуется воспользоваться программой КриптоАРМ. В принципе, есть и иное ПО для выполнения данной функции, но удобней всего использовать именно КриптоАРМ, к тому же – она является бесплатной.

Как подписать документ с помощью ЭЦП в данном случае? Достаточно запустить вышеуказанное приложение и следовать подсказкам диалогового окна. Естественно, предварительно нужно установить КриптоПро и интегрировать используемый сертификат в саму операционную систему.

Только следует учесть, что в большинстве сайтов портала Госуслуг при отправке заверенных документов есть ограничение на их максимальный объем в 10 мегабайт. Соответственно, если нужно – предварительно следует сконвертировать подписываемый файл. Лучше использовать изображения с расширением .

jpg, так как в них используются специальные алгоритмы сжатия, позволяющие уменьшить занимаемый объем данных конечного объекта.

При использовании КриптоАРМ добавлять ключ можно как в сам файл (с интеграцией), так и создавая копию открытого ключа, закрепляемую за документом. Рекомендуется использовать именно интеграцию, так как в этом случае удалить подпись будет сложнее (если делать это через «Проводник», то пользователь должен быть наделен правами администратора рабочей станции).

Кстати, последние версии КриптоАРМ интегрируются и в проводник. Это дает возможность подписывать абсолютно любые файлы из стандартного контекстного меню. Достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на необходимом объекте, выбрать «КриптоАРМ», а далее – «Подписать». Тут же появится диалоговое окно выбора персонального ключа из доступных.

Итого, как подписать с применением ЭЦП файл? Потребуется только установить совместимое ПО, все остальное выполняется непосредственно из него. Также предварительно нужно установить используемый сертификат в систему. КриптоПро позволяет добавлять подпись и без этого, но в таком случае придется каждый раз вводить PIN-код, а также вставлять USB-токен.

Как подписать документ электронной подписью?

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
• Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Получить квалифицированную электронную подпись

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
• Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

• В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

1. Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

2. Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

3. Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

4. Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

• В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
• В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
• Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Подписать документ в Контур.Крипто

Сравнение программ для создания электронной подписи

  Плагины КриптоПроОтдельная программа КриптоАРМВеб-сервис Контур.КриптоСтоимость

Форматы документов

Соподпись/ пакетная подпись

Максимальный вес файла

Создание усовершенствованной подпись

Присоединенная/ отсоединенная

Функции проверки, шифрования и расшифрования

Платные	Бесплатна только базовая версия Старт	Все функции доступны бесплатно
Word и Excel, PDF	Все	Все
Есть	Есть	Есть
Без ограничений	Без ограничений	до 100 Мб
Есть	Только в платных версиях	Есть
Есть	Присоединенная/ отсоединенная	Только отсоединенная
Есть	Только в платных версиях	Есть

Получить квалифицированную электронную подпись

К списку статей 5 «нельзя» для участников госзакупок Узнайте, как их избежать
в методичке от наших экспертов Получить методичку
5 «нельзя» для участников госзакупок

Оставьте электронную почту, чтобы получить методичку

Инструкция: подписываем документы с помощью электронной подписи

Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.

Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:

1. Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
2. Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
3. Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.

Именно усиленная квалифицированная ЭЦП должна использоваться в бюджетных учреждениях. Получить ее можно только в территориальных отделениях Федерального казначейства — ТОФК.

Когда нужно подписывать документы

Деятельность бюджетных учреждений предусматривает использование ЭЦП и в области государственных закупок, и для визирования отчетности, передаваемой по телекоммуникационным каналам связи, и для ведения электронного документооборота с контрагентами и вышестоящими организациями.

Все периодические и итоговые отчеты в территориальные органы ИФНС, ПФР, ФСС и Росстат заверяются электронно руководителем, а в некоторых случаях и исполнителем.

Вся закупочная деятельность ведется только с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП. Каждый контрактный управляющий или иной ответственный сотрудник обязан знает, как подписать документ ЭЦП. Для полноценного ведения государственных закупок необходимо подписывать:

• планы закупок и планы-графики;
• закупочную документацию и извещение;
• протоколы закупок;
• государственные контракты;
• исполнительные документы.

Если у сторон возникнут разногласия в ходе исполнения контракта, организация вправе обратиться в арбитражный суд, предоставив документы, подписанные ЭП. Такая документация будет иметь ту же юридическую силу, что и бумажная, скрепленная рукописной подписью и печатью.

Бюджетники должны размещать информацию о публичной и финансово-хозяйственной деятельности на государственных порталах, к примеру, на официальном сайте для размещения информации о государственных и муниципальных учреждениях. Все публикуемые данные должны быть достоверными и подписываться только усиленной квалифицированной ЭЦП.

Как получить ЭП

Бюджетники получают подпись через ТОФК. Сейчас запрос можно сформировать при помощи официального ресурса Федерального казначейства. Главное условие — на рабочем компьютере должны быть установлены программные продукты СКЗИ «КриптоПро CSP 4.0» и ПО «КриптоПро ЭЦП Browser Plug-In» версии 2.0.

Алгоритм действий таков:

1. Переходим на Портал Казначейства.
2. Выбираем действие «Сформировать комплект документов» в разделе «Первичное обращение за сертификатом».

1. Формируем сам запрос. Для этого нужно внести: субъект РФ, ИНН и ОГРН. Чтобы документы приняли при первичном обращении, все сведения должны соответствовать ЕГРЮЛ.

1. Нажимаем «Далее» и запрашиваем тип сертификата.

1. Теперь нужно внести сведения о том, где будет применяться ЭП. Отмечаем нужные системы, вводим персональные данные ответственного лица.

1. Заполняем остальные блоки, необходимые для оформления сертификата. Понадобится скан паспорта ответственного лица.

1. Когда вся информация внесена, нажимаем на кнопку Сформировать заявление.

1. В заявлении понадобится заполнить все пустые поля.

1. Теперь выбираем действие «Подать запрос». Сразу же сохраняем ссылку на запрос и его номер. Это понадобится для доступа к карточке запроса.

Когда сертификат готов, его нужно установить на рабочий компьютер совместно с корневым сертификатом удостоверяющего центра.

Как подписать файлы в PDF-формате

Инструкции, как подписать электронной подписью документ PDF, Word или другой, мало отличаются.

Шаг 1. Выбираем документ в редакторе и переходим в меню «Инструменты». Пользователю нужен раздел «Сертификаты».

Шаг 2. В контекстном меню открывшегося блока «Сертификаты» выбираем действие «Поставить цифровую подпись».

Шаг 3. Появится всплывающее окно для выбора сертификата. Выбираем сертификат конкретного пользователя и нажимаем кнопку «ОК».

Шаг 4. Переходим к настройке цифрового удостоверения.

Пользователь может создать удостоверение для своей подписи.

Созданное удостоверение нужно сохранить в магазине сертификатов Windows.

Шаг 5. Для создания удостоверения вводим все требуемые данные о пользователе.

Теперь проверяем всю введенную информацию и удостоверение. Вот и вся инструкция, как подписать эцп документ PDF. Главное — внимательно следовать алгоритму и заполнять все требуемые сведения.

Как подписать файлы Word

Теперь разберем, как подписать электронной подписью документ Ворд:

Шаг 1. Открываем нужный документ в текстовом редакторе Word. В меню файла находим блок «Сведения» и действие «Добавить электронную подпись».

Шаг 2. Во всплывающем окне определяем «Тип подтверждения», выбираем нужный сертификат и при необходимости отмечаем цель подписания файла.

Шаг 3. Если все программные средства криптографической защиты (СКЗИ) установлены правильно, то подписание осуществится без каких-либо технических проблем.

Как подписать отчетность

Любой отчет можно подписать ЭЦП. Для этого понадобится установить программное обеспечение «КриптоАРМ». Чтобы подписать отчет:

Шаг 1. Выбираем отчет, нажимаем на него правой кнопкой мыши и в меню находим программу «КриптоАРМ».

Шаг 2. Запускается Мастер создания ЭП. Нажимаем «Далее».

Шаг 3. Выбираем нужный файл.

Шаг 4. Во вкладке «Выходной формат» определяемся с форматом подписи.

Шаг 5. Устанавливаем параметры ЭП.

Шаг 6. Выбираем сертификат ЭП.

Шаг 7. Завершаем подписание отчетного документа нажатием на кнопку Готово.

Подписанный документ дублирует название исходного, но содержит расширение SIG. Если на рабочем столе появился такой значок, значит операция прошла успешно, и можно направлять подписанный отчет.