Дубликат вкладыша в трудовую книжку образец заполнения

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция и образец

Утрата трудовой книжки возможна по самым разным причинам. Отчаиваться не стоит, утраченные данные возможно внести в дубликат. Читайте о том, как его оформить, скачайте образец документа.

Оформление дубликата трудовой книжки в 2019 году – процедура непростая и трудоемкая, требующая особой внимательности. Общие ее правила прописаны в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г. Алгоритм действий таков:

Шаг 1. Обнаружив, что трудовая книжка пропала или пришла в негодность, ее владелец подает своему работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой.

Шаг 2. Наниматель обязан принять прошение, если заявитель является его действующим сотрудником или уволенным, но пока не трудоустроившимся. Заявление регистрируется в книге учета.

Шаг 3. Если это прописано в ЛНА, руководитель в ответ на заявление издает приказ о выдаче дубликата. Если нет, этот шаг можно пропустить и начать процедуру восстановления сразу вслед за заявкой.

Шаг 4. Необходимо собрать документальные подтверждения стажа. Эта обязанность, как уже упоминалось, возлагается на виновника утери/порчи формуляра. Тем не менее, даже если владелец книжки сам ее потерял или испортил, предприятие обязано ему помочь, предоставив перечень нужных документов и подготовив все имеющиеся подтверждения, касающиеся его работы на данном конкретном предприятии:

• личное дело;
• трудовые договора;
• заверенные копии приказов или выписок из них;
• копии трудовой;
• справки, доказывающие факты и периоды трудоустройства;
• документы о награждении.

Подойдут и сохранившиеся остатки испорченной книжки, а идеальным вариантом станет заверенная копия документа, сделанная заранее.

Компания обязана хранить кадровые документы. Если работник, ГИТ или суд потребуют документы, а вы не сможете их предоставить, компанию оштрафуют, а процедуру отменят. Чтобы этого не произошло, разберем, какие документы можно дублировать и как поступить, если восстановить их нельзя.

Шаг 5. Помимо подтверждений с текущего места работы, нужно собрать такие же бумаги со всех прежних мест трудоустройства.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Шаг 7. Когда вся документация, подтверждающая стаж, собрана, заявитель передает ее в отдел кадров своего действующего (или последнего) нанимателя. На основании представленных сведений ответственный сотрудник заполняет бланк дубликата.

Шаг 8. Законом на восстановление формуляра положено 15 рабочих дней с момента подачи прошения.

Шаг 9. В книге движения ТК отмечается выдача под роспись получателя.

Плата за выдачу

Все затраты, связанные с покупкой нового бланка трудовой книжки, ложатся на работодателя, если утрата произошла по его вине, в противном случае, за приобретение бланка должен будет платить сотрудник. Сама процедура оформления является полностью бесплатной.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки

Распоряжение о выдаче дубликата не предусмотрено законодательством, также как и приказ о выдаче трудовой при приеме на работу. Оно оформляется только в случае регулирующего его наличие ЛНА работодателя.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки составляется в свободной форме. В качестве основания указывается заявление сотрудника и назначаются ответственные за выполнение.

► С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах

Как заполнить дубликат

Первое и главное правило заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году: в него заносится только официально подтвержденная информация! Если какие-то сведения не имеют документальных доказательств, вносить их в формуляр нельзя, даже если они кажутся правдоподобными. В идеале копия должна полностью соответствовать утраченному оригиналу. Оформляется документ на обычном бланке трудовой книжки. Правила заполнения дубликата аналогичны оформлению трудовой, но есть некоторые нюансы. Порядок следующий:

Шаг 1. На новом бланке чуть выше оглавления документа от руки вносится надпись «дубликат».

Шаг 2. Заполняется титульный лист, проставляются соответствующие подписи и печать. Если в старом формуляре было исправление фамилии при официальной ее смене, то в восстановленном документе прописывается новая (на основании соответствующего свидетельства).

Шаг 3. Основная часть. На первых строках, без проставления порядковой нумерации, указывается полный подтвержденный стаж сотрудника до

Шаг 4. Далее начинается нумерация событий, которые записываются в хронологическом порядке. Здесь нужно обратить внимание на отличие от порядка внесения записей в оригинал.

Если в исходном документе названия организаций выносятся в шапку, а нумерация касается только событий (прием, перевод, увольнение), то в дубликате фиксируются только сами факты в формате «принят на должность электромонтера в ПАО МОЭСК», «переведен на должность инженера по наладке оборудования» и т.п.

► Когда «отменят» бумажные трудовые книжки и что делать, пока это не произошло

Шаг 5. Напротив каждого события проставляются реквизиты документа-основания.

Шаг 6. Каждая запись, даже о тех событиях, которые происходили с работником на других местах работы, заверяется печатью организации, занимающейся восстановлением документа и подписью ее руководителя.

Шаг 8.Если в процессе заполнения была допущена ошибка, целесообразно списать бланк, составив соответствующий акт, и начать новый.

В каких случаях требуется дубликат

При утере в первую очередь надо выяснить, чья это вина, но в любом случае восстановить потерянную трудовую книжку можно. Если виноват в инциденте владелец книжки, то ему следует обратиться за дубликатом к своему действующему или, если человек безработный, к последнему работодателю.

Мероприятиями по сбору документов он занимается самостоятельно, а также оплачивает из своих средств покупку нового бланка, на предприятии лишь проводят процедуру заполнения формуляра и заверяют его. Доказать, что обладатель книжки сам потерял ее, несложно. Документ выдается на руки только при увольнении или при подаче его в ПФ, причем исключительно под расписку владельца книжки.

► Зачем нужна комиссия по восстановлению документов и как организовать ее работу

Утеря книжек по вине работодателя происходит редко, поскольку руководитель несет личную ответственность за их сохранность, и подходит к этому вопросу максимально серьезно. Если все же документ утерян, всю процедуру оформления дубликата компания берет на себя – от сбора документов до закупки нового бланка.

Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Может трудовая и прийти в негодность — порваться, обгореть, намокнуть, вследствие чего данные, содержащиеся в ней, теряются или становятся нечитаемыми.

Если хотя бы часть их сохранилась, желательно сделать копию документа, это облегчит оформление дубликата.

Также к понятию «негодность» можно отнести случаи внесения ошибочных или недействительных данных, неправильный формат исправлений, в результате которых записи в документе стали путаными и непонятными.

► К чему придерется инспектор ГИТ, когда очевидных нарушений у вас нет, а план по штрафам сделать надо

Численность персонала может быть достаточно большой, поэтому для массового восстановления документов требуется создание специальной комиссии, которая определяет стаж каждого сотрудника, лишившегося книжки.

По результатам работы комиссии составляется акт, на основании которого инициируется процесс оформления дубликатов. На компанию возлагаются и расходы, связанные с покупкой бланков.

Что делать, если утерян дубликат

Алгоритм повторного оформления полностью идентичен получению первого дубликата.

Заполнение дубликата трудовой книжки образец 2019

В статье пойдет речь о заполнении дубликата трудовой книжки, который может потребоваться при утере документа — первоисточника. В пример пойдут образцы 2019 года, которые облегчат визуальное представление о данном документе.

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

• личные сведения о работнике;
• данные о трудовых периодах;
• сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

• когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
• записи невозможно восстановить.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?

Существует несколько случаев, когда может быть выдан дубликат:

• при утере;
• при порче;
• при наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной впоследствии недействительной;
• при массовой утере книжек работодателем.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Порядок выдачи дубликата

При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

1. Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
2. На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
3. Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:

• личное дело работника;
• приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
• трудовые договора, заключенные с работником;
• дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.

1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.

Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки?

При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:

• на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
• при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
• после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
• организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
• все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
• заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).

Образец заполнения дубликата

Важно отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек ответственность за их сохранность возложена на работодателя. Если возникла ситуация, при которой произошла их массовая потеря, например, в случае пожара, то дубликат оформляется на основании акта комиссии. В ней обязательно присутствие представителей местной власти и работодателя.

Стаж работы у этого работодателя возможно подтвердить справками, профсоюзным билетом, а также показаниями свидетелей – сослуживцев в количестве двух и более человек.

Из книжки, находящейся в ветхом состоянии, частично порванной, обгоревшей, но при этом записи возможно прочитать, производится точное их копирование в дубликат. При этом на титульном листе старой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат».

Заключение

Дубликат трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина, наравне с первоначальным документом. Но для его получения может потребоваться достаточно много хлопот и времени. Поэтому рекомендуется более внимательно относиться к оригиналу.

Именно трудовая книжка является доказательством факта работы и необходимым документом при обращении за реализацией своих пенсионных прав.

: Правильное оформление дубликата трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец

Случается, что оригинал трудовой потерялся, пришёл в негодность либо его украли. Виновником подобного может быть как сам гражданин, так и его наниматель либо чрезвычайные обстоятельства. И тогда потребуется дубликат трудовой.

Разберём детальнее, каким образом, можно получить такую бумагу и как она выглядит.

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

Общая информация

Трудовая считается основным документом, удостоверяющим всю трудовую деятельность гражданина. Подобные сведения, по сути, больше не хранятся нигде, потому важно иметь такой документ.

В случае утери либо порчи бумаги возникает весьма неприятная ситуация, ведь восстановить подобную информацию практически невозможно.

Причём не всегда в этом виноват сам труженик, иногда документация теряется в архиве организации, в которой он числился либо числится до сих пор.

При таких обстоятельствах нужно завести дубликат трудовой. Оригинал книги выдаётся только единожды. Рассмотрим, какова процедура подобного мероприятия и как привести свою документацию в порядок.

Возможно ли оформление новой трудовой при утере старой

По закону официально трудоустроить можно исключительно человека, у которого есть трудовая. В то же время нормативами также оговорено, что у труженика может существовать лишь одна такая книжка. Вторичного оформления либо её замены не допускается. Поэтому в случае её утери заводят дубликат трудовой.

Стоит отметить, что за оформление такого документа отвечает наниматель, а не сам труженик. Исходя из этого, подобное обязательство входит в компетенцию кадровиков предприятия либо специалиста, выполняющего рассматриваемые функции.

При каких обстоятельствах требуется дубликат трудовой

Ниже представлен образец дубликата трудовой книжки.

Теперь же рассмотрим когда требуется взять дубликат и администрация не может препятствовать такому процессу.

При утере

Бывшим работникам производится выдача дубликата трудовой книжки в случае её потери.

Вся сложность в этой ситуации заключается в том, что перед глазами кадровика нет ни единого клочка предыдущего документа, а, значит, отобразить последние записи не удастся.

Поэтому целесообразно просить работодателя перед передачей бумаг в личное дело всё-таки делать копии имеющихся записей. Нелишним будет иметь копии подобных материалов и у себя.

При порче

Испорченная книга равносильна утраченной, потому также требует оформления дубликата трудовой книжки, при условии, что записи в имеющемся документе не читаемы, и он не может быть использован в будущем.

При массовой потере нанимателем

Несмотря на то, сам труженик потерял документацию, либо она утеряна работодателем, заниматься вопросом восстановления будет администрация. Наниматель несёт ответственность за полученную документацию, однако, по своей вине, либо же из-за обстоятельств, которые от него не зависят, может потерять материалы иногда даже не одного, а многих сотрудников.

Как поменять трудовую, если она закончилась

При окончании трудовой нет необходимости заводить дубликат, так как этот документ действителен, а нормативами предусмотрена возможность иметь только одну трудовую. В рассматриваемых обстоятельствах оформляют вкладыш, на который продолжают вносить все последующие записи.

Другие случаи

При внесении каких-то некорректных ведомостей о труженике либо информации, не имеющей к нему никакого отношения, трудовая подлежит замене на дубликат. То же самое касается случаев неправильной постановки печати. Замену осуществляет кадровик по последнему месту работы человека.

Кому писать заявление

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки следует писать на имя нанимателя либо же просто на организацию. Непосредственно к работникам кадров в подобной бумаге никто не обращается.

Как правильно написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Инструкция по заполнению такого документа гласит, что в заявлении следует прописать следующие ведомости:

• контактные данные заявителя;
• причину, зачем понадобились запрашиваемые материалы;
• просьбу выдать дубликат;
• дату и подпись.

Документ следует писать грамотно, без лишних исправлений и нареканий. Разрешается как написать его от руки, так и напечатать на компьютере. Главное – проставить «живую» подпись в конце. Если у юрлица разработан специальный бланк для такого рода случаев – можно просто заполнить его.

Заявление на дубликат трудовой книжки: образец

Ознакомьтесь с образцом, как примерно составить рассматриваемый документ.

Скачать образец заявления на оформление дубликата ТК (.doc)

Приказ о выдаче дубликата

Определяя, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, стоит учитывать, что подобный процесс оформляется приказом. Он имеет свой номер и должен содержать все тезисы, на основании которых, рассматриваемые материалы составили. Бумага в обязательном порядке даётся на подпись работнику, чем он заверяет своё ознакомление с приказом.

Срок выдачи

Многих интересует, в какие сроки оформляется дубликат. Как правило, приказ, выданный администрацией, издаётся в течение нескольких дней после подачи заявления. Несмотря на то, сколько оформлялся приказ, материал в виде дубликата должен быть готов не позднее 15-ти дней.

Заполнение нового документа

Правила заполнения дубликата трудовой книжки подробно регламентированы Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. Рассмотрим основные нюансы такой процедуры.

Как оформляется

Оформление дубликата трудовой книжки при её утери осуществляется так же, как и составление оригинала. Поскольку этот документ теперь будет вместо потерянного, во время оформления дубликата трудовой книжки в него вносятся все необходимые ведомости о труженике, ставится печать организации.

Оформление дубликата трудовой книжки производится на бланках трудовой так, как не существует альтернативных бланков для подобных случаев.

Какие записи потребуется внести

Определяя, как заполнить дубликат трудовой книжки, многие задаются вопросом: как правильно заполнить документ? Заполняйте материалы со всей аккуратностью, как это необходимо делать с оригиналом. Все правила, действующие для оформления самой трудовой, распространяются и на её дубликат.

При возможности следует восстановить все записи, что были в подлиннике. Для этого нужно обратиться ко всем предыдущим работодателям. Если же этого сделать не получится – не стоит придумывать никаких данных и самовольно делать какие-либо записи.

Так, в материалах должны быть такие сведения:

• персональные данные труженика;
• ведомости по предыдущему месту занятости;
• сведения о наградах, переводах и т.д.;
• ссылку на основания подобных действий.

Какая вносится запись о выдаче дубликата

Поскольку заполненный документ выглядит в точности как оригинал, чтобы ни у кого не возникало сомнений, что перед ними не подлинник, заполнение дубликата трудовой книжки требует проставления надписи «Дубликат» на титульной странице.

С примером заполнения дубликата трудовой книжки при утере оригинала можно ознакомиться далее.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам при утрате основного документа интересует многих. Иногда возникают сомнения, как выглядит дубликат вкладыша со старой книжки либо где проставляется запись в дубликате трудовой книжке, свидетельствующая, что это не оригинал.

Определяя, как выдать дубликат трудовой книжки, образец которого представлен ниже, а также вкладыша в трудовую книжку, просмотрите примеры подобного процесса. С целью помочь установить, как оформить дубликат трудовой книжки, образец такого документа мы разместили ниже.

Часто задаваемые вопросы

Когда речь заходит о трудовой книге, при её потере либо повреждении, с дубликатом у многих возникают различные трудности. Рассмотрим наиболее распространённые вопросы, которыми задаются участники трудовых правоотношений в таком случае.

Какая плата взимается за выдачу документа

Чтобы получить документальное подтверждение о стаже, труженик обращается к нанимателю по последнему своему месту работы. При этом не имеет значения, числится ли ещё лицо в организации или уже нет. Отметим, что предприятие вправе взыскать с заявителя средства, затраченные на приобретение необходимого бланка. Такого рода бланки в организации должны быть всегда.

Важно отметить, что плату не могут требовать в следующих ситуациях:

• бланк пришёл в негодность не по вине заявителя;
• некорректно заполнен титульный лист;
• документация утеряна предприятием в связи с чрезвычайными обстоятельствами.

Что делать, если старая трудовая закончилась

В наше время люди редко сидят на одном рабочем месте. Каждому сотруднику хочется лучших условий для себя.

При этом, при каждом переходе человека с места на место в трудовой книжке делается соответствующая отметка. Количество страниц подобного бланка ограничено.

Заполнять это место другой информацией запрещено. Потому, если имеющийся бланк закончился, заводится специальный вкладыш. На нём также заполняется титульный лист, и продолжаются вноситься необходимые записи. Каждое предприятие должно быть обеспечено подобными бланками вкладышей. Самостоятельно сотрудник никакие бланки не приобретает, и требовать их с него недопустимо.

Можно ли избавиться от трудовой

По тем или иным причинам некоторые граждане хотят просто выкинуть свою трудовую, а потом прийти к нанимателю и сказать — выдайте новую. Однако так делать нельзя. Одно дело, когда речь идёт о неумышленной потере либо порче документа, и совсем другое, если гражданин целенаправленно избавляется от документации.

За подобные действия нормативами предусмотрена административная ответственность. В качестве меры наказания выступает штраф. Потому ко всем официальным бумагам следует относиться ответственно.

Разбираясь, как сделать дубликат трудовой книжки, ознакомьтесь с расположенным ниже видеоматериалом.

Заключение

Ни для кого не секрет, что любое передвижение человека по работе записывается в трудовую. Это важный документ, который служит доказательством наличия стажа человека, что немаловажно при его выходе на пенсию.

Однако случаются ситуации, когда документация потерялась либо пришла в негодность. Произойти это может по вине не только самого труженика, но и нанимателя. При таких обстоятельствах возникают вопросы, как получить дубликат трудовой книжки при утере оригинала.

Ответственность за такие действия лежит на стороне работодателя.

Образец заполнения дубликата вкладыша в трудовую книжку

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки.

   Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.

2. Купить готовый.

   В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.

3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.

Интересное:  Правила выдачи копии трудовой книжки работнику

«Образец записи — выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметка необходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии.

По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней.

С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

Онлайн журнал для бухгалтера

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был уволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.

В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

Интересное:  Сколько промилле разрешено в греции 2019 год

Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Трудовая книжка образца 2014 года: дубликаты и вкладыши

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2019, при утере, оформление, фото — Центр Про

• трудовая книжка утеряна;
• она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
• в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов.

Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2).

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Пример 1

Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы

Пример 2

Запрос от действующего работодателя бывшему

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Пример 3

Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2.

Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата.

В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное).

Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении.

И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

• следующий порядковый номер записи;
• дата в графе 2 не заполняется;
• в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
• в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации.

Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4.

Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов.

Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки.

Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж.

И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Пример 4

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Митрофанова Валентина — учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Заполнение дубликата трудовой книжки образец 2019

Основным документом в подтверждение трудовой деятельности граждан России является трудовая книжка. Она требуется при приеме на работу или при обращении за пенсией. Что же делать в случае ее утери или порчи? Получить дубликат.

Нормативная база

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

• личные сведения о работнике;
• данные о трудовых периодах;
• сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

• когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
• записи невозможно восстановить.