Нужно ли подписывать счет фактуру покупателю

Кто подписывает счет фактуру продавец или покупатель — Юрист

Какие существуют требования к подписям в счете-фактуре на отгрузку, чтобы входной НДС по нему можно было принять к вычету. Кто может подписать счет-фактуру – читайте в статье.

Вопрос: Есть ли риск для покупателя в плане принятия расходов и НДС к вычету, если экземпляр счет-фактуры и торг-12 продавца и покупателя подписан со стороны продавца разными подписантами.

При этом оба подписанта имеют соответствующие полномочия согласно выданным доверенностям

Ответ: нет, рисков нет. да, можно делегировать право подписи больничных нескольким сотрудникам

Обоснование

Что проверить в счете-фактуре от продавца: на отгрузку и на аванс

Подписи ответственных лиц

Проверив правильность заполнения реквизитов по перечням, утвержденным для обычных и авансовых счетов-фактур, обратите внимание на подписи в документе. Убедитесь в их наличии. Этот реквизит тоже обязателен.

В счете-фактуре ставят подпись руководитель и главный бухгалтер организации-продавца или предприниматель. Подписи могут проставить и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью. Подробнее об этом см.

 Кто может подписать счет-фактуру.

Если подписи отсутствуют, в вычете вам откажут. При этом не имеет значения способ выставления счета-фактуры, ведь документ в электронной форме тоже заверяют – электронной подписью.

Это следует из положений пунктов 2 и 6 статьи 169 и статьи 172 НК.

Кто может подписать счет-фактуру

Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).*

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников.

Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры.
Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.

Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 № 03-07-09/11863, от 23 апреля 2012 № 03-07-09/39.

Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».

 Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы.

Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 № 3-1-11/425.

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ считается действительным.

Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 № 03-07-09/04.

Кто может подписывать бухгалтерские документы в организациях

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Счет фактуру кто выставляет

Ошибки в счетах-фактурах по сделкам с предоплатой

Не позднее пяти календарных дней со дня получения аванса поставщик должен предъявить покупателю НДС. Счет-фактура составляется в двух экземплярах: один передается покупателю, а второй — регистрируется в книге продаж (п. 3 ст. 168 НК РФ). При решении вопроса о том, нужно ли выставлять счет-фактуру, бухгалтеры допускают ошибки в двух случаях.

1. Когда один и тот же покупатель (заказчик) в течение налогового периода неоднократно перечисляет суммы предоплаты по одной или нескольким сделкам, выставляется единый счет-фактура по итогам месяца (квартала), что в такой ситуации неправомерно. По каждой полученной сумме счет-фактура должен быть оформлен с соблюдением указанного срока.
2. Допустим, в течение квартала вы получили аванс, а затем в том же квартале отгрузили товар (передали работы, услуги). Между предоплатой и отгрузкой прошло больше пяти дней. Нужно выставить сначала авансовый счет-фактуру, а затем и счет-фактуру на реализацию предварительно оплаченных товаров (работ, услуг). Этого требуют положения абз. 2 п. 1, п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ, если нет обстоятельств, предусмотренных абз. 3 п. 17 Правил ведения книг покупок (здесь и далее в статье ссылаемся на Правила ведения книг покупок и книг продаж, заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011).

Минфин разрешает не выставлять счет-фактуру, если вы получили аванс в счет предстоящей поставки и в течение пяти календарных дней с момента его получения отгрузили товар, выполнили работу, оказали услугу (письма от 12.10.2011 № 03-07-14/99, от 06.03.2009 № 03-07-15/39, п. 1).

Однако мы все же рекомендуем и в этом случае выставлять два счета-фактуры: и на сумму полученной предоплаты, и при отгрузке. Поскольку такого мнения придерживается ФНС, а именно это ведомство будет проверять вашу декларацию (письма от 10.03.2011 № КЕ-4-3/3790, от 15.02.

2011 № КЕ-3-3/354@).

Рекомендации по применению ст. 54.1 НК РФ, нюансы должной осмотрительности. Смотрите разбор этих и других тем в записях Контур.Конференции-2018.

Смотреть запись

В реквизитах авансовых счетов-фактур

Ошибки, которые допускает продавец (поставщик) при заполнении реквизитов в авансовом счете-фактуре, могут оказаться критичными для покупателя, если он решит воспользоваться правом на вычет (пп. 1 и 5–6 ст. 169 НК РФ). В авансовом счете-фактуре, как и в обычном, должны быть заполнены следующие реквизиты (п. 5.1 ст. 169 НК РФ):

• порядковый номер счета-фактуры, при этом авансовые счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке с отгрузочными (письмо Минфина от 16.10.2012 № 03-07-11/427);
• дата составления счета-фактуры;
• наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя в соответствии с учредительными документами. Можно указывать как полные, так и сокращенные наименования.

Кроме того, в авансовых счетах-фактурах должны быть указаны:

• по строке 5: номер и дата расчетно-платежного документа, по которому получен аванс. Если аванс получен в неденежной форме, ставится прочерк. Поскольку налоговые органы проводят встречную проверку начислений и вычетов, важно, чтобы и покупатель, и продавец в книгах покупок и продаж правильно указали данный реквизит;
• по строке 7: наименование и код валюты, в которой получен аванс (по ОКВ). Если цена определена в иностранной валюте (у. е.), но оплата производится в рублях, указывается наименование валюты «российский рубль» и ее код «643» (письмо ФНС от 21.07.2015 № ЕД-4-3/12813).

Особое внимание следует уделить заполнению табличной части документа.

В графе 1 наименование товаров (описание выполненных работ или оказанных услуг), в счет поставки которых получена предварительная оплата, отражают так, как оно указано в договоре.

Если покупатель перечислил предоплату не за определенный товар, а в целом под ассортимент продукции и конкретная спецификация или заявка будет составлена после оплаты, допустимо указывать в авансовом счете-фактуре обобщенное наименование товаров: нефтепродукты, канцелярские (кондитерские) изделия и т.д.

В ситуации, когда заключаются договоры, предусматривающие одновременно с поставкой товаров выполнение работ (оказание услуг), в графе 1 нужно привести как наименование поставляемых товаров, так и описание выполняемых работ (оказываемых услуг), см. письмо Минфина от 26.07.2011 № 03-07-09/22.

Далее в табличной части в графах 7, 8, 9 указывают: расчетную налоговую ставку — 18/118 или 10/110 (п. 4 ст. 164 НК РФ); сумму исчисленного НДС; сумму полученного аванса. В остальных графах 2–6, 10–11 и строках 3 и 4 ставят прочерки (п. 4 Правил заполнения счета-фактуры).

Счета-фактуры на предоплату при освобождении от уплаты НДС не составляются в соответствии с нормами ст. 145 и 149 НК РФ. Аналогично действуют при получении аванса:

• в счет будущей поставки товаров (работ, услуг), длительность производственного цикла изготовления которых свыше шести месяцев (абз. 3 п. 1 ст. 154 НК РФ);
• по операциям, которые облагаются НДС по ставке 0 % (абз. 4 п. 1 ст. 154 НК РФ);
• по операциям, которые не подлежат обложению НДС.

НДС+ проверит корректность заполнения реквизитов покупателя в авансовых счетах-фактурах и поможет избежать двойного налогообложения по данной авансовой сделке у контрагента.

Узнать больше

При заполнении книги продаж

Выставленный авансовый счет-фактуру, в том числе при безденежных расчетах, продавец должен зарегистрировать в книге продаж за квартал, на который приходится дата получения аванса (п. 17 Правил ведения книги продаж). Важно заполнить книгу правильно:

• номер платежно-расчетного документа, по которому получен аванс, отражается в графе 11;
• графы 4–6, 14–16, 19 не заполняются;
• операция отражается кодом 02.

При заполнении книги покупок

Если отгрузка совершается одновременно с регистрацией в книге продаж счета-фактуры, который выставлен при этой операции, в книге покупок регистрируется счет-фактура, который выставлен при получении аванса (п. 8 ст. 171 и п. 6 ст. 172 НК РФ, п. 22 Правил ведения книги покупок).

НДС с аванса продавец примет к вычету в размере, соответствующем той его части, которая зачтена согласно условиям договора в оплату отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Вычет авансового НДС можно заявить только в том квартале, в котором выполнены для него условия. Переносить этот вычет на более поздние кварталы нельзя (письма Минфина от 21.07.2015 № 03-07-11/41908, от 09.04.

В книге покупок указывается код операций 22, а в графе 7 — данные платежного поручения на полученный аванс. Сведения о платежке указываются также и в отгрузочном документе по строке 5. А в книге продаж по нему должна заполняться графа 11. Поэтому, если реквизиты заполнены верно, налоговая инспекция автоматически может все сверить и не будет предъявлять претензии.

При выборочном подходе к праву на вычет

Следует помнить, что вычет НДС по уплаченному авансу является правом покупателя, а не обязанностью (п. 1 ст. 171 НК РФ).

Если он использует свое право на вычет налога по полученным товарам (работам, услугам), а не по их предоплате, это не приводит к занижению налоговой базы и суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет. Но если право на вычет используется выборочно, это может привести к ошибкам.

При принятии к учету оплаченных товаров (работ, услуг) придется проверять, был ли заявлен вычет при перечислении соответствующего аванса. 

При ведении учета

Если покупатель осуществляет операции как облагаемые, так и не облагаемые НДС, он обязан вести раздельный учет сумм налога по приобретенным товарам (работам, услугам). При этом речь идет только о суммах налога по приобретенным товарам (работам, услугам), которые используются для осуществления как облагаемых НДС, так и не подлежащих налогообложению операций (п. 4 ст. 170 НК РФ).

О необходимости вести раздельный учет по суммам НДС, которые относятся к предоплате, в п. 4 ст. 170 НК РФ не сказано. Поэтому счета-фактуры на перечисленную сумму предоплаты в счет предстоящих поставок товаров, которые приобретаются для использования одновременно в облагаемых и не облагаемых НДС операциях (см. п. 2 ст.

 170 НК РФ), регистрируются в книге покупок на сумму, указанную в данном счете-фактуре. Это дает покупателю возможность принять к вычету налог со всей суммы предоплаты.

При регистрации авансового счета-фактуры по товарам (работам, услугам), которые приобретаются для операций как облагаемых, так и не облагаемых НДС, в графе 16 книги покупок указывается вся сумма НДС, указанная в этом счете-фактуре (пп. «у» п. 6 Правил ведения книги покупок).

После отгрузки товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав и получения счета-фактуры налог с предоплаты, ранее принятый к вычету, придется восстановить. При ведении раздельного учета облагаемых и не облагаемых НДС операций часть входного НДС принимается к вычету, а остальная сумма относится на увеличение стоимости приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Где подписывать счет фактуру покупателю

Правильно оформленный счет-фактура позволяет принять к вычету НДС по приобретенным ТМЦ или выполненным работам/услугам. Этот документ важен для обеих сторон сделки – продавца и приобретателя. Узнаем, когда выписывается счет-фактура, и какие нюансы при этом надо учитывать.

Порядок выставления счетов-фактур Обязанность выставления счетов-фактур регулируется ст. 169 НК РФ. Форма.

Кто должен подписывать счет-фактуру — покупатель или продавец, какие лица имеют право делать это за главного бухгалтера и директора? Расскажем, можно ли ставить факсимиле и пользоваться черной ручкой.

Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон

При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.

Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.

Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы.

Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.

Кто выставляет счет-фактуру? 4 примера

1. Продавец реализует товар, после отгрузки (или на момент получения аванса) оформляет счет-фактуру и выдает его покупателю.
2. Покупатель принимает товар согласно товарной накладной.
3. Покупатель принимает решение вернуть товар продавцу.

4. Покупатель возвращает товар поставщику, предварительно договорившись с ним о возврате. Продавец согласен принять товар обратно.
5. Покупатель оформляет счет-фактуру обратной реализации.

АО «Серп» отгрузил ООО «Огородник» партию мелкой сельхозтехники для последующей перепродажи через сеть магазинов. Товар был принят и оплачен согласно счета-фактуры. 2019 «Огородник» вернул всю партию инвентаря ООО «Серп», так как ни одна единица товара не была продана.

О возврате товара была заключена предварительная договоренность. Возвращая товар, «Огородник» выписал ООО «Серп» счет-фактуру обратной реализации.

Кто подписывает счета-фактуры? (К

Получатель товаров, работ, услуг вправе обратиться к поставщику данных товаров, работ, услуг с требованием представить заверенную уполномоченным на то лицом копию приказа о назначении лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры, а поставщик обязан выполнить данное требование в день обращения получателя товаров, работ, услуг.

Поставщик услуг предоставил счет-фактуру, в котором отсутствуют подписи руководителя и главного бухгалтера. При этом в строке «выдал» стоит подпись менеджера, и указан номер приказа, уполномочивающего менеджера подписывать счета-фактуры.

Компания связалась с поставщиком, и он пояснил, что менеджер не имеет право подписывать счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера, а всего лишь может подписать в строке «выдал».

Может ли при этом менеджер, имея приказ со словами «право подписи в счете-фактуре», но без указания «за руководителя и главного бухгалтера», также подписывать и за руководителя и главного бухгалтера, то есть ставить три одинаковые подписи? Обязаны ли в данном случае руководитель и главный бухгалтер собственноручно подписать счет-фактуру, или эти две строки могут остаться не подписанными, и может ли компания брать НДС в зачет и услуги на вычеты по КПН, если в счете-фактуре есть только одна (в одной строке «выдал») подпись менеджера?

Онлайн журнал для бухгалтера

Иногда бухгалтеры сталкивались с вопросом о том, как заполнять счета-фактуры, если цена по договору определялась расчетным способом.

Этот вопрос актуален, когда цена товара (работы, услуги) – это разница между стоимостью с учетом НДС и суммой НДС.

В Правилах заполнения счета-фактуры с 1 октября 2019 разъясняется, что в этих случаях графа 4 счета-фактуры – это разница между графами 9 и 8. Такой подход к заполнению графы 4 применяйте, если:

Еще почитать: Пособия По Уходу За Ребенком До 1.5 Лет Женам Курсанта

Прежде графа 11 в счете-фактуре называлась «Номер таможенной декларации». Однако с 1 октября 2019 года название этой графы уточнили.

Теперь она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». То есть, в графе 11 вместо номера таможенной декларации теперь следует приводить ее регистрационный номер. Напомним, что это разные номера.

Подписи в УПД

1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.

2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).

4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным.

Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Публикация

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п.

13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от N 34н).

При расчетах по НДС используется унифицированная форма счет-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914.

Соблюдайте требования

Налоговые органы все чаще отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре необходимых реквизитов, на допущенные в нем опечатки, помарки, отсутствие расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера. Позицию налоговых органов поддерживает Минфин России разъясняя, что счета-фактуры, в которых неверно заполнены или не отражены необходимые реквизиты, рассматриваются как составленные с нарушением требований НК РФ, и суммы НДС по этим счетам-фактурам вычету не подлежат (письмо УФНС от 25 мая 2007 г. № 19-11/048795). Если НДС на основании таких счетов-фактур налогоплательщиком уже принят к вычету, то налоговые органы требуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции ( п. 1 ст. 122 НК РФ). Кроме того налогоплательщик будет обязан уплатить пеню за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС. Процентная ставка пени принимается равной 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации ( п.4 ст .75) и уплачивается одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме (п.5 ст.75). Внимание
Полную ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Федерального закона от N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Статья 169 НК РФ приводит только общие требования по составлению счетов-фактур. В п. 5 данной статьи просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. При этом как именно их заполнять, НК РФ не разъясняет. Налоговые же инспекторы с особой тщательностью проверяют, как оформлены счета-фактуры и правомерно ли налогоплательщик предъявил НДС к вычету. Условия для принятия НДС к вычету установлены гл. 21 НК РФ. Во-первых, товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС. Во-вторых, приняты к учету. В-третьих, налогоплательщик должен иметь должным образом оформленный счет-фактуру поставщика, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Бухгалтерам следует обратить внимание на важные моменты, связанные с подписанием счетов-фактур. У налоговых органов вызовет подозрение, если:

• на счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей;
• счет-фактура подписан одним лицом как за руководителя, так и за главного бухгалтера;
• в счете-фактуре, выставленном налогоплательщиком-организацией, отсутствует строка «Индивидуальный предприниматель (подпись) (ф.и.о.) (реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)»;

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Уполномочен подписать

Руководитель и главный бухгалтер организации вправе передать полномочия по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации. Уполномоченные лица действуют либо на основании приказа директора, либо на основании доверенности, составленной от имени организации. Учитывая , что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если в нем присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса. Налоговый кодекс и Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от N 914, далее — Правила) изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры не предусматривают. Соответственно, вносить в него сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не обязательно. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указана должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса. Некоторые организации заключают договоры на оказание бухгалтерских услуг со специализированной фирмой или специалистом — физическим лицом. Это разрешено п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от N 129-ФЗ. В этом случае подпись в счете-фактуре вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – руководитель организации, бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухучет. Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие счета-фактуры, то принять НДС к вычету вы будете не вправе.

Руководитель-главбух

Если в штате организации отсутствует должность главного бухгалтера, то его функции может выполнять руководитель организации. Соответственно он будет подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера одинаковой подписью в полях подпись руководителя и главного бухгалтера. Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: «Я, генеральный директор «Название организации» возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера…». Согласно п. 2 «г» ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично. Данная норма предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и за главного бухгалтера.

Счет-фактуру подписывает ИП

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он подписывает документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. При этом он не ставит подпись вместо главного бухгалтера — строка остается пустой. Ведь согласно законодательству ИП сам отвечает за ведение бухгалтерского учета. Глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным им лицом. Налогоплательщик может участвовать в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом (п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика — физического лица будет осуществлять свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная и электронно-цифровая подпись

Счет фактура подписывается

Одним из оснований для отказа в вычете «входного» НДС является наличие на соответствующем счете-фактуре подписи, которую поставило не уполномоченное на то лицо. Причем в некоторых случаях даже составленная должным образом доверенность, приказ или иной распорядительный документ ситуацию не спасает.

Пунктом 3 ст. 168 Налогового кодекса установлена обязанность плательщиков НДС выставлять при реализации товаров (работ, услуг), получении предоплаты в счет таковой или изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) соответствующие счета-фактуры. Для покупателя в силу п. 1 ст. 169 Кодекса такой документ является основанием для принятия к вычету налога:

• предъявленного продавцом при отгрузке товаров (далее — счет-фактура на отгрузку);
• уплаченного в составе предоплаты (далее — авансовый счет-фактура);
• в части увеличения стоимости отгруженного ранее товара (далее — корректировочный счет-фактура).

Кроме того, корректировочный счет-фактура служит основанием для вычета налога и для самого продавца — в части уменьшения стоимости отгруженного ранее товара.

Так или иначе, но чтобы обосновать вычет НДС счет-фактура еще должен отвечать определенным требованиям.

Формы счета-фактуры на отгрузку и аванс, а также корректировочного счета-фактуры утверждены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.

В нем же приведены Правила их заполнения (далее — Постановление N 1137, Правила заполнения счета-фактуры и Правила заполнения корректировочного счета-фактуры).

Однако первостепенными все же, безусловно, являются положения Налогового кодекса.

Обязательные для оформления счетов-фактур реквизиты установлены ст. 169 Налогового кодекса. В п. 5 данной статьи приведен перечень таковых для счета-фактуры на отгрузку, в п. 5.1 — для авансового счета-фактуры, в п. 5.2 — для корректировочного счета-фактуры.

Только при соблюдении требований данных положений Кодекса счет-фактура сможет послужить своим целям — стать основанием для вычета соответствующей суммы НДС. На это прямо указано в п. 2 ст. 169 НК. Кроме того, еще одно обязательное требование, общее для всех видов счетов-фактур, не соблюдение которого также автоматически «забракует» вычет, изложено в п. 6 ст.

169 Налогового кодекса. Согласно данной норме счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером компании либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени.

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем документ подписывается коммерсантом с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП. Аналогичный порядок предполагают и формы счетов-фактур.

Если продавец — организация

Итак, согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса при выставлении счета-фактуры юридическим лицом в общем случае таковой должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. При этом важно наличие именно обоих «автографов».

В противном случае в вычете НДС налогоплательщику может быть отказано (Постановления ФАС Поволжского округа от 19 мая 2011 г. по делу N А65-20359/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 9 апреля 2010 г. по делу N А15-2130/2008).

Тем не менее формальный подход к данному вопросу судьи все же не приемлют. В частности, должность «главный бухгалтер» в штате организации может попросту отсутствовать, что, например, актуально для представителей малого бизнеса. Ведь действующее законодательство (ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г.

по делу N А19-11133/08, ФАС Северо-Западного округа от 3 апреля 2009 г. по делу N А42-4022/2008, ФАС Московского округа от 16 января 2009 г. N КА-А40/11421-08).

Аналогичным образом судьи указывают, что если гендиром и главбухом является одно и то же лицо, то вычет на основании счета-фактуры, в котором в графах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» проставлена одинаковая подпись, также правомерен (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 3 июня 2009 г. по делу N А53-17547/2008-С5-23; ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2006 г. по делу N А56-35103/2005).

Вместе с тем п. 1 ст. 169 Кодекса предусматривает, что счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур в электронном виде.

В последнем случае счет-фактура должен быть подписан лишь электронной цифровой подписью (с нового года — усиленной квалифицированной электронной подписью) руководителя организации либо иных уполномоченных лиц (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК). Показатель данного документа «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п.

8 Правил заполнения счета-фактуры, п. 7 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Так или иначе, но руководителю и главному бухгалтеру организации совсем необязательно расписываться в счете-фактуре собственноручно. Право подписи данного документа может быть делегировано и иным лицам.

Но для этого их соответствующие полномочия необходимо закрепить приказом или доверенностью от имени компании. В этом случае в реквизитах «Руководитель организации…» и «Главный бухгалтер…» указываются подписи, а также фамилия и инициалы, лиц, фактически подписывающих счет-фактуру.

N 03-07-09/39, дополнительные реквизиты (сведения) в счете-фактуре, в том числе должности уполномоченного лица, нарушением порядка его оформления не являются. Исходя из этого целесообразно в документе отражать реквизиты документа, которым делегировано право подписи.

Следует отметить, что требование о расшифровке подписей в счете-фактуре установлено лишь Постановлением Правительства РФ N 1137, в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса о ней не упоминается. В этом смысле отсутствие таковых не должно быть основанием для отказа в вычете НДС.

Подтверждается это и арбитражной практикой (Определение ВАС РФ от 25 августа 2008 г. N 10415/08, Постановления ФАС Московского округа от 19 мая 2011 г. N КА-А40/4521-11, ФАС Поволжского округа от 18 марта 2010 г. N А72-3307/2008). Правда, встречаются все же и исключения — в Постановлении от 6 ноября 2009 г.

N А56-874/2008 судьи ФАС Северо-Западного округа отклонили довод заявителя о том, что счета-фактуры соответствуют требованиям ст.

169 Налогового кодекса, поскольку подписаны уполномоченным лицом по доверенности, выданной ему руководителем организации, поскольку в счете-фактуре его подпись не была расшифрована, а также отсутствовала ссылка на соответствующую доверенность.

Обратите внимание! Налоговый кодекс не содержит запрета на факсимильное воспроизведение подписи в счете-фактуре с помощью средств механического или иного копирования.

Однако представители как Минфина, так и ФНС считают неправомерным предъявлять к вычету НДС на основании счета-фактуры заверенного подобным образом (Письма Минфина России от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33, от 7 июля 2009 г. N 03-07-14/63, ФНС России от 19 октября 2005 г.

N ММ-6-03/886@). Более того, к аналогичному выводу пришел Президиум ВАС РФ в Постановлении от 27 сентября 2011 г. N 4134/11.

Если продавец — индивидуальный предприниматель

Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса при выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем таковой должен содержать подпись, собственно говоря, самого ИП. «Автографа» главного бухгалтера в данном случае не требуется.

При этом чиновники настаивают, что коммерсанты обязаны подписывать счет-фактуру исключительно собственноручно. В частности, о том, что ИП не вправе кому-либо доверить право подписи на счетах-фактурах, говорится в Письме Минфина России от 24 июля 2012 г. N 03-07-14/70.

Аналогичную позицию занимают и специалисты Федеральной налоговой службы в Письме от 9 июля 2009 г. N ШС-22-3/553@.

Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?

Как указывают чиновники, иной какие-либо иные варианты п. 6 ст. 169 Кодекса не предусмотрены.

Обратите внимание! При наличии нескольких лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера организации, может возникнуть ситуация, когда в экземплярах счета-фактуры продавца и покупателя поставлены подписи разных людей.

ФАС Московского округа при рассмотрении таковой отметил, что при получении счетов-фактур покупатель не может знать, что экземпляр продавца имеет другую подпись. Исходя из этого, судьи посчитали, что отказ в применении налогового вычета на данном основании неправомерен (Постановление от 14 сентября 2009 г. N КА-А40/9167-09).

Вместе с тем подобный подход, по сути, ограничивает права коммерсанта привлекать для исполнения своих налоговых обязанностей уполномоченных представителей, как это предусмотрено положениями гл. 4 Налогового кодекса.

Кроме того, как, например, указали судьи ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11 марта 2008 г. N Ф08-949/08-334А, ст.

169 Налогового кодекса, может, и не предусматривает прямо возможности подписания счета-фактуры иным лицом, кроме ИП, но и не содержит запрета на такие действия.

Исходя из этого, арбитры пришли к выводу, что при наличии соответствующего распоряжения или приказа либо доверенности, передающих право подписи счетов-фактур иному лицу, данный документ, подписанный не самим ИП, будет являться вполне правомерным основанием для вычета НДС.

Помимо непосредственно «автографа» индивидуальные предприниматели в счете-фактуре обязаны указывать реквизиты свидетельства своей регистрации в качестве ИП.

https://www.youtube.com/watch?v=zY_Ukq_sK2w

Это напрямую установлено п. 6 ст. 169 Налогового кодекса, а значит, отсутствие подобных сведений может стать причиной для отказа в вычете.

В.Топольцева

Кто подпишет счет-фактуру

Неужели из-за простой подписи счет-фактура может быть признан проверяющими недействительным? Оказывается, и такое бывает. Чтобы разобраться в этом вопросе, придется не только изучить письма и рекомендации чиновников из Минфина и налоговой, но и проанализировать арбитражную практику.

Подпись — это непросто

Заявить о своем праве на вычет или на возмещение сумм НДС из бюджета возможно лишь при том условии, что счет-фактура составлен строго по правилам, указанным в ст. 169 Налогового кодекса. Если хотя бы одно из требований, предъявляемых к этому документу, будет нарушено, то вычета налогоплательщик не получит.

Пункт 6 ст. 169 указывает на то, что «счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью». Вроде бы, все просто и ясно — но это лишь на первый взгляд.

На практике можно столкнуться с различными ситуациями, относительно которых законодательство внятных разъяснений не дает. Например, в малом бизнесе зачастую директор выполняет функции главбуха.

Будет ли счет-фактура, подписанный таким образом, признан действительным? Итак, попробуем со всем этим разобраться.

Поставьте два автографа

Рассмотрим вариант, когда директор фирмы является одновременно и ее главбухом. Подобная ситуация не является нарушением действующего законодательства по нескольким причинам. Во-первых, в нем не предусмотрено обязательное наличие в штате должности главного бухгалтера.

Во-вторых, Трудовой кодекс не содержит норм, запрещающих начальнику совмещать должности внутри организации. А в-третьих, согласно Закону о бухгалтерском учете «руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично» (п. 2 ст. 6 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ).

Такое совмещение должно быть отражено в учетной политике компании либо подтверждено соответствующим приказом по организации.

Обычно чиновники требуют, чтобы в случае, когда директор совмещает две должности, на счете-фактуре стояли две одинаковые подписи: в графе «руководитель организации» и в графе «главный бухгалтер».

Отсутствие какой-либо из них может привести к тому, что такой счет-фактура будет признан недействительным (Письмо Минфина России от 29 ноября 2004 г. N 03-04-11/212).

А для того чтобы у проверяющих не возникло «лишних» вопросов, к подобному счету-фактуре целесообразно приложить выписку из учетной политики или копию приказа о совмещении должностей.

Если, к примеру, в выставленном счете-фактуре нет подписи главбуха или вместо нее поставлен прочерк, то для подтверждения права на вычет налога по такому документу, возможно, придется обращаться в суд.

N Ф03-А51/06-2/4966).

Внимание! Ссылка на законодательство

Приняв к вычету НДС по счету-фактуре, составленному с нарушением порядка, установленного ст. 169 Налогового кодекса, вы рискуете не только потерять вычет. Вам также грозят пени и штраф в размере 20% от неуплаченных сумм налога (ст. 75, п. 1 ст. 122 НК).

Внимание к «закорючкам»

Разберем другую ситуацию: директор уехал в отпуск или командировку, а возможно, просто отлучился по делам или заболел. Кто подпишет счет-фактуру в его отсутствие? Велик соблазн попросту подделать подпись. «Подумаешь, какая-то закорючка! Нарисовали такую же, и нет проблем», — могут рассудить нерадивые сотрудники.

Однако такой подход грозит большими неприятностями. Как показывает судебная практика, проверяющие могут провести экспертизу подписей, доказав таким образом, что счет-фактура не соответствует требованиям Налогового кодекса (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2006 г. N Ф04-185/2006(19515-А67-25)).

Как следствие, право на вычет по такому документу будет утрачено.

Покупатель в счет фактуре

К отчетам прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.

А может случайно добавить лишние символы — тире, запятые, кавычки. (6) Покупатель ООО «Фирма “Три-Т”»К примеру, большие буквы в наименовании покупателя продавец может безболезненно заменить маленькими и наоборот. А может случайно добавить лишние символы — тире, запятые, кавычки.

Сделать это следует, придерживаясь требований правил заполнения счетов-фактур (приложение № 1 к постановлению от 26.12.2011 № 1137):

1. предъявить принципалу счет-фактуру на имя агента (заверенную копию);
2. перевыставить его на имя заказчика, сохраняя всю необходимую информацию, указав в нем дату первоначального документа на имя агента и реквизиты платежных поручений, подтверждающих выплаты агента продавцам и перечисление денег принципалом агенту.

Агенты заносят счета-фактуры (полученные и перевыставленные) только в журнал полученных/выставленных счетов-фактур, а в книгах продаж и покупок не отражают.

По облагаемым товарам/услугам, покупаемым для заказчика, агент принимает счета-фактуры, и, если он выступает в сделках от своего имени, то в них приобретателем будет он. Здесь возникает потребность перепредъявления счетов-фактур на имя заказчика.

Счет-фактура: внимание на подпись!

Экземпляры счета-фактуры подписаны разными лицами При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) выписываются два экземпляра счета-фактуры.

Один передается покупателю, а другой остается у продавца (исполнителя). Как правило, оба экземпляра подписывают одни и те же лица.

Но бывают случаи, когда экземпляры счета-фактуры подписывают разные уполномоченные лица продавца (исполнителя).

Такое возможно, если компания-продавец, имеющая многочисленные филиалы, формирование счетов-фактур и ведение книги продаж осуществляет централизованно.

Например, счет-фактура на оказание услуг филиалом составляется в учетной программе специальным подразделением центрального офиса компании-продавца, отвечающим за формирование счетов-фактур и ведение книги продаж. При этом экземпляр счета-фактуры, передаваемый покупателю, распечатывается и подписывается представителями филиала, а второй экземпляр, остающийся у продавца, распечатывается и подписывается в головном офисе.

Но не будет ли у покупателя проблем с вычетом НДС по такому счету-фактуре? Минфин России считает, что никаких сложностей не возникнет.

В специалисты финансового ведомства сказали следующее: «В случае если в силу технологических особенностей управления бизнес-процессами компании экземпляры счетов-фактур подписываются разными лицами, уполномоченными приказом (распоряжением) по организации или доверенностью от имени организации, то основания для отказа покупателям в применении вычетов соответствующих сумм налога отсутствуют при условии выполнения требований, предусмотренных п. 2 ст. 169 «. Действительно, Налоговый кодекс не содержит положений, обязывающих подписывать оба экземпляра счета-фактуры одними и теми же лицами.

Для подтверждения легитимности их подписей мы рекомендуем покупателю вместе с экземпляром счета-фактуры запросить у продавца копии этих документов. Отсутствие подписи главбуха Не должно быть проблем с вычетом НДС и в ситуации, когда счет-фактура, полученный от продавца, не содержит подписи главного бухгалтера. В Минфин России, сославшись на п.

2 ст. 169 , указал, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.

Заметим, что в этом письме рассматривалась ситуация, когда счет-фактура не подписан главным бухгалтером в связи с отсутствием такой должности в штате организации-продавца.

Кто вправе подписывать счет-фактуру

И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС.

Но мы считаем, что даже если в компании есть главный бухгалтер, отсутствие его подписи в счете-фактуре не может служить основанием для отказа в вычете НДС. Ведь это не будет мешать налоговикам идентифицировать продавца.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г.