Учет гсм по путевым листам 2019

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция по учету путевых листов и списанию топлива

Покупку и списание ГСМ регулярно отражают в учете многие организации. В этой статье вы узнаете, как в 1С 8.3 Бухгалтерия учитывать бензин и другие ГСМ, приобретенные за наличный и безналичный расчет. Также здесь есть подробная инструкция по списанию топлива по путевым листам.

Водитель может залить топливо за наличные или по топливной карте. В последнее время все популярней становится покупка бензина по топливным картам. Оплата в этом случае происходит через банк, а поступление ГСМ отражают по накладной или УПД. Однако по-прежнему популярен и старый способ – покупка топлива за наличный расчет.

В этом случае водитель составляет авансовый отчет. Но независимо от способа покупки, списание топлива на расходы делают только по путевым листам. В этой статье есть подробная пошаговая инструкция, как учесть ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам и за наличный расчет, а также как сделать списание ГСМ по путевым листам.

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам

Использование топливных карт позволяет контролировать:

• Сколько топлива приобрел водитель;
• Когда залил;
• Какое именно топливо;
• По какой цене;
• На какой заправке.

При заправке по топливной карте водителю не нужно составлять авансовый отчет. Единственный документ, который он предоставляет в бухгалтерию – путевой лист. Оплата ГСМ в этом случае производится по безналичному расчету в адрес поставщика по договору поставки по топливным картам.

В 1С 8.3 Бухгалтерия учет ГСМ по топливным картам делают в два шага:

1. Отражают поступление ГСМ по первичным документам от поставщика;
2. Списывают ГСМ по путевым листам водителя.

Шаг 1. Отразите поступление ГСМ

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам начинается с оприходования топлива на счет учета материалов. Чтобы отразить поступление бензина в 1С зайдите в раздел «Покупки» (1) и кликните на ссылку «Поступление (акты, накладные)» (2). Откроется список ранее созданных поступлений.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Поступление» (3) и кликните на «Товары (накладная)» (4). Откроется форма для создания нового поступления.

В документе укажите:

• Вашу организацию (5);
• Поставщика ГСМ (6);
• Договор с поставщиком на поставку по топливным картам (7);
• Склад (8). Создайте отдельный склад для ГСМ, так удобней контролировать остатки топлива;
• Номер и дату накладной от поставщика (9).

Далее нажмите кнопку «Добавить» (10) и заполните в табличной части накладной:

• Номенклатуру (11);
• Количество приобретенных ГСМ (12);
• Цену топлива (13);
• Ставку НДС (14);
• Счет учета (15). Здесь выберете счет 10.03 «Топливо»;
• Счет учета НДС (16). Выберете 19.03 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Для сохранения и проведения документа в 1С 8.3 Бухгалтерия нажмите кнопки «Записать» (17) и «Провести» (18). Теперь топливо находится на балансе вашей организации по дебету счета 10.03. Чтобы посмотреть проводки нажмите кнопку «ДтКт» (18). Откроется окно проводок.

В окне проводок видно, что бензин оприходован по дебету счета 10.03 (19) по количеству (20) и сумме (21). Также отдельно отражен НДС по поступившему топливу (22).

Следующим шагом будет отражение в учете списания ГСМ, его делают по мере расходования топлива на основании путевых листов.

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните:
8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Шаг 2. Отразите списание ГСМ по путевым листам

Списание топлива на счета затрат делают по путевым листам. В них водители указывают  количество израсходованного бензина (дизтоплива) и пройденный километраж. Данные из путевых листов сверьте с отчетами по расходу, которые вам предоставит поставщик топлива.

Списание бензина по путевым листам в 1С 8.3 делают документом «Требование-накладная». Чтобы его создать зайдите в раздел «Склад» (1) и кликните на ссылку «Требования-накладные» (2). Откроется окно с ранее созданными документами списания.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма для создания нового списания.

В требовании-накладной укажите:

• Вашу организацию (4);
• Дату списания (5);
• Склад, на котором числится топливо (6).

Для заполнения табличной части накладной нажмите кнопку «Добавить» (7) и укажите:

• Номенклатуру для списания (8);
• Количество израсходованных ГСМ (9);
• Счет затрат (10). Здесь выберете бухгалтерский счет, на который будет списано топливо. Например, торговые организации могут выбрать счет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», производственные предприятия – счета 20.01 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» или 26 «Общехозяйственные расходы»;
• Подразделение затрат (11). Здесь укажите подразделение, к которому относится данный расход;
• Номенклатурную группу (12);
• Статью затрат (13). Выберете нужную стать, например «Транспортные расходы».

Для завершения операции списания нажмите кнопки «Записать» (14) и «Провести» (15). Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (16). Откроется окно проводок.

В окне проводок видна бухгалтерская запись по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (17) и кредиту счета 10.03 «Топливо» (18). Таким образом, со счета учета материалов списан бензин в количестве 140 литров (19) на сумму его себестоимости (20). Напоминаем, что есть три способа расчета себестоимости материалов при их выбытии, один из способов нужно указать в учетной политике.

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по авансовым отчетам

Если водитель покупает бензин за наличные, то ГСМ учитывают в авансовых отчетах. Сначала оформляют выдачу денег через кассу. После покупки топлива оформляют авансовый отчет, прикладывая к нему кассовые чеки. Затем водители составляют за путевой лист и на его основании бухгалтера списывают топливо.

В 1С 8.3 Бухгалтерия учет ГСМ, приобретенных за наличные, делают в три шага:

1. Выдают наличные водителю;
2. Отражают поступление ГСМ по авансовому отчету;
3. Списывают ГСМ по путевым листам.

Шаг 1. Оформите расходник на водителя

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Кассовые документы» (2). Откроется окно для учета приходников и расходников.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Выдача» (3). Откроется форма для создания расходного кассового ордера.

В расходнике укажите:

• Вашу организацию (4);
• Вид операции (5). Выберете из справочника «Выдача подотчетному лицу»;
• Получателя (6). Выберете из списка сотрудников нужного подотчетника;
• Сумму (7);
• Статью расходов (8). Выберете из справочника нужную статью, например «Выдача денежных средств подотчетнику».

Для проведения документа нажмите кнопки «Записать» (9) и «Провести» (10). Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (11). Откроется окно проводок.

В окне видна бухгалтерская запись по дебету счета 71.01 и кредиту счета кассы 50.01 (12).

Шаг 2. Отразите в 1С 8.3 поступление ГСМ по авансовому отчету

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Авансовые отчеты» (2). Откроется окно для учета авансовых отчетов.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма авансового отчета.

В авансовом отчете укажите:

• Вашу организацию (4);
• Подотчетное лицо (5);
• Склад, на который нужно оприходовать топливо (6).

Во вкладке «Товары» (7) нажмите кнопку «Добавить» (8) и в табличной части авансового отчета укажите:

• Реквизиты первичных документов, которые водителю дали на заправке (9);
• Номенклатуру топлива (10);
• Количество купленного топлива (11);
• Его цену (12);
• Счет учета (13). Выберете счет 10.03 «Топливо».

Во вкладке «Авансы» (14) выберете из списка расходный кассовый ордер, по которому выдавались деньги подотчетнику.

Для проведения документа нажмите кнопки «Записать» (15) и «Провести» (16). Чтобы посмотреть проводки нажмите кнопку «ДтКт» (17). Откроется окно проводок.

В окне проводок видна бухгалтерская запись по оприходованию топлива по дебету счета 10.03 (18) и кредиту счета 71.01 (19) в количестве 94 литров (20). ГСМ оприходованы, следующим шагом проведем списание топлива на расходы.

Шаг 3. Отразите списание ГСМ по путевым листам

Списание топлива на счета затрат делают по путевым листам. В них водители указывают  количество израсходованного бензина (дизтоплива) и пройденный километраж. Списание бензина по путевым листам в 1С 8.3 делают документом «Требование-накладная». Процедура списания аналогична списанию топлива при покупке ГСМ по топливным картам. Читайте об этом в шаге 2 предыдущей главы.

Здесь читайте про оприходование товара в 1с 8.3: пошаговая инструкция.

Учет топливных карт: разбираем основы

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии — это современный способ приобретения ГСМ для эксплуатации транспорта. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков.

В бухучете возникают постоянные разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика.

Применяя топливные карты, учет в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с топливными картами позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках именно в тот момент, когда это действительно необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации.

Виды ТК различны:

• лимитированные, доступный к отпуску бензин разрешено использовать только в установленном пределе, лимит может быть выделен на сутки или неделю;
• нелимитированные, по которым нет установленного ограничения, то есть отпуск топлива производится по потребности.

• денежные, то есть на баланс карточки вносится определенная сумма, и при очередном отпуске ГСМ списывается его стоимость по фактической цене, актуальной на день совершения операции;
• литровый, держатель ТК приобретает конкретное количество литров топлива, уплачивая сумму из расчета цены на день покупки, списание производится в литрах, без учета динамики цен на ГСМ.

• дебетовые карточки, то есть держатель ТК должен сначала пополнить баланс, зачислив деньги или оплатив литры, и только потом списывать доступные ГСМ;
• кредитные ТК, отпуск топлива идет в кредит, то есть оплата производится по окончании расчетного периода. Такой вид ТК оформляется довольно редко, и бухгалтерский учет топливных карт вызывает вопросы.

Как оформить топливную карточку

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна.

Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций).

К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки может быть предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре предусмотрен возврат ТК по окончанию действия договора.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — момент заправки транспортных средств в перечисленных пунктах.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы.

Компании недостаточно только отразить правильные проводки в бухучете, сначала нужно закрепить в локальных распорядительных документах, на каком счете учитывать топливные карты, как учитывать бензин по топливным картам, и прочие важные моменты. Разберемся, как правильно это сделать.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно. Необходимо раскрыть следующую информацию:

1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо будет приходоваться в бухучете, а затем списываться.
2. Нормы на списание топлива по топливным картам юридического лица. При определении норм учитывайте категорию транспортного средства и период эксплуатации (зима-лето).
3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по горюче-смазочным материалам.
4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов. В состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
5. Алгоритм на принятие к учету топливных карт, их списание. Необходимо обозначить причины, по которым ТК должна быть списана.
6. Правила, как проходит выдача топливных карт сотрудникам, как оформить нужную процедуру документально.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, которые будут использовать ТК в работе и отвечать за их сохранность. Необходимо обозначить структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.

В дальнейшем потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией в рамках заключенного договора. Сверки надо проводить не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Когда нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, можно перейти непосредственно к составлению бухгалтерских записей. Обратите внимание, какими записями надо отражать хозяйственные операции в организации:

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. Поставщики в большинстве случаев предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карточки. В этом случае стоимость самой карты без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного аванса на баланс отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Проводки:

ОперацияДебетКредит

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки	60	51
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной	10.6	60
Учтен НДС по ТК	19	60
НДС принят к вычету	68	19
Стоимость карточки списана в расходы	202644	10.6

Как выдать топливную карту сотруднику? Отражать выдачу ТК на счете 71 бухучета некорректно, работник не получил никаких денег. Так как топливные карточки отнесены к бланкам строгой отчетности, то допустимо организовать их учет на соответствующих забалансовых счетах. Как будет отражаться топливная карта, забалансовый счет следует закрепить в учетной политике.

При списании ТК подготовьте акт и сделайте соответствующую запись в бухучете по кредиту забалансового счета, на котором оприходована ТК. Причиной списания топливных карт могут быть: смена поставщика, моральное устаревание, физический износ или порча.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляйте в отдельности от стоимости самих ТК. Сначала отражается предоплата, то есть пополнение баланса карточки. Дальнейшие операции проводятся на основании документации, полученной от поставщика по итогам расчетного периода. В обычной практике — по итогам месяца.

Поставщик собирает информацию со всех точек карточных терминалов АЗС, проводит анализ и обобщение информации. Затем формирует отчетную документацию:

1. Итоговый отчет по операциям, к примеру, за месяц.
2. Товарную накладную.
3. Счет-фактуру.
4. Акт сверки взаиморасчетов.

Полученные документы требуется сверить с путевыми листами, чеками о заправке, индивидуальными учетными отчетами работника. Выявленные разногласия следует устранить незамедлительно. Теперь следует оприходовать ГСМ на счет 10.3 «Топливо» на основании товарной накладной и отчета по операциям. Списание проводите на основании путевых листов.

Проводки:

ОперацияДебетКредит

Перечислен аванс на баланс топливной карты	60.2	51
ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных	10.3	60.1
Учтен НДС	19	60
НДС принят к вычету	68	19
Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ	60.1	60.2
Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов	202644	10.3

Налоговый учет

Отдельное внимание уделите правилам налогообложения таких затрат. В учетной политике для целей налогообложения закрепите:

1. Порядок отнесения затрат на покупку самой ТК. Здесь допустимо несколько вариантов:

• списание на прямые затраты;
• включение в расходы, связанные с содержанием транспортных средств;
• отнесение в состав прочих затрат.

НДС, включенный в стоимость ТК, можно принять к вычету, но только после принятия ТК к учету и получения счета-фактуры на нее. Применение вычета считается правомерным, если организация является плательщиком НДС и использует карты в налогооблагаемых операциях.

1. Порядок отнесения затрат на ГСМ. Расходы этой категории могут быть учтены при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, но только при соблюдении условий:

• расходы обоснованны, издержки произведены в рамках установленных норм;
• подтверждены документально (чеки, квитанции, счета-фактуры, накладные);
• совершались с целью осуществления основного вида деятельности, приносящей доход.

Проводки по ТК для бюджетников

Учреждения бюджетной сферы обязаны вести бухучет по особым нормам. Как и коммерческим субъектам, необходимо обозначить все ключевые моменты по ведению учета ТК и ГСМ по ним в учетной политике.

Как отражать в учете бюджетного учреждения такие операции:

1. Куплена ТК на сумму 500 рублей.
2. Перечислен аванс — 50 000 рублей.
3. Заправки по карте — 7000 рублей.

ОперацияДебетКредитСумма, рублей

Отражены расходы учреждения по изготовлению топливной карты	0 401 20 2260 109 ХХ 226	0 302 26 730	500,00
Произведена оплата за изготовление ТК	0 302 26 830	0 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 18	500,00
Топливная карта принята к учету на забаланс	03	1,00
Перечислен аванс поставщику ГСМ	0 206 34 560	0 201 11 610Одновременно по забалансуПо кредиту счета 18	50 000,00
Учтен бензин, полученный водителем при заправке по топливной карте	0 105 33 340	0 302 34 730	7000,00
Списаны израсходованные ГСМ	0 401 20 2720 109 ХХ 272	0 105 33 440	7000,00
Частично зачтен аванс в части полученного топлива по ТК	0 302 34 830	0 206 34 660	7000,00

Законодательное обоснование

Действующие законодательные нормы:

1. Порядок оприходования ГСМ — п. 5 и 6 ПБУ 5/0.
2. О переходе прав собственности на топливо — ст. 223 ГК РФ и ст. 458 ГК РФ.
3. Вычет по НДС — п. 1 ст. 172 НК РФ.
4. Нормы расхода горюче-смазочных материалов — Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р.
5. Необходимость документального подтверждения затрат на ГСМ — п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ и п. 1 ст. 252 НК РФ.

Отчет по топливным картам

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 10 «Материалы». Топливо принимайте к учету по фактической себестоимости (без НДС) (п. 5, 6 ПБУ 5/01). Сумму НДС, выделенного в счете-фактуре, отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо.

Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов).

Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ).

Дебет 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика» Кредит 60

– приняты к учету ГСМ, право собственности на которые перешло к организации (на основании накладной).

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «ГСМ в резервуарах поставщика»

– оприходованы ГСМ, заправленные в бак автомобиля (на основании чеков АЗС).

Дебет 10-3 Кредит 60

– оприходованы ГСМ.

НДС можно принять к вычету только при поступлении счета-фактуры от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки

4 июня ООО «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание денежной топливной карты. В этот же день организация оплатила карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

По договору плата за обслуживание карты не взимается, право собственности на ГСМ переходит к «Альфе» в момент заправки.

Карта предназначена для заправки автомобиля КамАЗ-5320, который используется для доставки готовой продукции покупателям.

5 июня топливная карта была получена и передана водителю Ю.И. Колесову.

30 июня «Альфа» перечислила на карту аванс в сумме 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

В бухучете организации сделаны следующие записи.

Дебет 60 Кредит 51– 118 руб. – оплачена топливная карта;

Дебет 44 Кредит 60– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты;

Дебет 19 Кредит 60– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 015 «Топливные карты»– 118 руб. – учтена топливная карта;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте.

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51– 5900 руб. – перечислен аванс на карту.

В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):

• 3 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
• 17 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

Приобретение ГСМ бухгалтер «Альфы» отразил проводками.

Дебет 10-3 Кредит 60– 2288 руб. (180 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 19 Кредит 60– 412 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

Дебет 10-3 Кредит 60– 2542 руб. (200 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 19 Кредит 60– 458 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

По итогам месяца (31 июля) АЗС предоставила организации:

• счет-фактуру;
• акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;
• отчет по операциям с топливной картой.

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»– 5700 руб. (2288 руб.  412 руб.  2542 руб.  458 руб.) – зачтен ранее перечисленный аванс;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– 870 руб. (412 руб.  458 руб.) – принят к вычету НДС по ГСМ (на основании счета-фактуры).

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Документальное подтверждение

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы.

Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см.

 Как отразить в бухгалтерском учете приобретение ГСМ за наличный расчет.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Расчет количества топлива

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л)

=

Остаток топлива при выезде автомобиля (л)

Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л)

–

Остаток топлива на конец дня (л)

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

Дебет 20 (23, 26, 44…) Кредит 10-3

– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.

Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица.

Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги.

Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

• денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
• литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

• перечисление аванса поставщику ГСМ;
• списание денежных средств в оплату;
• отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
• остатки денежных средств.

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.
Проводки по учету электронных носителей АЗС

операцииДебетКредит

Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты	10	60
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)	19	60
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода	20, 25, 26, 44	10
Перечислена оплата поставщику	60	51
НДС принят к возмещению	68	19
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители	012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику	012работник	012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации	012склад	012работник
Списан более не используемый электронный носитель	012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

• накладную (акт приема-передачи);
• счет-фактуру;
• отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

операцииДебетКредит

Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС	60авансы	51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей	10	60
Отражен НДС по поступившим ГСМ	19	60
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику	60	60авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов	20, 25, 26, 44	10
НДС принят к вычету	68	19

Порядок списания ГСМ по путевым листам на примере

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-60-72 (добавочный 784). Это быстро и бесплатно!

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

• топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
• масла и смазки;
• различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа.

Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Правила и порядок

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива.

Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ.

Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

Пример

В августе 2019 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.08.2019 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр.

Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс».

Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.

Дт	Кт	∑, руб.
10	60	6 666,67	Поступление бензина от поставщика
19	60	1 333,33	НДС

Рассчитаем среднюю стоимость бензина в августе 2019 года:

(80 л × 38 руб. + 6 666,67 руб.) / (80 л + 200 л) = 34,67 руб.

1. Списание бензина по факту.

В августе 2019 года был сделан 1 выезд машины по служебным целям. В ПЛ указано, что при выезде в баке «Нивы» было 40 л бензина, выдано 20 л и при возвращении обратно на предприятие остаток в баке составил 30 л.

Определим фактический расход топлива:

40 л + 20 л − 30 л = 30 л.

Сумма списания бензина в марте составит:

30 л × 34,67 руб. = 1040,10 руб.

Дт	Кт	∑, руб.
26	10	1 040,10	Списан бензин на общехозяйственные нужды

1. Списание бензина по нормативу.

Предположим, что ПЛ не отражает обороты топлива. Компания использует ПЛ с отражением показаний одометра.

В ПЛ произведены отметки о пробеге «Нивы»: на начало поездки 5000 км, после возвращения на предприятие — 5070 км. Обратимся к распоряжению № АМ-23-р.

В п. 7 документа можно увидеть формулу для расчета расхода топлива:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D), 

где:

Qн — нормативный расход топлив, л;

Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

В подп. 7.1 документа находим Нs для нашего автомобиля — 10,9 л.

Коэффициент D находим в приложении № 2 к документу — 10% (для Челябинской области).

Определим расход бензина в марте:

0,01 × 10,9 л × 70 км × (1 + 0,01 × 10 %) = 8,4 л.

Сумма списания бензина в марте составит:

8,4 л × 34,67 руб. = 291,23 руб.

Дт	Кт	∑, руб.
26	10	291,23	Списан бензин на общехозяйственные нужды

Первичная документация

ГСМ в целях первичного учёта признаются:

• бензин;
• ДТ;
• газ (сжиженный, сжатый, нефтяной).

А также специализированные смазочные материалы и жидкости технического назначения (моторные масла, антифризы, специальные смазки).

Перед выездом на маршрут в бак автотранспортного средства заливается количество топлива, которое называется нормативным. Для каждой марки машины в отдельности это количество определяется в соответствии с нормой, утверждённой локальным актом (приказом) по предприятию.

Выданное топливо заносится в специальный проездной лист водителя – путёвку. В ней проставляется количество топлива на момент выезда из гаража, пробег (км) и остаток бензина, ДТ или газа в баке по завершении сменного задания.

Путёвка представляет собой основной бухгалтерский документ, подтверждающий количество израсходованных водителем в пути ГСМ для последующего списания.