Условные обозначения табеля учета рабочего времени 2019

Табель учета рабочего времени на 2019 год

Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч.

Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля.

Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.

Также табель используется при начислении социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком).

Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.

Бесплатно сдать сведения о среднесписочной численности через интернет

Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.

Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.

Заполнить форму П-4 по новым правилам и сдать в Росстат через интернет

Формы табеля учета

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н.

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками по большому количеству работников Попробовать бесплатно

Как фиксировать отработанное время

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13.

Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.).

Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени.

При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре.

Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе.

В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы.

Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.

Бесплатно рассчитать зарплату, отпускные и пособия в веб‑сервисе

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2019 год

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Срок хранения Табеля учета рабочего времени

Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

Эти документы нужно хранить 75 лет. Такие правила установлены Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 1 ст. 17 и ст. 21.1 закона) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558 (п. 1.4 и ст.

586 перечня).

Законодательство не регламентирует, как именно и где конкретно работодатель должен хранить табели (как за текущий год, так и за предыдущие годы).

Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2019 год надо распечатать и подписать.

На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.

Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря).

В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов.

Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2019 года были учтены следующие данные.

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Данные о работе

Обозначения в табеле учета рабочего времени: цифровые и буквенные коды

Табель учета ведут с помощью условных обозначений. В статье рассказано, какие бывают коды, как компании самостоятельно разработать и применять обозначения. Ниже таблица условных обозначений, которую можно скачать.

Формы табеля учет рабочего времени утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Там же приведены условные обозначения, чтобы вести табель. Предусмотрены буквенные и цифровые коды. Например, для обозначения продолжительность работы в дневное время применяют:

• код Я — буквенный;
• код 01 — цифровой.

Бухгалтер сам решает, какие применять коды. Для единообразия рекомендуют применять коды одного вида, либо цифровые, либо буквенные.

Собственные коды обозначения в табеле учета

Бухгалтер может отказаться от унифицированных кодов и применять разработанные самостоятельно обозначения. Допускается смешанный вариант — собственные коды и обозначения из унифицированных форм табелей.

Чтобы применять свои коды, нужен приказ руководителя. Возможность применять собственные обозначения должна быть предусмотрена учетной политикой.

Например, согласно статье 258 Трудового кодекса РФ работающим женщинам с детьми до полутора лет предоставляются дополнительные перерывы для кормления ребенка.

Поэтому организация может для отражения в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда дополнить форму условным обозначением:

• «Перерыв для кормления ребенка»;
• «КР» — буквенный код;
• «39» — цифровой код.

Такая возможность предусмотрена Порядком, утвержденным постановлением Госкомстата от 24.03.1999 № 20.

Табель учета рабочего времени: коды условных обозначений

Перечень условных обозначений, которые могут быть использованы для учета рабочего времени в табеле, приведен в таблице.

Таблица кодов условных обозначений

Условные обозначенияБуквенный кодЦифровой код

Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Продолжительность работы
Продолжительность работы в дневное время1	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Командировка
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Отпуск
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя1	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Нетрудоспособность
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Прогулы, неявки
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Выходные дни
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Простой
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36
Отстранение от работы
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно
Время прохождения медико-социальной экспертизы	ЭК	37
Время диспансерного обследования беременных сотрудниц	ДИ	38
Время дополнительных перерывов для кормления ребенка	КР	39

Обозначения в электронном табеле

Условные обозначения табеля учета рабочего времени 2019

Код Наименование показателя А Неявки с разрешения администрации Б Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам В Выходные и нерабочие праздничные дни Г Выполнение государственных обязанностей К Служебные командировки Н Работа в ночное время О Очередные и дополнительные отпуска ОР Отпуск по уходу за ребенком П Прогулы С Часы сверхурочной работы НН Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) ВУ Выходные по учебе ОУ Учебный дополнительный отпуск ЗН Замещение в 1-3 классах ЗП Замещение в группах продленного дня ЗС Замещение в 4-11-х классах РП Работа в выходные и нерабочие праздничные дни Ф Фактически отработанные часы Для удобства предлагаем скачать файл с расшифровкой табеля учета рабочего времени 2019 года.

• Удобством использования для расчета зарплаты.
• Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 1 января 2013 года для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.Однако формы Т-12 (для ручного заполнения) и Т-13 (могут заполняться автоматизировано) успели зарекомендовать себя с положительной стороны как наиболее удобные в употреблении. В связи с этим большинство компаний так и продолжают их использовать, внося иногда отдельные коррективы.

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2019 годах

Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки.

Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами.

В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.

• «Я» — выход сотрудника на работу в дневное время согласно установленному в организации режиму рабочего времени;
• «Н» — выход сотрудника на работу в ночное время (согласно нормам ст. 96 ТК РФ, таковым считается выход на работу с 22:00 до 6:00);
• «РВ» — работа в выходные и праздничные дни (официально выходные и праздники устанавливаются нормами ст. 111–112 ТК РФ);
• «С» — сверхурочная работа, к которой, согласно ст. 99 ТК РФ, работник привлекается по инициативе работодателя и с согласия работника (основанием для проставления этой отметки служит дополнительный документ, из которого следует, что работник свое согласие дал);
• «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
• «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
• «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
• «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст. 81 ТК РФ как отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
• «В» — выходные дни — так помечаются дни, когда работник не вышел (и не должен был выходить) на работу (поскольку в табеле указываются все числа, выходные, чтобы не запутаться в дальнейшем при расчетах, тоже помечаются).

Интересное:  Медицинский страховой полис серия и номер где

Как обозначается отпуск в табеле в 2019 году

1. Ежегодно предоставляемый очередной отдых – ОТ/09.
2. Дополнительные отпускные периоды – ОД/10.
3. Допотпуск, выделенный на обучение с сохранением средней заработной платы – У/11.
4. Дополнительные дни для учебы неоплачиваемые – УД/13.
5. Декретный отпуск по беременности и родам – Р/14.

6. Декретный для ухода за новорожденным – ОЖ/15.
7. Административный отдых по согласования с нанимателем – ДО/16.
8. Дни без сохранения зарплаты, предоставляемые по закону – ОЗ/17.
9. Ежегодный допотпуск, который выдается без оплаты – ДБ/18.

1. Вынужденные прогулы по причине признания увольнения или перевода на иное рабочее место незаконными – ПВ/22.
2. Отсутствие на работе по причине исполнения государственных обязанностей – Г/23.
3. Отстранение от труда с выплатой пособия – НО/34.
4. Недопущение к работе без оплаты – НБ/35.

5. Приостановка выполнения своих обязанностей по причине задержки зарплаты – НЗ/36.
6. Забастовка – ЗБ/29.

Онлайн журнал для бухгалтера

1. Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
2. Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.

3. РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
4. С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы.

   Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.

5. К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
6. ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной).

   На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.

7. ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
8. У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п.

   Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.

9. УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.

10. УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
11. Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
12. ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.

13. ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
14. ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
15. Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»).

    Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.

16. Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
17. ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим.

    Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.

18. РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
19. Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.

20. ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.

21. НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
22. В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
23. ЗБ (29) – забастовки.

    Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.

24. НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

Интересное:  Региональный материнский капитал в мурманской области

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначение больничного 2019 в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Код проставляется в первой половине строки табеля. При подаче документа учета в бухгалтерию необходимо просчитать количество отработанных дней или часов, исключая время, когда сотрудник находился на больничном.

Табель учета рабочего времени с условными обозначениями 2019 заполняют в соответствии с действующими правилами. Если на предприятии условия труда относятся к нормальным, срок хранения документов первичного учета составляет 5 лет. При учете рабочего времени персонала, выполняющего обязанности во вредных или опасных условиях, табель передают в архив и хранят 75 лет.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Табель учёта рабочего времени на 2019 год

Согласно распоряжению Минфина от 01.01.2013 года составляемый документ не обязательно должен в точности повторять форму образца, который теперь носит лишь рекомендательный характер. Но, поскольку большинство официальных инспекторов и проверяющих требуют точного соответствия и могут назначить штраф за несоблюдение формы, лучше придерживаться рекомендаций Министерства финансов.

• Форма N Т-12. Представляет собой кадровый документ, в котором все графы оформляются вручную, а информация в него записывается ответственным лицом.
• Форма N Т-13. В отличие от предыдущего случая, это электронная версия табеля. в электронном варианте не изменяется. Это удобный вариант для предприятий, на которых широко используется автоматическая обработка информации. После оформления в электронном виде листы должны быть распечатаны и подкреплены живыми подписями ответственных лиц: начальником отдела кадров (или человеком, исполняющим его должностные обязанности) и непосредственным руководителем подразделения (начальником, заведующим и т.д.).

Как заполнить бланк табеля рабочего времени

• если труженика нет на месте, и никто не знает где он, в первый день для начала проставляется НН;
• после появления сотрудника на месте и оформления письменного объяснения либо же предоставления иного документа, допустим, больничного, указывается код «ПР» — прогул либо же «Б» болезнь.

Указанный документ относиться к унифицированной документации, которая на основании Постановления Госкомстата №1 имеет рекомендованную форму заполнения, а также определенную кодировку, созданную для всех случаев рабочего процесса — от прогула и отпуска до командировки и простоя.

Табель учета времени обозначения

Табель учета рабочего времени на 2019 год (скачать бесплатно в excel чистый бланк простой)

Табель учета рабочего времени на 2019 год — это документ на основании которого начисляют заработную плату персоналу. Он потребуется каждому работодателю. В статье — чистый бланк документа, который можно скачать в формате excel. Кроме того, здесь вы найдете сервис, который заполняет документ онлайн.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Заполнить табель онлайн, сохранить на свой компьютер и распечатать вы можете а программе БухСофт. Она составит табель для любого режима работы фирмы или ИП. Вы можете установить сотрудникам индивидуальный график и документ будет заполнен автоматически. Попробуйте бесплатно:

Заполнить и скачать табель онлайн

Также вы можете бесплатно скачать унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13 в формате excel:

Функции табеля учета использования рабочего времени

Любому работодателю важно знать, на что потратил рабочее время тот или иной сотрудник. Какое именно время считать рабочим, каждая фирма или предприниматель решают сами. Свое решение они закрепляют в локальных документах. Чаще всего – в правилах внутреннего трудового распорядка и в трудовых договорах.

Фрагмент Правил может выглядеть так:

«5.1. Длительность рабочего времени в организации — 40 часов в неделю.5.2. При приеме на работу сокращенная длительность рабочего времени распространяется на: …5.3.

Неполное рабочее время вводится по договоренности между работодателем и сотрудником, а также в обязательном порядке — по просьбе следующих сотрудников: …5.4. Максимальная длительность ежедневной работы ограничена для: …5.5.

Для всех сотрудников длительность рабочего дня, предшествующего праздничному, сокращается на час.

5.6. Работодатель привлекает сотрудника к сверхурочной работе, если: …»

Вести подсчет рабочего времени нужно, чтобы контролировать соблюдение его лимита. По трудовому законодательству длительность работы человека в неделю должна быть в пределах 40 астрономических часов. Поэтому подсчет времени ведут в отношении каждого лица отдельно. Способы исчисления рабочего времени см. в таблице 1.

Таблица 1. Способы учета рабочего времени

Вид учета времени	Особенности
Поденный	Так считают рабочее время, если в неделе пять или шесть рабочих дней
Суммированный	Так считают рабочее время, если технология работы не дает выдерживать для сотрудников установленную длительность работы в день или в неделю

Кто обязан заполнять пустой бланк табеля учета рабочего времени?

Ведет табель сотрудник, которого назначает своим приказом руководитель. Как правило, это специалист кадрового отдела. Но на крупных предприятиях информацию для составления табеля могут подавать руководители структурных подразделений. В маленьких фирмах и у предпринимателей обязанность вести кадровые документы могут возложить на любого сотрудника, как правило – на бухгалтера.

Вы можете воспользоваться программой БухСофт. Она составит табель автоматически и выведет его на печать. Попробуйте бесплатно

Заполнить табель онлайн

Формы табеля учета рабочего времени в 2019 году

Фирмы и предприниматели имеют два варианта использования кадровой документации:

1. Применять унифицированные формы. 
2. Создать и утвердить свои собственные. При таком варианте важно включить в них все обязательные реквизиты, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утвержденные в качестве элемента учетной политики.

В части подсчета рабочего времени можно:

1. Применять собственную форму табеля учета рабочего времени на 2019 год с необходимыми реквизитами, которую утвердил директор компании или ИП.
2. Использовать унифицированные бланки табеля по формам Т-12 или Т-13 после утверждения соответствующего приказа руководителя. Фирма вправе выбрать любую из этих форм. Ограничений законодательство не содержит. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. 

Образцы табеля учета рабочего времени на 2019 год

Образец заполнения табеля по форме Т-12:

Табель по форме Т-13 выглядит так:

Условные обозначения

Кодовые обозначения нужны, чтобы вносить информацию о рабочем времени сотрудников  в графы и строки табеля, не прибегая к длинным формулировкам. Использовать можно или унифицированные коды, или разработанные работодателем самостоятельно. Однако на практике обычно применяют унифицированную кодировку.

Бухгалтеру и сотруднику кадрового отдела удобнее знать самые часто встречающиеся коды наизусть. Они приведены в таблице 2.

Таблица 2. Условные обозначения для заполнения табеля учета рабочего времени в 2019 году

Код цифровой	Код буквенный	Расшифровка
01	Я	Работа днем
02	Н	Работа ночью
03	РВ	Работа в выходные и праздники
04	С	Работа сверхурочно
06	К	Командировка
09	ОТ	Основной оплачиваемый отпуск. Как производится расчет отпускных в 2019 году см. по ссылке
14	Р	Декретный отпуск
15	ОЖ	Отпуск по уходу за ребенком
16	ДО	Отпуск за свой счет
19	Б	Больничный
24	ПР	Прогул
30	НН	Отсутствие по неизвестным причинам
36	НЗ	Приостановка работы при невыплате зарплаты

По ссылке смотрите образец заполнения справки о среднем заработке для центра занятости.

Порядок заполнения табеля

Правила заполнения простого табеля учета рабочего времени содержат Указания по применению и заполнению форм документации по учету труда. Госкомстата утвердил их постановлением № 1 от 05.01.2004 года. Учета отработанного времени показывают: 

• в форме Т-12 по графам 4, 6;
• в форме Т-13 по графам 4, 15 и 16.

Верхняя строка любой из этих двух форм нужна для условных обозначений (кодов) рабочего времени. В нижней приводят продолжительность времени, которое было отработано или не отработано (в часах, минутах) по соответствующим кодам.

Работодатель вправе увеличить количество граф в табеле для фиксации дополнительных данных по режиму работы. Например, проставить время начала и окончания смены. Это целесообразно, если персонал трудится в условиях, которые отличаются от обычных.

В графах 5 и 7 формы Т-12 в верхних строках указывают количество дней, которые были отработаны. Нижние строки служат для отработанных часов. При регистрации в табеле неявок (отклонений), которые учитывают в днях (например, дни болезни или отпуска) в верхней строке ставят буквенный код условного обозначения неявки. Нижние графы оставляют пустыми.

В форме Т-12 (раздел 2) указывают сумму оплаты. Кроме того, здесь отражают корреспондирующий счет на который начисляют зарплату за отработанный период. В большинстве случаев это «расходные» счета 20, 26, 44, 91.

Аналогичные данные указывают в графе 8 бланка Т-13.

Форма 0504421 Табель учета рабочего времени: условные обозначения и образец заполнения

Для учета отработанных часов бюджетные организации используют форму 0504421 – табель учета рабочего времени. Условные обозначения в этой форме имеют некоторые отличия, от тех, которые приняты в табелях форм Т-12 и Т-13.

Смотрите, как правильно заполнить форму табеля учета рабочего времени и что делать, если в нем обнаружены ошибки. В статье вы можете скачать бланк по форме 0504421 и образец заполнения.

Форма табеля учета использования рабочего времени 0504421

Типовая форма 0504421 табель учета рабочего времени, порядок его заполнения утверждены в Приказе Минфина № 52н от 30.03.15 г. Этот бланк (ОКУД 0504421) требуется использовать в следующих видах учреждений:

• Муниципальные и бюджетные.
• Органы госвласти.
• Органы местного самоуправления.

Не допускается применение другой формы в указанных организациях. При этом можно заполнить табель 0504421 с указанием дополнительной информации по усмотрению работодателя. Точный регламент составления документа нужно утвердить в учетной политике учреждения.

Порядок заполнения формы 0504421 и таблица обозначений

Табель учета использования рабочего времени ф. 0504421 составляется в соответствии с требованиями Приказа № 52н. Актуальные на 2019 г. правила отражения информации:

• Форма по ОКУД 0504421 заполняется отдельно на каждый месяц – открывается документ за несколько (2-3) дней до наступления расчетного периода.
• При внесении информации применяются не цифровые коды (как в Т-12/Т-13), а буквенные.
• Основанием для отражения данных являются приказы руководителя о кадровых перестановках и другие документы.
• Итоговые сведения по отмеченным видам занятости и отдыха рассчитываются ответственным сотрудником после внесения в табель всех данных за месяц.
• Заполненная форма передается в бухгалтерию организации не позднее срока, определенного в учетной политике – обычно за пару дней до расчетов с персоналом по зарплате.

Существует два варианта указания информации в форме (Приложение 5 к Приказу № 52н):

• Путем отражения фактического времени работы и отсутствия специалиста.
• Посредством регистрации ситуаций отклонения фактического рабочего времени от нормального. При этом в бланк вносятся данные о выходных днях, командировках, отпускных периодах, больничных и т.д. Автоматически пустые ячейки признаются днями явки сотрудника на свое рабочее место. Этот вариант более удобный для учреждений на 5-дневке с традиционным 8-часовым днем занятости и двумя выходными.

Какой именно способ заполнения выбрать – решает организация самостоятельно. Метод утверждается в учетной политике субъекта.

Как вести учет рабочего времени

Порядок составления табеля:

• Верхняя строчка – здесь приводится точное количество часов. Как правило, в данной графе обозначается тот вид явки, за который начисляется зарплата. Это, к примеру, командировка, обычная явка, занятость в праздники, выходные, сверхурочные дни и пр. Или указывается период отсутствия, который подлежит вычету, то есть не оплачивается (прогулы и пр.).
• Нижняя строчка – здесь приводится специальный код (в буквенном выражении). Если за один день специалист выработал несколько разных видов занятости, такие данные вносятся в нижнюю графу. При этом под соответствующим буквенным кодом (для основного вида времени) проставляется знак дроби. В числителе указывается буквенный код, в знаменателе – число часов. Пример записи – рабочая смена с ночной занятостью и сверхурочной.

 В медицинских учреждениях есть свои особенности учета рабочего времени

Обратите внимание! Если за один день у одного работника имеется более двух видов рабочего времени, сведения по такому специалисту отражаются в табеле два раза.

Таблица обозначений в табеле учета использования рабочего времени (ф 0504421):

Буквенный код	Расшифровка
А	Отсутствие на рабочем месте с разрешения администрации
Б	Временная нетрудоспособность, в том числе и в связи с беременностью
В	Выходные и нерабочие праздничные дни
Г	Выполнение государственных обязанностей
К	Командировки
Н	Работа в ночное время
О	Очередной оплачиваемый отпуск
ОР	Отпуск по уходу за ребенком
П	Прогул
С	Сверхурочная работа
НН	Отсутствие на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам
ВУ	Выходные по учебе
ОУ	Учебный отпуск
ЗН	Замещение в 1-3 классах
ЗП	Замещение в группах продленного дня
ЗС	Замещение в 4-11 классах
РП	Работа в выходные и праздники
Ф	Фактически отработанное время

Образец заполнения табеля учета использования рабочего времени 0504421

Смотрите и скачайте образец заполнения формы 0504421 по Приказу 52н для бюджетных, казенных и автономных учреждений:

Смотрите и скачайте другие примеры заполнения формы 0504421 в Системе Госфинансы:

Можно ли устанавливать свои обозначения в табеле

Положения Приказа № 52н разрешают бюджетным учреждениям вносить в табель собственные условные обозначения. При этом нельзя исключать сведения, признанные обязательными по Приказу. Значения показателей, которые организация разработала самостоятельно, нужно утвердить в учетной политике.

Утверждение собственной кодировки выполняется путем составления перечня используемых показателей. Не включайте в форму цифровые значения. Помните, что нормативные требования допускают отражение в табеле только буквенных кодов.

Что будет при ошибках в табеле 0504421

При внесении информации в ф. 0504421 наличие помарок, исправлений и ошибок запрещается. В случае выявления в документе неточностей, включая полноту отражаемых данных, ответственный работник должен учесть это и принять меры. В частности, необходимо составить корректировки и подать их в бухгалтерию в утвержденные сроки. Распространенными причинами внесения изменений считаются:

• Счетные ошибки при заполнении формы.
• Неточности, вызванные несвоевременным поступлением к должностному лицу кадровых или иных документов – листков нетрудоспособности, командировочных приказов, распоряжений о предоставлении отпусков и т.д.

Если документ первоначально сдавался как исходный (с обозначением типа «первичный» и кода «0»), при указании уточнений выполняется пометка «корректирующий» и ставится номер исправлений.

Нумерация корректировки осуществляется в хронологическом порядке, начиная с цифры «1». Информация из уточняющей формы является основанием для перерасчета начислений в пользу сотрудников.

Правила подачи уточнений нужно закрепить в учетной политике учреждения.

Проверить заполнение табеля

Кто заполняет табель и сроки хранения заполненных форм

Ответственный сотрудник по составлению этой формы назначается приказом руководителя организации. Или подобная обязанность может быть возложена на специалиста должностной инструкцией. Круг лиц определяется с учетом специфики деятельности и численности учреждения. Как правило, это один из следующих специалистов:

• Кадровый работник.
• Начальник участка учреждения.
• Начальник филиала или отдела.

Общий срок хранения ф. ОКУД 0504421 составляет 5 лет. Исключением являются ситуации, при которых в документ вносятся данные о занятости сотрудников в опасных или вредных трудовых условиях. В этом случае период хранения увеличивается до 75 лет.

О сроках хранения бухгалтерских документов в организации читайте в статье.