+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Содержание

Сколько лет хранятся документы в архиве организации – Юридический справочник

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:

  • Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;
  • Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;
  • Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;
  • Приказ №105, который одобрен Министерством финансов.

Организация архивного хранения документов

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив.

Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы.

Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

  • Помещение, в котором будут хранить временные документы;
  • Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
  • Архивохранилище;
  • Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

  • Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
  • Он должен принимать архив документов различных организаций;
  • Вести учет о сохранности всех документов;
  • Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
  • Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
  • Принимать участь в случае проведения экспертизы;
  • Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
  • Составлять номенклатуру дел;
  • Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
  • Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
  • Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

  • Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
  • Налоговые декларации;
  • Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
  • Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

  • Квартальная отчетность деятельности предприятия;
  • Рабочий план счетов;
  • Квартальный отчет по налогам;
  • Счет-фактура;
  • Книга осуществляемых покупок;
  • Книга продаж предприятия;
  • Различные первичные документы;
  • Путевой лист;
  • Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
  • Исполнительные документы;
  • Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
  • Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
  • Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
  • Вексельные документы;
  • Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
  • Договоры, а также соглашения;
  • Акты;
  • Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
  • Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
  • Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

  • Закон «Об архивном деле»;
  • Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
  • Закон «Об акционерных обществах»;
  • Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
  • Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

1. Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

  • Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
  • Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
  • Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
  • По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов.

Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов.

Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

  • Обеспечить герметичность хранилища;
  • Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
  • Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
  • Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

3. Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

  1. Оформление дел;
  2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
  3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
  4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

4. Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

  1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;
  2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Источник: http://allelets48.ru/skolko-let-hranyatsya-dokumenty-v-arhive-organizatsii/

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

Сколько должны храниться документы в архиве организации
Перейти к подготовке документов

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

  1. Постоянно.
  2. До минования надобности.
  3. До замены новыми.
  4. До ликвидации организации.
  5. Конкретным количеством лет.

Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

  1. Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
  2. Коллективные договоры
  3. Годовая бухгалтерская отчетность.
  4. Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.
  5. Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.
  6. Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).
  7. Локальные нормативные акты организации.

До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

  • Законы и иные нормативные акты.
  • Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.
  • Исполнительные листы работников.
  • Образцы подписей материально ответственных лиц.
  • Журналы учета работников совмещающих профессии.
  • Другие документы.

Важно!

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

До замены новыми в организации хранятся:

  1. Профильные Кодексы профессиональной этики.
  2. Базы данных по законодательным актам.
  3. Типовые и примерные номенклатуры дел.
  4. Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.
  5. Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
  6. Бланки форм статистической отчетности.
  7. Типовые нормативы по труду.
  8. Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.
  9. Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.
  10. Списки детей работников организации.

До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

  1. 75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
  2. 45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.
  3. 15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.
  4. 10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.
  5. 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.

Важно!

Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

Перейти к подготовке документов

Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, – напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

Полезный материал? Поделись ссылкой!

Источник: https://www.eregistrator.ru/protsess-registratsii/organizatsionnye-voprosy/sroki-khraneniya-dokumentov-v-organizatsii/

Новый срок хранения банковских документов в организации в 2020 году

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Срок хранения банковских документов

В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:

  1. банковские выписки;
  2. платежные поручения;
  3. банковские ордера;
  4. банковские извещения;
  5. требования о переводе и др.

Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

Наименование документаСрокПункт Перечня*
Годовая бухгалтерская отчетностьПостоянно351
Квартальная бухгалтерская отчетность5 лет. При отсутствии годовых — постоянно351
Месячная бухгалтерская отчетность1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно351
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к нимПостоянно353
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности5 лет354
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:1) годовые2) полугодовые, квартальныеПостоянно5 лет357
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)5 лет360
Регистры бухгалтерского учета5 лет — при условии проведения проверки361
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)5 лет — при условии проведения проверки362
Счета-фактур, декларации, расчеты4 года368
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов5 лет после замены новыми380
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей5 лет387
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях5 лет410
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)5 лет — при условии проведения проверки427
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссийПостоянно427 , 428
Книги, журналы, карточки учета основных средств5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки459
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имуществаПостоянно459
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)5 лет — при условии проведения проверки459
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц5 лет459
Документы по личному составу, созданные до 2003 года К таким документам относятся:

  1. приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
  2. письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
  3. акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
  4. личные карточки формы Т-2;
  5. табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
Не менее 75 лет со дня создания

Источник: https://www.26-2.ru/art/351494-srok-hraneniya-bankovskih-dokumentov

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Бухгалтерия Срок хранения документов бухгалтерского учета — это минимальный период времени, в течение которого документы бухучета должны сохраняться в учреждении. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации.

9 апреля 2019 Евдокимова Наталья

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Все штрафы перечислили в конце статьи.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по закону № 402-ФЗ нужно сохранять пять лет, а в перечне из Приказа № 558 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, но сохранять этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните документ не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

  1. Назначьте ответственного за сохранность документов и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Период сохранности документов бухучета необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухдокументов.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации:

Вид документаПериод храненияСсылка на нормативно-правовой акт
Регистры бухгалтерского учета, журналы учетаНе менее 5 лет.Ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
книгаНе менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела.Ст. 361 Перечня Минкультуры.
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучетаНе менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов).Ч. 2 ст. 29 закона 402-ФЗ.
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по нейГодовая хранится постоянно.Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно.Ст. 351 и ст. 408 Перечня.
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки, прочее)Не менее 5 лет при условии проведения ревизии.Ст. 362, ст. 459 Перечня.
Путевые листы и журналы учета путевых листов5 лет.Ст. 842 и 844 Перечня.
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и прочее)Не меньше 5 л.Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 л.Ст. 412 и 415 Перечня.
Инвентаризационные описиПостоянно.В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 л.Ст. 427 Перечня.
Документация по учету объектов основных средствПостоянно.Ст. 429 Перечня.
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контрактыНе меньше 5 л.В отношении гос. и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно.Ст. 272, 436, 440, 456 Перечня.

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, должен каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики обязаны и предоставлять отчетность. К тому же налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухучета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице.

Вид документацииСрок храненияОснование
Регистры налогового учетаНе меньше 5 л.Ст. 23 и 24 НК РФ.Ст. 392 Перечня.
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактурыНе менее 4 л.Ст. 368 Перечня.
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)Постоянно либо до полной ликвидации учреждения.Ст. 346.18 НК РФ.
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносовНе меньше 6 л.Ст. 23 НК РФ.
Расчетные ведомости по отчислению взносовГодовые хранят постоянно. Квартальные — не менее 5 л. При отсутствии годовой отчетности квартальные сохраняют постоянно.Ст. 390 Перечня Минкультуры.
Расчет по форме 4-ФССНе менее 5 л.П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС № 19 от 12.02.2010.

Скачать

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Если нарушить порядок уничтожения документов учреждения, можно получить административное наказание. Например, некоторые сведения могут содержать персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

  1. Создайте специальную экспертную комиссию, которая будет уполномочена проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии, а также специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
  2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
  3. Назначьте дату проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какие документы были включены в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
  4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документов бухучета или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

  • наименование и реквизиты экономического субъекта;
  • дата и место составления;
  • номер в хронологическом порядке;
  • наименование документа;
  • состав комиссии;
  • предмет рассмотрения;
  • перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
  • заключение;
  • подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/skolko-byudzhetnoy-organizatsii-khranit-bukhgalterskie-dokumenty

Сколько должны храниться документы в архиве организации – СИЗ, нормы, инструкции

Сколько должны храниться документы в архиве организации

Хранение первичной документации, отчетности и регистров в течение определенного промежутка времени – это требование действующего законодательства.

Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.

Какие документы требуют обязательного хранения?

Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:

  • которые находятся в работе в течение отчетного года;
  • какие всегда необходимы в работе, несмотря на то, что ими ежедневно не пользуются.

К первой группе документов относятся:

  • первичная документация и регистры по всем направлениям учета – по учету основных фондов, материальных запасов, оплате труда, и т.д. Причем, к данной группе документов относятся формы, заполненные как на самом предприятии, так и полученные им от поставщиков (подрядчиков и прочих лиц);
  • отчетность. Эта группа документов включает в себя налоговые декларации и расчеты, бухгалтерскую и статистическую отчетность, и расчеты по взносам во внебюджетные фонды. Сюда также относятся аудиторские заключения;
  • учетная политика и иные документы, которые содержат в себе сведения об организации и порядке ведения кадрового, бухгалтерского и иного учета на предприятии, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронных подписей.

Хранить документы, относящиеся к первой группе, необходимо:

  • для целей бухучета (статья 29, закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ) – не менее пяти лет с окончания отчетного года или года, в котором указанные документы использовались последний раз;
  • для целей налогового учета (статья 23, Налоговый кодекс РФ) – на срок не меньше 4х лет. При этом Кодексом могут быть установлены и более длительные сроки хранения. Например, участник инвестиционного проекта субъекта РФ обязан хранить все документы в течение 6-ти лет. А для подтверждения суммы понесенного убытка – на весь срок, в течение которого с его помощью уменьшается налоговая база и который может исчисляться не одним – двумя годами.

Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности. В частности, для ООО в законе «Об обществах с ограниченной ответственностью» №14-ФЗ предусмотрен следующий список обязательной к постоянному хранению на предприятии документации:

  • регистрационные документы, включая протокол учредительного собрания (решение) о создании компании;
  • документы, подтверждающие право собственности на находящееся на балансе фирмы имущество;
  • протоколы, оформляющие проведенные собрания учредителей и иных лиц;
  • документы о выпуске ценных бумаг;
  • положения об обособленных подразделениях предприятия;
  • списки аффилированных лиц;
  • заключения различных контролирующих органов по тем или иным вопросам деятельности предприятия (по проведенным  проверкам, и т.д.);
  • и иные документы, какие должны быть в наличии у предприятия в соответствии с действующими законодательными нормами.

Сколько должны храниться бухгалтерские документы?

Общий срок хранения любых бухгалтерских документов – не менее чем 5-ть лет.

Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже.

Виды документацииСроки ее хранения
Первичная документация, бухгалтерские регистры, отчетность и заключения аудиторов по ней, учетная политика и иная документация по организации и ведению на предприятии учетаС учетом сроков, установленных в Правилах по архивному делу, но не меньше чем пять лет
Инвентарные карточки по выбывшим основным фондамВ течение срока, который установлен руководителем предприятия с учетом архивных Правил, но не менее пятилетнего срока
Копии документов или их корешки, которые подтверждают принятие предприятием наличных средств, в том числе и при расчетах платежными картамиНе меньше пяти лет
Документация о выпуске, приобретении, техобслуживании, регистрации и вводе в эксплуатацию кассовой техники.ЭКЛЗ и иные фискальные накопителиНе менее 5-ти лет с даты окончательного применения указанных документов
Контрольные ленты, журналы кассира-операциониста и иные документы, которыми подтверждаются произведенные наличные расчеты с покупателямиВ течение сроков, какие установлены для первичной документации, но не меньше пяти лет
Паспорт на кассовую техникуНа весь срок действия Паспорта
Книга, в которой учитывается движение трудовых книжек.Книга, предназначенная для учета пустых бланков трудовых книжекХранится 50-т лет. Но в случае ликвидации фирмы при сдаче кадровых документов — 75 лет
График с отпускамиодин год
Положения:- о системе обучения, действующей в компании;- об аттестации сотрудников.Постоянно
Трудовые соглашения.Приказы:- о приеме на работу;- о переводе сотрудника на иную работу;- об увольнении.Заявления сотрудников на отпуска без сохранения зарплаты.Личные карточки персонала.75 лет
Должностные инструкцииПостоянно
Приказы о предоставлении отпусковпять лет
Трудовые книжкиПока сотрудник работает. В случае если есть книжки невостребованные, то не меньше 50-ти лет с последующей их сдачей в архив
Договоры на полную материальную ответственность сотрудников5 лет
Книги, в которых учитываются приказы:
— по основной деятельности;5-ть лет
— о приеме сотрудника на работу;75-т лет
— об увольнении сотрудников;75 лет
— о предоставлении работникам отпусков.50 лет
Журнал регистрации командировочных удостоверений5 лет
Табель учета рабочего времени.График сменности (при сменном режиме работы).1 год
Списки занятых на вредном производстве.Наряды и табели по сотрудникам с вредными профессиями75 лет
Инструкции, содержащие положения об охране трудаХранить постоянно
Акты о несчастных случаях45 лет
Журнал по инструктажу по технике безопасности10 лет
Журнал по прохождению сотрудниками обязательной медкомиссии5 лет

Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их основании происходит начисление оплаты труда и компенсационных выплат, больничных листов и вознаграждений, а также налога на доходы, страховых взносов и разнообразных пособий.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

О сроках хранения отчетной документации рассказано в следующем видео сюжете:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Порядок и место хранения

Чтобы организовать хранение документов, предприятие может:

  • либо обратиться к услугам специальной архивной организации;
  • либо создать собственный архив. Это разрешено ст.13 закона «Об архивном деле» №125-ФЗ от 22.10.04г.

Создавая собственный архив, предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами. При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию.

Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров – металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.

Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел.

В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры, необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.

Что касается документов о регистрации организации, ее Устав и иные аналогичные документы, они обычно хранятся у руководителя организации в подлинниках и в сейфе. А их копии – в бухгалтерии.

Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе.

Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.

Передача документации в архив

В архив передаются документы для длительного (больше 10 лет) и постоянного хранения.

Передача данных материалов в архив осуществляется по графику, который утвержден руководителем организации в приказе о формировании архива.

Источник: http://rossiz.ru/skolko-dolzhny-hranitsya-dokumenty-v-arhive-organizatsii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.