+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Образец акт приема передачи кадровой документации

Содержание

Акт приема передачи кадровой документации образец

Образец акт приема передачи кадровой документации

Бухгалтером Сидоровой С.С. передается, а специалистом по кадрам Петровой П.П. принимается следующая кадровая документация:

Источник — “Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2009, № 6

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта. Между тем практикой кадрового делопроизводства выработан акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.

Образец акта передачи кадровых документов представляет собой шаблонную документацию, содержащую следующую информацию:

  1. Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
  2. Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
  3. Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
  4. Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
  5. Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
  6. Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
  7. Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
  8. номер подпункта;
  9. наименования документов и дел;
  10. периоды или годы ведения документов/дел;
  11. количество документов;
  12. общее количество страниц;
  13. примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так:

«Передаются: 1. Приказы по личному составу. За период: 2013–2018 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».

  1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
  2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

Читать дальше:  Заявление в суд о представителе без доверенности

Таким образом, практикой кадрового делопроизводства определено стандартное содержание акта приема-передачи кадровой документации, которое каждый работодатель может откорректировать в угоду сложившимся правилам делопроизводства на конкретном предприятии.

Больше материалов по теме в рубрике “Кадровые документы”.

Статьи по теме

При смене кадровика необходимо оформить прием-передачу дел в кадровой службе. Правильно принять дела важно, чтобы не отвечать впоследствии за ошибки предшественников. Кроме того, с самого начала работы вы зарекомендуете себя как профессионал. Разберемся, что сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в кадровой службе 2017.

Из этой статьи вы узнаете:

Прием-передача дел в кадровой службе

Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме.

В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу.

Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.

Скачайте документы по теме:

В состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе включают разных специалистов в зависимости от размера и специфики деятельности компании. Обычно это заместитель директора по персоналу, главный бухгалтер либо бухгалтер по зарплате, сотрудники отдела кадров либо секретарь.

Члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе составлют список кадровых документов и локальных актов, которые есть в наличии. Это трудовые договоры, приказы, личные карточки, трудовые книжки и прочее.

К обязательным локальным актам относятся ПВТР, положение о защите персональных данных и так далее.

С учетом специфики деятельности компании должны быть разработаны графики сменности, договоры о полной материальной ответственности.

Важно обратить внимание, верно ли кадровая служба оформляет дела с учетом правил делопроизводства, а также внесли ли в них правки с учетом изменений в действующем законодательстве. Кроме того, нужно проверить, правильно ли сформированы документы в дела согласно установленным срокам хранения.

Далее члены комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе выявляют недостающие документы. При этом также нужно опираться на сроки хранения документов. Исчисление срока хранения производят с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства кадрового документа.

Так, срок хранения графика отпусков в организации составляет один год. График отпусков на 2016 год заканчивает свое действие 31 декабря 2016 года. Хранить его следует весь 2016 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2017 года.

Читать дальше:  Какой процент получает риэлтор от продажи квартиры

Номенклатура дел кадровой службы

После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании. В кадровой службе это:

  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки;
  • документы по награждению работников;
  • обращения сотрудников и так далее.

В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел. Это позволит кадровой службе контролировать сохранность документов в течение установленных сроков. Сроки хранения кадровых документов устанавливают следующие основополагающие документы:

Таким образом, номенклатура дел кадровой службы в организации направлена на решение двух основных задач:

  • классифицировать документы по категориям, то есть формировать дела;
  • определять и обеспечивать соблюдение сроков хранения дел в кадровой службе.

Сроки хранения некоторых кадровых документов

Статья Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Письменные уведомления работодателя об увольнении персонала, которые не вошли в состав личных дел

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителей компании; работников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, включая государственных гражданских и муниципальных служащих

Характеристики, резюме работников, которые не вошли в состав личных дел

Важно: С 13 марта 2016 года поменялся срок хранения документов по личному составу, созданных начиная с 2003 года. В закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» добавили ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где закрепили новый срок хранения таких документов по личному составу – 50 лет.

Акт приема-передачи дел кадровой службы:

После того как комиссия сверит документы с номенклатурой дел в кадровой службе, переходят к составлению акта о приеме-передачи дел кадровой службы. Унифицированной формы такого документа не установлено, его составляют в свободной форме.

В тексте акта приема-передачи дел кадровой службы указывают, какую работу провела комиссия. Акт приема-передачи дел в кадровой службе должен включать:

  • наименование и количество кадровых документов и дел;
  • период времени, который они охватывают;
  • сведения об отсутствии или повреждении документов;
  • замечания по поводу содержания и оформления документов и дел.

Обратите внимание! Перечень отдельных видов документов, например трудовых договоров и трудовых книжек, целесообразно оформить в виде приложений к акту.

Читать дальше:  Замена ненадлежащего истца в гражданском процессе

Важно правильно оформить подписи в акте приема-передачи дел в кадровой службе. В нем расписываются кадровик, принимающий документы, и работник, который их сдает, председатель комиссии и ее члены. Все указанные лица проставляют дату подписания документа. Затем акт передают на утверждение гендиректору организации.

Прием-передача трудовых книжек

При смене кадровика особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек. Несмотря на разговоры об их отмене, на сегодняшний день трудовая книжка играет существенную роль в трудовых отношениях.

Она отражает в хронологическом порядке трудовую биографию сотрудника, рост его квалификации, продвижение по службе, отношение к труду и причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета страхового стажа.

Поэтому отказаться от документального оформления передачи трудовых книжек ни в коем случае нельзя.

Важно: при приеме-передаче дел в кадровой службе нужно проверить наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если такого документа нет, его нужно составить и подписать у директора.

При приеме-передаче дел в кадровой службе особого внимания требует Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эту книгу ведут в рукописном виде.

Ее невозможно восстановить, поскольку книга содержит подписи работников, в том числе тех, которые уже уволились. Важно сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если уволенные сотрудники не расписывались в книге, об этом делают отметку в акте.

Как уже отмечалось, передачу трудовых книжек можно зафиксировать в приложении к акту приема-передачи кадровой документации. В нем указывают общее количество, список их владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также делают отметки о невостребованных документах.

Если по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, как минимум, нужно составить акт передачи трудовых книжек. Это позволит новому кадровику снять с себя ответственность за утраченные или испорченные при предшественнике трудовые книжки. В этом случае составляют акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он должен включать следующие сведения:

Таким образом, правильно проведенная процедура приема-передачи дел в кадровой службе даст возможность новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, которые допустили в предыдущий период. Также это позволит понять, правильно ли кадровая служба оформляет дела и как в дальнейшем расставить приоритеты в работе с кадровыми документами.

Источник: https://kalibr20.ru/urkons/akt-priema-peredachi-kadrovoj-dokumentacii-obrazec/

Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кад

Образец акт приема передачи кадровой документации

Кто делает запись кадровику при увольнении кадровика

Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст.

198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы. 2.

  • 4 Акт приёма передачи кадровой документации
  • 5 Акт приёма передачи трудовых книжек
  • 6 Если документы передать некому
  • 7 Заключение

Приём передача кадровой документации Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти.

Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Кому передавать трудовые книжки при увольнении кадровика

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.

  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е.

Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

  • наименование компании и бумаги;
  • город регистрации фирмы;
  • дата оформления акта;
  • должность и инициалы главного руководителя предприятия;
  • инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания.

ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками); — трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ); — трудовые книжки (ст.

Акт передачи кадровых документов при увольнении кадровика образец

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

В заключение

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах.

Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить:

— соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства;

— системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом.

При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются:

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Источник: https://benett.ru/pravila-oformleniya-akta-priema-peredachi-del-kadrovyh-dokumentov-trudovyh-knizhek-pri-uvolnenii-kad/

Акт приема передачи кадровых документов образец

Образец акт приема передачи кадровой документации

› Акты о событии

13.09.2019

Акт приема передачи кадровых документов – образец его составления можно скачать по ссылке, которая представлена в статье. Из публикации читатель узнает о том, каким образом правильно составить акт, какую информацию следует в него включить.

Что такое акт-приема передачи кадровых документов?

Рассматриваемый акт составляется в том случае, если в организации меняется ответственное за хранение и составление кадровых документов лицо. Несмотря на то, что законодательно процедура передачи дел не урегулирована, очень важно уделить ей пристальное внимание. Это позволит избежать дальнейшей путаницы в кадровом делопроизводстве.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Процесс передачи дел можно разделить на несколько этапов:

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

  1. Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
  2. Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
  3. Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.

Акт передачи кадровых документов – образец и перечень сведений, которые должны в нем содержаться

Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации. В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

Читать еще:  Акт приемки передачи дел образец

В акт приема передачи может включаться следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Наименование документа.
  3. Дата его составления.
  4. Место составления (населенный пункт, где находится организация).
  5. Данные о лице, передающем кадровую документацию (Ф.И.О., должность).
  6. Данные о лице, принимающем документы (Ф.И.О., должность).
  7. Перечень передаваемых документов с указанием их количества, периодов, в течение которых документы составлялись.
  8. Примечания.
  9. Подписи принимающего и передающего работников.
  10. Дата передачи.

Образец акта приема-передачи кадровых документов можно скачать по ссылке.

Таким образом, акт составляется в произвольной форме. Информация, содержащаяся в статье позволит заполнить документ правильно, а образец иллюстрирует, как это сделать.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Читать еще:  Акт на списание материалов в строительстве образец

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана . В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

  • копий учредительных документов и Устава фирмы;
  • штатного расписания;
  • ПВТР и колдоговора;
  • графика отпусков;
  • ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  • графиков сменности;
  • должностных инструкций;
  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  • личных карточек;
  • личных дел;
  • трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Читать еще:  Акт о непроживании по месту прописки образец

Примерный акт передачи дел можете скачать тут .

В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь .

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Акт приема передачи кадровых документов образец Ссылка на основную публикацию

Источник: https://gimnazia40.ru/akty-o-sobytii/akt-priema-peredachi-kadrovyh-dokumentov-obrazets

Акт приема передачи кадровых документов образец скачать – Вопрос по праву

Образец акт приема передачи кадровой документации

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Пустой бланк акта о передаче документации (word)

Простой образец акта приема передачи документов (word)

Образец акта передачи дел при смене директора (word)

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

  1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  • их количество;
  • их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  • дату передачи (иногда и время);
  • передавшая сторона;
  • принявшая сторона.
  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  • номера (в хронологическом порядке);
  • полные официальные названия документов;
  • дата их составления/подписания;
  • номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
  • форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

  • учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
  • первичная бухгалтерская отчетность;
  • лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
  • заключения налоговых и иных проверок;
  • ценные бумаги, векселя;
  • свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
  • договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
  • платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписываетсядокумент всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

  1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
  2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо  вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.

ссылкой:

(23,00

Источник: https://voprospopravu.ru/akt-priema-peredachi-kadrovyh-dokumentov-obrazec-skachat.html

Акт приема передачи кадровых документов образец скачать

Образец акт приема передачи кадровой документации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Акт приема передачи кадровых документов образец скачать». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

Законодательство не предусматривает единого установленного бланка для акта приема-передачи трудовых книжек. Это обуславливает право управленцев выбирать один из следующих вариантов:

  • каждый раз при появлении соответствующей необходимости формировать новый документ в вольном формате;
  • составить общий для конкретной компании шаблон бумаги, учитывая все общие требования ТК РФ к стандартному оформлению официальных документов, а также специфику деятельности предприятия. Однако в указанной ситуации шаблон акта должен быть официально закреплен локальным нормативом на уровне компании.

Акт приема-передачи при замене директора

Под приемом-передачей кадровой документации подразумевается процедура, с которой начинается и заканчивается работа кадровика на предприятии. При вступлении на должность у человека есть возможность показать себя как отличного специалиста с первых дней работы.

После этого нужно составить представление о кадровой документации в кадровой службе, а затем наметить дальнейшей план работы. Но, когда человек покидает организацию, то у него есть право показать результаты своей работы. Руководство может выдать положительные рекомендации.

Акт приема-передачи документов и дел (дальше акт) относят к системе. В дела объединяют однотипные документы, которые употребляют в компании. Акт приема передачи кадровых документов.

Д., Петровой М.Н.,¦ ¦¦работнико⦦¦не заполнены личные карточки¦ ¦¦¦¦¦Шикаровой О.Л., Якушевой Н.Н.¦ + + + + + + ¦…¦…¦…¦…¦…¦ L + + + + СдалаПриняла БухгалтерСпециалист по кадрам СидороваС.С. СидороваПетроваП.П. Петрова 29.05.200929.05.2009 Члены комиссии: Главный бухгалтерИгнатоваА.П.

Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы.

Акт приема-передачи трудовых книжек образец скачать

Важно! С 13 марта 2016 года поменялся срок хранения документов по личному составу, созданных начиная с 2003 года. В закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» добавили ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где закрепили новый срок хранения таких документов по личному составу – 50 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

При приеме на государственное хранение нужно указать название компании, передающей документы и наименование принимающего архива. Если есть определенные примечания, то они должны быть отражены в акте.

Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить: — соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства; — системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.

Акт приема-передачи кадровых документов

На сегодняшний день процедура передачи документации, связанной с кадрами не нашла никакого отражения в нормативно-правовых актах.

С начала 2019 года средняя стоимость полиса ОСАГА снизилась почти на 4%, сообщил зампред Центробанка В. При смене директора или главного бухгалтера нужно поставить в известность организации, которые занимаются контролем предприятий, а также банк, обслуживающий компанию. Для госпредприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Частные организации принимают сами решение.

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников. В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании.

Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке.

Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем.

Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

В конце он скрепляется подписями председателей комиссии, сдающих и принимающих сторон, членов комиссии, после чего передается на утверждение руководству организации.

В процессе приема-передачи дел также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение, хранение трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»). Такого же пристального внимания требует и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Акт о передаче и приеме дел оформляется при освобождении должности через причину увольнения работника или же его перевода на другую должность и работу.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2019 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации.

Закон не регулирует прием-передачу дел в кадровой службе. Каждый работодатель проводит ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике.

Общий алгоритм перемещения трудовых книжек выглядит следующим образом:

  1. В первую очередь следует опубликовать распоряжение директора предприятия, где будет фиксироваться приказ о передачи книжек, а также назначение ответственного субъекта.
  2. После публикации Приказа, на его основании осуществляется фактическая передача документов, соответствующих вкладышей, а также чистых бланков. При этом проводится ревизия бумаг, определяя верное количество единиц и их состояние.

Документ относится к группе «Акт». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы — Это быстро и бесплатно!

Акт приема-передачи кадровой документации (образец заполнения)

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе.

В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Акт приёма передачи кадровой документации Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

  1. Создание специальной комиссии.
  2. Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
  3. Оформление соответствующих актов приема-передачи.

Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

Специалисты интернет-бухгалтерии «Моё дело» собрали обширную базу унифицированных форм бланков и образцы договоров, в том числе и «Акт приема-передачи кадровых документов».

Хранить его следует весь 2019 год и в течение года после окончания года его делопроизводства, то есть до 31 декабря 2019 года.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Образец акта приема-передачи кадровых документов можно скачать по ссылке. *** Таким образом, акт составляется в произвольной форме.

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника. В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

Источник: https://works-israel.ru/khozyaystvennoe-pravo/8962-akt-priema-peredachi-kadrovykh-dokumentov-obrazec-skachat.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.