Образец заполнение вкладыша в трудовую книжку

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Вкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений.

Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе».

1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

• Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
• Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:

1. фамилию, имя и отчество}
2. дату рождения}
3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).

• Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
• Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

• Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Сотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может.

Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства.

Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

• На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

• Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.

От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

• Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Вкладыш в трудовую книжку | Оформление 2019

Если в трудовой книжке работника в любом из разделов (титульный лист, сведения о работе, сведения о награждениях) закончились пустые поля и внести новые данные не представляется возможным, кадровая служба работодателя должна оформить вкладыш.

Правильно заполненный вкладыш в трудовую книжку становится ее неотъемлемой частью, как самостоятельный документ он недействителен.

После оформления вкладыша все последующие записи заносятся уже только в него, заполнять далее саму трудовую не следует, даже если в ней остались чистые страницы.

Количество вкладышей, которое может быть заведено в качестве продолжения труд. книжки работника, законодательно не регламентируется. Главное, чтобы они были оформлены и вшиты в установленном порядке, а на первом развороте трудовой книжки стояли соответствующие штампы (записи, содержащие реквизиты вклад.).

Обратите внимание:

1) Если в трудовой не осталось свободного места в разделе «Сведения о работе», категорически запрещается исправлять наименование следующего раздела «Сведения о награждениях» и вести в нем записи о трудоустройстве, переводе и увольнении.

2) Если в каком-либо разделе трудовой книжки закончились страницы, не допускается:

• заводить вместо вкладыша новый бланк трудовой;
• вшивать или вклеивать в документ обычные разлинованные листы бумаги или отдельные листы из чистого формуляра трудовой книжки.

Приобретение бланков вкладышей

Порядок обеспечения работодателей бланками вкладышей в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать чистый формуляр вкладыша самостоятельно запрещено.

При этом работодатель имеет право при оформлении вкладыша потребовать с сотрудника возмещения затрат на его приобретение. На основании письменного заявления сотрудника стоимость бланка можно удержать из заработной платы.

Обратите внимание: внести запись о вступлении работника в должность работодатель обязан в течение 5 дней, поэтому, чтобы не нарушать установленные сроки, организациям (ИП) рекомендуется иметь в запасе хотя бы один чистый формуляр вкладыша к трудовой книжке.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Обратите внимание: вкладыш является унифицированным бланком строгой отчетности, поэтому категорически не допускается при вшивке документа в трудовую удалять фабричную картонную обложку.

Вкладыш заполняется в том же порядке, который предусмотрен для оформления трудовых книжек, поэтому рассмотрим только отдельные нюансы, возникающие в процессе заполнения:

1) Для начала кадровый сотрудник должен заполнить титульный лист вкладыша.

Информация на титульном листе должна соответствовать сведениям о работнике, указанным в трудовой книжке, но при этом содержать только актуальные данные.

Таким образом, если у сотрудника менялась фамилия, и на титульном листе труд. книжки внесены соответствующие изменения, подкрепленные сведениями о подтверждающем документе, то во вкладыш записывается только новая фамилия.

Примечание: если впоследствии после вшивки вкладыша фамилия сотрудника поменяется, изменения нужно будет отразить и на титульном листе трудовой, и на титульном листе вклад.

В таком же порядке заполняются сведения об образовании и специальности.

Затем ставится дата заполнения вкладыша. Записывается именно та дата, на которую был заведен вкладыш, а не дата заполнения трудовой книжки.

Ниже в общем порядке проставляются подписи самого работника и ответственного должностного лица, а также печать работодателя (при наличии).

2) Затем на первом развороте самой трудовой книжки ставится специальный штамп (при наличии) или делается запись от руки: «Выдан вкладыш серия ___ № ____».

Законодательство не регламентирует, в каком месте первого разворота трудовой нужно делать данную пометку (ставить штамп), чаще всего запись указывается в правом верхнем углу титульного листа, но вполне допустимо разместить данную пометку и на обороте обложки.

Обратите внимание: если при заполнении титульного листа вкладыша допущена ошибка (например: неправильно записано имя работника), испорченный бланк аннулируется и заводится новый.

3) Далее в обычном порядке вносятся сведения о работе и награждениях. При этом нужно продолжать сквозную нумерацию записей из соответствующих разделов трудовой.

Примечание: если кадровый работник видит, что новая запись на последней странице раздела труд. книжки уже не поместится, допускается два варианта действий:

• оставить строки пустыми и внести новую запись уже в соответствующий раздел вкладыша;
• начать вносить запись в трудовой книжке, а закончить уже во вкладыше.

4) Реквизиты оформленного вкладыша в общем порядке заносятся в книгу учета движения трудовых книжек.

Как правильно вшить вкладыш

Нормативные акты не регламентируют, в какое место должен быть вшит вкладыш: в начало, середину или в конец трудовой книжки. Чаще всего вкладыш крепится либо в самом конце книжки, либо перед разделом «Сведения о награждениях», если в нем отсутствуют какие-либо записи.

Процедура проводится следующим образом:

1. В самом вкладыше (на центральном развороте) и в трудовой книжке (на развороте, где планируется закрепить вклад.) по месту сгиба прокалывается шилом несколько отверстий.
2. Документы сшиваются с помощью иглы суровыми нитками (на некоторых предприятиях используются специальные швейные машинки для документов, применение таких устройств в данном случае разрешено).

Не допускается:

• прикалывать вкладыш при помощи степлера;
• использовать клей;
• просто вкладывать документ в трудовую книжку без прошивки.

Примечание: вкладыш должен составлять с трудовой книжкой единое целое. Если документ просто вложен в книжку или прикреплен к ней обычной скрепкой, он считается недействительным.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, когда необходим документ

Бизнес юрист > Трудовое право > Советы кадровику — как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу

Опытный кадровик знает, как заполнить вкладыш в трудовую книжку по образцу, который можно найти в Интернете. Фактически они дублируют записи в основном документе. Но нужно помнить, что вкладыш оформляется в единственном случае: когда места не хватает для продолжения отметок в одном из разделов основной трудовой книжки.

Что такое вкладыш

Это тот же документ, где четко прописаны следующие данные:

• Смена мест работы, начиная с последнего места работы по трудовой книжке
• Список наград и поощрений от работодателей
• Заметки о времени, месте организации курса повышения квалификации
• Сведения о присвоении классного чина (у муниципальных и государственных служащих)
• Ссылки на приказы по личному составу

Когда предыдущий формуляр исписан, у кадровой службы нет прав заводить новый подобный документ. Вместо него приобретается вкладыш. Он в обязательном порядке вшивается в основную форму, то есть считается неотъемлемой частью трудовой.

Сброшюрованный бланк имеет форму, утвержденную Приказом Минфина от 2003 г. № 117н. От первоначального документа он отличается либо качеством обложки (она выполнена из картона небольшой плотности), либо отсутствием обложки. Также значительно различаются цвета двух брошюр.

В документе содержится несколько разделов (таблица 1).

Чаще в трудовой книжке заканчиваются «Сведения о работе» (владелец часто меняет место занятости). Также на практике случаются ситуации, когда строки заканчиваются именно в сведениях о награждениях. Так вот другой вкладыш нужен и в том, и в другом случае.

Вкладыш имеет унифицированную форму. Его тиражируют только в специализированных типографиях. Характерные признаки:

• Наличие серийного номера
• Наличие титульного листа
• Наличие голограммы (своеобразная защита от фальсификации, необязательно)

Образец документа

Бланк строгой отчетности действителен только при предъявлении самой трудовой. При выдаче вкладыша в основную форму заносится запись на титульный лист типа «Выдан вкладыш серии АА 345676» (левый верхний угол). В России действительны следующие формы вкладышей и трудовых:

• Новый образец, утвержденный с 01.01.2004г.
• Книжка, утвержденная еще в СССР в 1938 и в 1979 году

Скачать образец вкладыша в трудовую книжку [816.50 KB]

Необходимость документа

Значение трудовой книжки важно в судьбе российского гражданина. Этот документ пристально изучается и потенциальными работодателями, и финансистами предприятия.

Первая группа лиц изучает периоды работы по специальности, пытаются распознать должностные обязанности и практический опыт соискателя на должность.

Что касается бухгалтеров, то они рассчитывают заработную плату в зависимости от ранга, класса, чина работника, присвоенных ему на предыдущих местах трудовой занятости.

Как отличить подделку вкладыша и трудовой, смотрите на видео:

Любая трудовая книжка является показателем карьерного роста. При принятии решения работодатель учитывает не только характер работы, но и продолжительность стажа по специальности.

Значим документ и при принятии решения о назначении пенсии. Она калькулируется при учете суммарного стажа работы.

Впрочем, и в других инстанциях потребуется свидетельство, подтверждающее смену мест занятости. А именно:

• При получении пенсии по потере кормильца (она начисляется по данным трудового стажа)
• При заказе документации на визу как свидетельство трудовой занятости
• Для перечисления налогового возврата по НДФЛ
• Для бронирования крупных кредитных сумм

Оформление вкладыша

Титульный лист документа имеет реквизиты, которые подлежат безошибочному заполнению (таблица 2).

Правила заполнения документа утверждены постановлением Минтруда (2003 г.) и не нарушаются:

• Нумерация будет сквозной, то есть, если в первой трудовой книжке последняя запись находится за номером 27, то в новом формуляре ввод данных осуществляется с 28
• Новый бланк заверяется только печатью учреждения, где оформляется (где трудовая книжка была исписана)
• Дата указывается по факту
• В титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, бланк подлежит скорейшей утилизации
• Вкладыш вшивается нитками в конец трудовой книжки или в середину
• При формировании записей применяется шариковая ручка с синими или черными чернилами
• Каждая строка с новой информацией заверяется подписью кадрового работника и печатью организации

Что недопустимо

Вкладыш еще называют копией трудовой книжки. Поэтому в тексте содержания документа и на титульном листе не допускаются помарки. Если ошибка была допущена, то бланк подлежит немедленной утилизации по акту. Восстановление записей производится уже за счет работодателя (кадрового сотрудника).

о том, как проводятся изменения в трудовой и вкладыше:

Недопустимо на формуляре также ставить неброскую печать. Каждая буква в штампе должна быть читабельна. При этом постановка оттиска производится отдельно от других записей, так, чтобы не перекрывать их.

Кроме того, не стоит забывать о том, что нельзя вносить исправления в наименования разделов.

Нюансы в заполнении

Способы заполнения трудовой книжки идентичны повсеместно:

• При изменении персональных данных сведения на титульном листе аккуратно перечеркиваются. Новая информация записывается вручную сверху.
• Чтобы подшить документ к основному формуляру, нужно проделать следующие манипуляции:

1. Посередине делаем две дырочки шилом.
2. Берем нити черного (белого) цветов и толстую иглу.
3. Сшиваем два документа плотно.
4. Свободные нити оставляем внутри документа.
5. Закрепляем нитки на несколько узлов.

• Вкладыш регистрируется в специальной книге движения трудовых договоров.

Специалист по кадрам заполняет вкладыш для трудовой книжки строго по инструкции. Она оформляется пишущей ручкой и прописью. Остальные правила также должны быть соблюдены: четкие печати, разборчивые буквы, ссылки на приказы и подписи работодателя. Важно, чтобы для ПФ РФ информация была передана без искажений.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления).

Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку.

Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

• «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
• «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш».

Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2019

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны.

Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк.

Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки.

Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца.

Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

ВАЖНО!

Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда.

Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48».

Остальные правила знает каждый кадровик:

• точек в конце записи не ставить;
• использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Запись

Запись «Выдан вкладыш в трудовую книжку» – это штамп, проставленный на титульном листе книжки. В статье – образец надписи и корректная формулировка, а также необходимые справочники по кадровому документообороту.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Правила для записи в трудовой книжке о выдаче вкладыша определяет постановление Правительства, датированное 16 апреля 2003 г. № 225. Сделать запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша необходимо, если в каком-то из разделов основного документа закончились свободные страницы. В таком случае последующие сведения вносятся уже во вкладыш как неотъемлемую часть основного документа.

Безошибочно вести трудовые книжки помогут эти памятки. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее в статье – подробно о записи в трудовой книжке о выдаче вкладыша, в том числе правила ее внесения и корректная формулировка.

Другие справочники по работе с документами

Ознакомившись с записью в трудовой книжке о выдаче вкладыша, посмотрите следующие справочники, они пригодятся в работе с кадровыми документами:

Кадровые документы — онлайн

Правила кадрового документооборота включают не только запись о вкладыше в трудовую книжку, но и другие требования по оформлению бланков, установленные ГОСТами, приказами, постановлениями и административными регламентами.

И зачастую требования к оформлению одного и того же бланка содержатся в разных официальных документах, даже изданных различными ведомствами.

Чтобы не тратить время на их изучение и на отслеживание всех изменений, удобнее составлять кадровые документы автоматически – в программе БухСофт.

Составляйте трудовые договоры в программе БухСофт. Она учитывает специальность и условия работы любого специалиста. Договоры полностью соответствуют требованиям Роструда.

Составить трудовой договор онлайн ⟶

Далее в статье – подробно про запись о вкладыше в трудовую книжку, как ее сформулировать и внести в кадровый документ.

Что важно знать о вкладыше

Одним из основных документов, подтверждающих сведения о профессиональной судьбе и длительности стажа работающего человека, на сегодняшний день является его трудовая книжка.

Вкладывающееся дополнение к трудовой книжке – это вшитые в нее дополнительные страницы, изготовленные по тем же правилам, что и основной документ.

Вшитые страницы имеют правовое значение и подтверждают сведения о профессиональной деятельности человека только в составе основного документа – как его неотъемлемая часть.

Как и в отношении трудовой книжки, в отношении вкладыша к ней работодатель несет те же самые обязанности:

• закупать эти защищенные бланки у их изготовителя («ГОЗНАКА») или у посредника;
• иметь в наличии достаточное количество бланков;
• оформлять бланки в отношении новых сотрудников на платной основе;
• вести учет трудовых книжек и соответствующих вкладышей.

Правила заполнения вшитых дополнительных страниц аналогичны правилам, установленным для основного документа.

Когда нужна запись о вкладыше в трудовую книжку

Внести запись о вкладыше в трудовую книжку требуется по факту дополнения этого основного документа вшитыми страницами.

Такие дополнительные страницы и запись о вкладыше в трудовую книжку нужны, если какой-либо из разделов основного документа полностью заполнен на тот момент, когда требуется внести следующую запись.

К примеру, необходимость в записи о вкладыше в трудовую книжку возникает, если полностью заполнены разделы основного документа «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях».

Объем любого вкладыша  строго регламентирован и включает 9 разворотов для записей о работе, а также 8 разворотов для записей о награждении.

Отметка в трудовой книжке о выдаче вкладыша – это важная информация как для работодателя, так и для сотрудника. При наличии отметки в трудовой книжке о выдаче вкладыша в основном документе должны фактически иметься дополнительные вшитые страницы. И если их нет, значит, сведения о профессиональном пути и длительности стажа работника неполные. 

Для работодателя наличие отметки в трудовой книжке о выдаче вкладыша и отсутствие таких дополнительных страниц – источник дополнительных проблем при трудоустройстве персонала и при уходе сотрудников на пенсию. А для граждан пробелы в сведениях о местах трудоустройства и длительности работы грозят проблемами при оформлении пенсий и прочих социальных пособий.

Выдан вкладыш в трудовую книжку образец

Для информации о том, что выдан вкладыш в трудовую книжку образец определяет вышеназванное постановление, датированное 16 апреля 2003 г. № 225.

Для корректной записи о том, что выдан вкладыш в трудовую книжку образец представляет собой штамп со строго регламентированным текстом, который ставится на титульном листе основного документа.

Для формулировки о том, что выдан вкладыш в трудовую книжку образец включает не только слова «Выдан вкладыш», но и серию и номер этого дополнительного документа.

Применение печатей в документах

Применительно к трудовой книжке и вшитым в нее дополнительным разворотам правило об освобождении от применения печатей действует следующим образом. Под печать в каждом из этих бланков отведен титульный лист. Однако проставлять печать нужно, только если она есть у работодателя – общефирменная или отдельная печать кадрового отдела. 

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2019 | как оформить

Каждый кадровик сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные страницы. Собрали всю полезную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку и как его оформить, чтобы не придрался инспектор ГИТ.

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички.

Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях.

И то, и другое – категорически запрещено. Поступая таким образом, отдел кадров не только подставляет себя под законные штрафные санкции, но и создает большие проблемы владельцу документа.

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

У некоторых людей послужная деятельность может быть очень обширной и им понадобится не один вкладыш – законодательно их количество не ограничено. А о том, сколько трудовых должно быть в запасе у кадрового специалиста, читайте в статье журнала «Справочник кадровика».

Алгоритм заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году:

Шаг 1. Кадровик обнаружил, что свободные листы в документе закончились, и сразу сообщил об этом сотруднику.

Скачать образец >>>

Шаг 3. Выдается бланк, при этом ответственный сотрудник фиксирует этот факт в Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 4. Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2019 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные. То же касается образования и специальности.

Дата заполнения никак не связана с датой заведения книжки, фиксируется фактический день, когда заполнялся документ. Ставятся подписи владельца и ответственного сотрудника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Шаг 5. В основном документе проставляется штамп «выдан вкладыш» с указанием его реквизитов. Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.

Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке.

Но есть один момент, который может вызвать затруднения — это последняя запись в основном документе, которая не помещается полностью на последней страничке.

Если в дальнейшем будут меняться основные сведения о сотруднике, новую информацию необходимо будет внести в оба документа.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Два главных правила

1. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Поэтому он обязательно должен быть к ней надежно прикреплен во избежание утери.
2. Вшивать вкладыш в основной документ нужно после его заполнения.

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый.

Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2019 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

• открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
• открыть вкладыш на срединном развороте;

• сделать в обоих документах по два отверстия;
• сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
• связать концы ниток в середине вкладыша.

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

• Как внести изменения в сведения об образовании 

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно.

По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника

Покупать вкладыш в трудовую книжку работника может только его работодатель. Этот документ, как бланк строгой отчетности, приобретается у предприятия «Гознак», либо у его лицензированного представителя. Занимается закупкой бланков ответственное лицо (чаще всего, бухгалтер или кадровик), имеющее доверенность от директора.

Закупленные формуляры принимаются на баланс как материальные ценности, фиксируются в приходно-расходную книгу с указанием номеров и по мере надобности передаются в отдел кадров под расписку. Очевидно, что к вопросам закупки, хранения и использования вкладышей нужно подходить со всей серьезностью.

Не стоит принимать от работников приобретенные ими самостоятельно формы, при выявлении их недействительности (иногда спустя годы) кадровику придется нести ответственность за нарушение и решать множество проблем с восстановлением вкладыша.

В распоряжении кадровой службы всегда должны быть несколько чистых бланков, поскольку зачастую они требуются срочно; бывает, что у сотрудника (например, при увольнении) нет времени ждать, когда подойдет срок очередной закупки. Ответственный сотрудник отдела кадров обязан ежемесячно предоставлять в бухгалтерию отчет о расходовании бланков и необходимости их приобретения.

Несмотря на то, что покупает вкладыш в трудовую книжку работодатель, оплачивает его сам работник. Этот вопрос оговаривается на этапе издания приказа о выдаче документа. При начислении зарплаты служащему, из нее вычитается стоимость закупленного формуляра. В 2019 году это совсем небольшая сумма в пределах двухсот рублей.

Однако, в некоторых случаях с работника снимается эта обязанность и платит за бланк его работодатель. Это может быть, если:

• наниматель потерял вкладыш и вынужден выдать дубликат;
• наниматель испортил бланк при заполнении и вынужден использовать новый, дополнительный;
• это предусмотрено коллективным договором или другими ЛНА.