Схема прошивка документов в 4 прокола

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

• Какие документы подлежат прошивке
•  Какие документы регулируют прошивание
•  Учимся правильно прошивать документы
• В 2 дырки
•  В 3 дырки
•  В 4 дырки
•  В 5 дырок
•  Заверение прошитых документов
•  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

• книги приказов по личному составу;
• книги приказов по иным вопросам организации;
• штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

• нитками;
• иголкой (штопальной);
• шилом;
• ножницами;
• канцелярским клеем;
• бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Как правильно сшивать документы ниткой

Кажущаяся простота процесса, который называется «подготовка документов к архивации» таит в себе немало нюансов. Для того, чтобы сдать на хранение в архив уже не нужные для повседневной работы бумаги, следует знать, как правильно сшивать документы. Хотя бы потому, что это гарантированно поможет сэкономить рабочее время, канцелярские принадлежности и место на полках архивных стеллажей.

Обширная документальная база субъектов предпринимательской деятельности, государственных структур и бюджетных учреждений предполагает обязательное наличие у них достаточных архивных площадей.

Но хранить не требующиеся в повседневной работе документы на полках следует, не просто свалив их в кучу. Перед сдачей в архив их следует систематизировать и тщательно подготовить.

Для формирования тома документов его следует сшить нитками в соответствии с правилами делопроизводства.

Сшиванию подлежат следующие документы:

1. По кадровой службе – приказы и штатное расписание.
2. По финансовой службе – накладные, счета-фактуры, авансовые отчёты, кассовые книги, путевые листы, зарплатные ведомости (за исключением случаев перечисления на банковские карты), акты выполненных работ.

Унифицированных правил либо стандарта, регламентирующего процесс сшивания бумажных документов, не существует. Отдельными локальными актами государственных учреждений устанавливаются правила прошивки для структур, входящих в их состав.

Подобные правила установлены приказом Росархива 23.12.2009 г. №76, а также российским стандартом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Требования к сшиванию архивных документов могут быть установлены государственными структурами для внутреннего пользования.

Подготовка к сшиванию

Перед началом сшивания документов их следует правильно подготовить к архивированию. Этот процесс включает несколько простых шагов:

1. Оформить обложку.
   Обложка стандартных размеров – 229х324 мм. под документы формата А4. Для долговременного хранения документов необходимо использовать обложки из твёрдого износостойкого материала (картона, пластика).
2. Скомплектовать архивный том.
   Для формирования комплекта следует изъять все инструменты скрепления листов (скрепки, булавки, биндеры). Стандартная толщина архивного тома – не более 4 см. Количество листов – до 250 шт. Документы в один лист (накладные, счета, и пр.) допускается сшивать в том с количеством листов до 500. К сформированному для сшивания архивному блоку добавляется пустой лист.
3. Пронумеровать том.
   Процесс нумерации листов осуществляется простым карандашом. Номер листа следует проставлять в правом верхнем углу. Лист описи тома в порядок нумерации не входит. Номер «1» имеет титульный лист. Цифра на нём не ставится.
4. Составить опись тома.
   В перечне документов, включённых в архивный том, следует указать следующую информацию:
   • наименование организации;
   • дату формирования тома;
   • срок хранения документов;
   • содержание, цель хранения и количество страниц каждого документа;
   • общее количество документов;
   • реквизиты составителя.

По окончании подготовительных процедур можно приступать к сшиванию бумажных документов в сформированном архивном томе.

Схемы прошивки ниткой с фото пошагово

Кратко рассмотрим наиболее часто применяющиеся способы сшивания архивных документов с помощью иголки и нитки.

В 2 отверстия

Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:

• сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
• пропустить нить через два отверстия;
• связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
• наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.

Кроме вертикального продевания нитей можно то же самое сделать и по горизонтали. Это делается для укрепления прошивки. Как для этого, так и для всех остальных вариантов, текст на бумаге одинаков «Пронумеровано, прошито, скреплено печатью и подписью «_» листов».

Обязательно указываются реквизиты специалиста, осуществившего архивирование, и проставляется подпись.

В 3 отверстия

Для этого способа в свободном поле слева от текста необходимо проделать три отверстия на расстоянии 3 см друг от друга: первое по центру, два других – выше и ниже. Сначала нитка пропускается снизу вверх в среднее отверстие. Остаток нити с тыльной стороны – 7 см.

На лицевой стороне сшивки нить возвращается обратно через верхнее отверстие, и снова направляется на лицевую сторону через нижнее.

Заключительная операция – возвращение нити на тыльную сторону через отверстие по центру рабочего поля.

Обе одинаковых части нити связываются узлом. Далее необходимо заклеить место скрепления нитей и задокументировать.

В 4 отверстия

Прошивка осуществляется через 4 отверстия, которые должны располагаться равномерно, на одинаковом расстоянии друг от друга, от центра технического поля два вверх, два – вниз.

Схема прошивки практически полностью повторяет процесс соединения нитью трёх отверстий на прошивке. Первым протыкается иглой с тыльной стороны второе отверстие снизу. Остальные операции:

• верхнее отверстие сверху вниз;
• второе сверху отверстие снизу вверх;
• второе снизу отверстие сверху вниз;
• первое снизу отверстие снизу вверх.

Последним движением иголка с нитью продевается на тыльную сторону второго снизу отверстия. После обрезки 7 см остаются три операции – связывание, склейка, документирование.

Скрепление бухгалтерских документов

Плотные пачки типовой бухгалтерской документации в один лист (по 250-500 листов) скрепляются ещё более прочным методом – посредством проделывания в листах пяти крепёжных отверстий.

Расстояние между отверстиями в техническом поле должно составлять 5 см. Первое отверстие проделывается по центру рабочего поля.

Для удобства сшивания можно зажать пачку бумаги в специальном полиграфическом прессе, оставив свободным поле для сшивания.

После прессовки документов необходимо наметить линию сгиба для скрытия хвостов сшивки. Для увеличения прочности загнутый край можно промазать клеем.

Отверстия в толстой пачке бумаги наиболее удобно проделывать с помощью дрели и тонкого (до Ø2 мм) сверла. Ещё один вариант прокалывания толстой пачки бумаги – с помощью длинного острого шила с деревянной ручкой.

Вместо обычных шерстяных ниток при многослойной сшивке лучше использовать прочную капроновую нить.

Оформление прошитых документов

После скрепления документов архивный том сформирован. Остаётся его правильно оформить и заверить. Стикер для тома делается из белой бумаги, размер – 5х6 см. В нём необходимо указать следующую информацию:

• количество страниц в томе;
• пронумерованный перечень вложенных документов;
• особенности (есть ли повреждённые листы).

Количество документов необходимо проставлять в стикере двумя способами – цифрами и прописью. Стикер подписывает специалист, готовивший том к архивации. Сбоку тома наклеивается ещё один стикер с указанием принадлежности архива, наименования подразделения и номера тома.

Для склейки узлов при сшивании документов наилучшим образом подойдёт бумага на основе папируса. Она прочна, сквозь склейку хорошо видна целостность узла сшивки. При оформлении архивных томов особо важных бухгалтерских документов края печатного оттиска и сшивки заливаются канцелярским клеем, ПВА или жидким стеклом.

Все выше перечисленные действия направлены на подтверждение того, что сдаваемые в архив документы подлинны.

Сшивание документов для налоговой службы

Документы для внутреннего пользования предоставляются в соответствии с требованиями локальных актов, утверждённых руководителем предприятия (организации, учреждения). Одно из распространённых исключений – документы для предоставления в налоговую службу.

Так как документы должны поступать в орган ФНС в полностью оформленном виде, рекомендуется производить их прошивку. Во всяком случае, это касается многостраничных документов, чтобы исключить несанкционированное изъятие, подмену или утерю страниц.

Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок? Инструменты для прошивки. Регламент и требования

1100
Время чтения: 4 мин.

Непреднамеренное расформирование бумаг, подлог, отказ в проверке или хранении, возвращение обращения нерассмотренным – вот только некоторые последствия неправильно систематизированной внутренней документации. Чтобы избежать штрафов и иных нежелательных эксцессов, следует ответственно подойти к организации прошивки.

Регламент, регулирующий нормы прошивки документов нитками

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3.5.3 и Приложении №24.

Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?

Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.

Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.

Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.

Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:

• дырокол;
• ножницы;
• файл сшивки;
• нитки или тесьма;
• игла;
• шило;
• клей.

Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты.

Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный.

Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.

К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).

Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.

Пошаговые инструкции как прошить документы нитками

Ключевое отличие методов друг от друга – количество отверстий и расстояние между ними. По этому критерию выделяют способы, рассчитанные на 2,3,4 и 5 дырочек. Дополнительного иногда применяется угловой вариант прошивки. Однако он подходит ограниченному числу бумаг (не для дел и отчётов).

В две дырки

Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.

Алгоритм действий:

• распечатать документ, упорядочить листы;
• пробить дыроколом дыры;
• продеть нить;
• сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
• из файла сшивки вырезать лист;
• приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
• заполнить лист прошивки.

На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.

Если листа прошивки нет, то из белой бумаги вырезают клочок размером 3х5 см. Далее его приклеивают и ставят надпись «прошито и пронумеровано». Кроме того, указывается количество страниц, а также реквизиты и подпись ответственного лица, дату. Сверху идёт печать.

Важно! Вместо печати может быть использован сургучный оттиск, но он считается устаревшей и менее надёжной формой пломбировки.

В три прокола

Для начала стоит наметить, где именно будут находиться отверстия. В идеале они должны быть центрированы, если только не требуется иного расположения. Также им надлежит находиться на равном друг от друга расстоянии. Располагают их обязательно по левому краю документа.

Пошаговое представление процесса:

• сделать иглой прокол ровно посередине левого края листа (иголка входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
• выполнить второй прокол (игла входит с лицевой стороны документа, а выводится с обратной);
• сделать третий прокол (игла входит с обратной стороны, а выходит с лицевой);
• заново вдеть иглу в отверстие №1;
• завязать узел (оставить от нитки не менее 7 см);
• приклеить лист прошивки;
• заверить.

В четыре

Последовательность шагов:

• проделывание дырочек;
• вдевание иглы с обратной стороны (должна войти во 2 дырку, если считать справа налево);
• вдевание иголки с ниточкой в 1 дырку справа;
• далее нить снова отправляют во 2 отверстие справа;
• после иглу отправляют в 3 дырку справа;
• затем переходят на крайних левый прокол;
• возвращаются к 3 отверстию;
• выводят на обратную сторону и делают узел.

При формировании узла нужно следить за тем, чтобы ниточка не провисала ни на каких участках. Ей надлежит плотно и аккуратно фиксировать страницы.

В пять

К этой методике прибегают крайне редко. Обычно надзорных и контролирующих органов устраивает вариант с 3–4 дырками. Увеличение до 5 говорит о том, что рассматриваемые бумаги относятся к документам строжайшей отчётности и первостепенной важности. Например, так обращаются с некоторыми отчётами для налоговой.

Важно! При наличии 5 дырок приклеенный прямоугольник должен быть вырезан из папиросной бумаги, а отверстия – располагаться на расстоянии 5 см друг от друга.

Последовательность вдевания иглы в зависимости от номера отверстия (можно считать с любого края):

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.

На этом этапе нить нужно зафиксировать узлом.

На уголок

Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.

Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:

• прошито, пронумеровано;
• количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
• инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).

Требования к оформлению прошитых документов

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приёме отчётности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объёма документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам.

Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчётности и дипломов.

Количество дырок на самом деле играет не последнюю роль. При определении требуемого числа следует отталкиваться от важности договора. Самая простая по содержанию документация прошивается при помощи 2 дырок, особо ценная – 5-ю дырками.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см. Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия.

Однако разлиновка не всегда помогает. Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала. В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно.

Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Пристальное внимание уделяют нумерации страниц. Ключевые положения по вопросу:

• используются арабские цифры;
• числа располагают по возрастанию;
• место проставления: правый верхний угол;
• нельзя, чтобы число заходило за край листа;
• приложения также подлежат нумерации;
• тип нумерации для приложения: сквозной;
• при прикреплении письма отчёт ведут начиная с конверта (на нём ставят первое по счёту число);
• каждая страница письма нумеруется в зависимости от порядка изложения;
• при работе с делом, представленным несколькими томами, содержимое каждого из них нумеруется отдельно.

Особого подхода требует и печать. Ставить её нужно в последнюю очередь и таким образом, чтобы она одновременно находилась и на листке прошивки и на документе. Если у индивидуального предпринимателя нет личной печати, то он может пропустить этот шаг.

Важно! Если документ после вставляется в папку, то не нужно клеить листок «прошито, пронумеровано, скреплено подписью» сзади на её заднюю стенку. Правильное для этого место: задняя сторона последнего прошитого листка.

При заполнении листа сшивки не нужно мельчить. Каждая единица информации должна легко считываться. Сокращения также недопустимы. Кроме того, следует оформить запись так, чтобы она шла и поверх документа и поверх наклеенного прямоугольника бумаги.

Важно! При условии проведения заверения на основании доверенности, её номер и дату подписания указывают в обязательном порядке.

Подпишитесь на наши Социальные сети

Понравилась?

Загрузка…

Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter. Мы все исправим!

Как подшивать документы нитками 4 дырки — Юридический справочник

Для систематизации бумаг в архиве применяется прошивка документов, которая особенно важна в случаях, когда нужно переработать большое количество документов. Прошивка применяется в делопроизводстве, если требуется сдать отчеты на проверку, и для архивного хранения.

Несмотря на то, что сам процесс очень простой, нужно выполнять его с соблюдением всех требований. Если бумаги сшиты неправильно, налоговая или другие госорганизации не смогут принять их на проверку.

Когда это нужно делать

Официальные документы прошиваются для того, чтобы избежать потерь важных листов в больших делах, содержащих множество описаний, вложений, копий. Прошивать листы бумаги нужно плотными нитками с использованием специальной, толстой иглы.

Правильный выбор шила – позволяет не допустить ошибок при прошивании, ведь обычную иголку трудно удержать, и она не «возьмет» толстые страницы.

Когда вся папка уже прошита, заменить один, отдельный лист из документа невозможно, любая попытка приведет к нарушению целостности печати. Данная мера помогает защититься от возможных подделок.

В обязательном порядке осуществляют прошивку бумаг в тех случаях, когда они должны быть переданы в архив.

Некоторые виды документации предприятия, подлежащие прошивке:

1. Архивные. Подготовленные материалы направляются в архив компании.
2. Корреспонденция – входящая и исходящая, в нее входят основные бумаги делопроизводителя.
3. Бухгалтерские бумаги – отчеты, счета – фактуры и накладные, а также кассовые журналы.
4. Кадровые бумаги – штатное расписание, различные Приказы директора предприятия.
5. Отчеты. Подготовленные для передачи в контролирующие ведомства – ПФР, налоговую.

В некоторых случаях исключением являются бумаги, передаваемые в налоговую – их не всегда требуется сшивать. Однако, если такое требование было изъявлено, нужно выполнить прошивку по действующему стандарту – ГОСТ.

Несмотря на то, что единые правила не были установлены, существуют все же некоторые нюансы – требуется использовать толстые нитки, ставить печать. Однако, не были описаны требования относительно того, сколько дырок нужно проделать в документе – три или четыре.

Некоторые правила закреплены и в Постановлении Росархива, где приведены нормы по использованию переплета, проведении различных операций.

Законодательство

Правила подготовки документов к проверке или передаче в архив установлены следующими нормами законодательства:

1. ГОСТ Р 51141 – установлены правила ведения делопроизводства, а также по архивному делу. Изложены некоторые определения и термины.
2. Приказ ФНС № ММВ 7-6/25. В данном постановлении закреплены нормы по прошивке бумаг перед подачей их для регистрации ИП.
3. Приказ Министерства культуры № 536 является типовой инструкцией, которая должна приниматься во внимание всеми предприятиями.

Дополнительно были изложены методические пояснения, с учетом которых должны быть заполнены некоторые формы. Определенные требования устанавливаются Министерством по сборам и налогам для внутренней документации.

Подготовка бумаг на предприятиях существенно осложняется ввиду того, что строгих требований, изложенных в одном нормативном акте, нет, и бухгалтерам приходится использовать сразу несколько постановлений и приказов для того, чтобы правильно подготовить документацию для проверки.

Основные правила

При подготовке документации для последующей передачи на проверку в государственные структуры и контролирующие ведомства, нужно руководствоваться некоторыми правилами, действующими в делопроизводстве.

В дальнейшем бумаги передаются в архив, или уничтожаются, если при их составлении были допущены какие – либо ошибки. Например, видны нити на лицевой стороне.

Чтобы осуществить передачу отчетности в судебные инстанции, ФНС или другие организации, нужно четко следовать следующим правилам:

1. Используется прошивка путем проделывания в бумаге трех дырок и последующего скрепления листов плотной нитью, либо тонким, но прочным шпагатом.
2. Между проколами расстояние не должно превышать 3 сантиметров.
3. После того, как все действия выполнены, на последней страницы с изнаночной стороны нити связываются в узел, после чего на них наклеивается бумага небольшого размера – 3 на 5 сантиметров. На этом листке должна быть поставлена печать руководителя и подпись.

Кроме того, особые требования и нормативы установлены для ведения отчетных бухгалтерских документов. Основным отличием является то, что на узел, завязанный с задней стороны и заклеенный папиросной бумагой.

Правила прошивки бумаг:

• при прошивке следует использовать прочную нить, либо специальную ленту или длинный шнурок;
• очень важно правильно проделывать отверстия для того, чтобы не допустить повреждения ни одного листа – некоторые организации в данном случае откажутся принять дело на проверку;
• документация должна быть распечатана на качественной, плотной офисной бумаге формата А4.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

Порядок действий 

Схема, используя которую, бухгалтер можно правильно прошить документы в 3 дырки:

Следует учесть, что самый простой способ – сделать дырки с помощью дырокола, а потом вдеть в них нити, применяя все правила. Если делать дырки с помощью шила, можно повредить бумаги, а с их заменой зачастую возникает проблема.

Для прошивки подготовленных документов нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.
4. Следующий шаг – провести иглу с ниткой в первое отверстие, по центру документа, и вывести нить с другой стороны.
5. Когда прошиты полностью три дырки, нужно подтянуть нити таким образом, чтобы они плотно стягивали все листы, которые были прошиты, после чего завязывается прочный узел. Сверху на него нужно наклеить небольшую бумажку.
6. На этой бумажке заблаговременно следует напечатать следующее: «Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на … листах». Бухгалтер указывает общее количество листов в папке.

Чтобы не допустить ошибок, следует заранее подготовить бумаги к прошиванию:

1. Удаляются все посторонние предметы – скрепки, скобы.
2. Документы проходят сортировку по датам и тематике, после чего нумеруются. Очень важно не допустить при этом ошибок.
3. Подготавливается подходящая обложка – она должна быть стандартных размеров – 229 на 324 сантиметра.
4. После того, как цифры будут проставлены, листы укладываются в ровную стопку.
5. При прошивке бумаг необходимо соблюдать определенный отступ от края страницы – от 15 до 20 сантиметров.

Соблюдая все приведенные правила, сотрудник компании, подготавливающий документы, может быть уверен в том, что он не допустил никаких ошибок, и бумаги будут приняты проверяющими компаниями.

В случае, если общее количество документов в деле превышает 250, для удобства их следует распределить на несколько томов, при этом соответствующие записи должны быть сделаны на обложках.

Как заверить

Когда все приготовления завершены, а документы подготовлены и прошиты, нужно не просто передать его на проверку, а заверить. Чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовить листок, на котором будут напечатаны данные о папке – общее количество листов, которые были вложены.

Очень важно убедиться в том, что узел плотно завязан, и только после этого можно наклеивать листок. Он прилагается к внутренней стороне и сажается на клей, при этом, концы нитей должны оставаться свободными и располагаться под бумажкой. Данный процесс является процедурой заверения подготовленного дела.

Основные нюансы:

1. На бумажке указывается общее количество листов в деле, не только цифрами, но и прописью.
2. Отдельно заполняется приложение – доверительная бумага, в которой нужно указать, какие листы были повреждены или порваны случайно, уже после склейки страниц. Также можно указать другую, значимую информацию.
3. Затем, в самом низу нужно указать ФИО сотрудника, составляющего дело, подпись и должность, при условии, что заверение дела осуществил именно этот сотрудник. Чаще всего данную функцию выполняют руководители компании.

При постановке печати на листок нужно убедиться в том, ее оттиск находится непосредственно в пределах заверительной бумаги. Кроме того, печать должна быть поставлена на последней странице в деле.

Несмотря на то, что в законе не содержится четких указаний, касающихся оформления официальной документации, было установлено несколько нормативов, каждый из которых должен соблюдаться лицом, осуществляющим прошивку дела.

по теме:

Как сшивать дела в 4 дырки

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

62 комментариев